Die Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis und führt zur Trennung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Gleichzeitig ist die Kündigungserklärung einer der Punkte, die diesen Schritt angreifbar machen können. Formelle Mängel, Fehler beim Aussprechen der Kündigung oder ein fehlender Zugang beim Arbeitnehmer führen schnell dazu, dass die Kündigung unwirksam ist.
Eine wirksame Kündigungserklärung beendet das Arbeitsverhältnis
„Kündigungserklärung“ ist im Grunde nur der arbeitsrechtlich korrekte Begriff für das, was im Alltagssprachgebrauch als „Kündigung“ bezeichnet wird. Egal ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis beendet: Es muss eine „einseitige Willenserklärung“ darüber vorliegen, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Als Folge einer in Form und Inhalt korrekten Willenserklärung, d. h. der Kündigungserklärung, endet der Arbeitsvertrag zum Kündigungstermin.
Allerdings muss die Kündigungserklärung den rechtlichen Anforderungen entsprechen, und davon gibt es eine ganze Reihe. Erfolgt die Kündigung fehlerhaft, dann bleibt das Arbeitsverhältnis in vielen Fällen bestehen. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der vermeintlichen Kündigung nicht mehr zur Arbeit gekommen ist. Hat seine Kündigungsschutzklage Erfolg und erklärt ein Arbeitsgericht die Kündigungserklärung des Arbeitgebers für wirkungslos, dann muss dieser den Lohn oder das Gehalt nachzahlen.
Für Arbeitgeber ist es entscheidend, Fehler bei der Kündigungserklärung zu vermeiden. Für den Arbeitnehmer zählt, dass solche Mängel oft die Wirkung der Kündigung insgesamt aufheben.
Anforderungen an eine wirksame Kündigungserklärung
Eine wirksame Kündigungserklärung muss in jedem Fall folgende Voraussetzungen erfüllen, damit sie das Arbeitsverhältnis tatsächlich beendet:
- Wie für den Arbeitsvertrag ist für die Kündigung die Schriftform
- Die Willenserklärung muss mit der nötigen Bestimmtheit erfolgen: Der Arbeitnehmer muss aus dem Kündigungsschreiben genau erfahren, dass der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag kündigt und zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis endet.
- Die Kündigung darf nicht an Bedingungen geknüpft sein.
- Die Kündigung muss von einer Person erklärt werden, die dazu berechtigt
- Die Kündigungserklärung, d. h. das Kündigungsschreiben, muss dem gekündigten Mitarbeiter zugehen.
Schriftform der Kündigung: Was bedeutet das genau?
Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen, genauer gesagt: in Schriftform. Zulässig für Kündigungen ist nur ein Schreiben auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
Das bedeutet nicht nur, dass mündliche Kündigungen wirkungslos bleiben. Auch die elektronische Form ist bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen ausgeschlossen – das steht ausdrücklich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). E-Mails, Chat-Nachrichten oder PDF-Dokumente sind zum Kündigen nicht geeignet, denn eine Kündigungserklärung in digitaler Form ist unwirksam. Das gilt selbst dann, wenn eine qualifizierte digitale Signatur eingesetzt wird.
Eine eingescannte oder kopierte Unterschrift zählt nicht als eigenhändig. In diesem Fall ist die Kündigung unwirksam.
Wer kann die Kündigung erklären?
Der Arbeitsvertrag wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen und kann grundsätzlich nur von den beiden Vertragsparteien gekündigt werden.
Wenn der Arbeitgeber eine natürliche Person ist, etwa der Betriebsinhaber, dann kann dieser die Kündigung persönlich aussprechen. Bei einer Kapitalgesellschaft wie einer AG, GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) sowie einer Stiftung oder einem Verein als Arbeitgeber sind Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen mit Einzelprokura und Personalleiter vertretungsberechtigt. Gibt es mehrere Geschäftsführer, die gemeinschaftlich vertretungsberechtigt sind, dann müssen sie die Kündigung gemeinsam unterzeichnen.
Andere Personen benötigen eine schriftliche Vollmacht des Arbeitgebers.
Der gekündigte Mitarbeiter kann die Kündigungserklärung zurückweisen, wenn derjenige, der die Kündigung erklärt, seine Bevollmächtigung nicht nachweisen kann und seine Vertretungsberechtigung dem Mitarbeiter nicht bekannt ist.
Voraussetzung einer wirksamen Kündigungserklärung: die Bestimmtheit
Der Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass die Kündigungserklärung klar bestimmt ist. Das bedeutet: Er muss dem Kündigungsschreiben entnehmen können, dass sein Arbeitsvertrag gekündigt wird, und zu welchem Zeitpunkt.
- Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss unmissverständlich angesprochen werden.
- Außerdem muss klar werden, wie lange das Arbeitsverhältnis noch andauert. Kündigungsfrist und Kündigungstermin müssen sich unzweideutig aus dem Text der Kündigungserklärung ergeben.
- Die einfachste Art zur bestimmten Angabe des Kündigungstermins ist es, den Tag des Ausscheidens direkt zu nennen. Dabei muss die Kündigungsfrist den gesetzlichen Bestimmung und möglichen tarifvertraglichen oder arbeitsvertraglichen Vorgaben entsprechen. Die Frist läuft nicht ab der Formulierung des Kündigungsschreibens, sondern ab dem Zugang beim Mitarbeiter.
- Grundsätzlich kann auch zum „nächsten gesetzlich zulässigen Termin“ gekündigt werden, oder zum „nächstmöglichen dem Tarifvertrag/Ihrem Arbeitsvertrag entsprechenden Beendigungstag“. Der Arbeitnehmer muss dann allerdings die Kündigungsfrist bestimmen können, etwa auf Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuchs (§ 622 BGB), eines Tarifvertrags oder seines Arbeitsvertrags.
Fabian Symann, Ihr Fachanwalt für Arbeitsrecht aus München, gestaltet Kündigungsschreiben, die dem Arbeitsrecht entsprechen.
So nicht: „Wir kündigen Ihnen, falls Sie nicht …“
Der Arbeitgeber kann kündigen, oder er kann die Kündigung sein lassen. Eine an eine Bedingung geknüpfte Kündigung kann er nicht aussprechen. „Wir kündigen Ihnen hiermit für den Fall, dass Sie das in der Zielvereinbarung vorgesehene Verkaufsziel nicht erreichen“ stellt keine Kündigungserklärung im Sinne des Arbeitsrechts dar.
Allerdings gibt es unter ganz bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen von dieser Regel. Das wichtigste Beispiel dafür ist wohl die Änderungskündigung, bei der die Kündigungserklärung mit dem Angebot verknüpft wird, das Arbeitsverhältnis zu geänderten Bedingungen weiterzuführen.
Arbeitgeber können Arbeitnehmern durchaus Konsequenzen für ein Fehlverhalten androhen. Ein Kündigungsschreiben ist dafür jedoch nicht geeignet.
Muss die Kündigung den Kündigungsgrund nennen?
Der Kündigungsgrund muss im Kündigungsschreiben nicht genannt werden. Die Kündigungserklärung ist auch ohne Angabe des Kündigungsgrundes wirksam.
In bestimmten Fällen ist die Nennung allerdings notwendig. Bei Schwangeren und Auszubildenden ergibt sich die Pflichtangabe des Kündigungsgrundes direkt aus der gesetzlichen Formulierung zum jeweiligen Sonderkündigungsschutz (§ 22 Abs. 3 BBiG, § 17 Abs. 2 MuSchG).
Bei einer außerordentlichen bzw. fristlosen Kündigung kann es für den Arbeitgeber ebenfalls sinnvoll sein, den Kündigungsgrund zu nennen. Ob dies sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Will der Gekündigte die Kündigungsgründe wissen, müssen diese in jedem Fall umgehend genannt werden.
Eine sinnvolle Faustregel: Wenn der Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben erwähnt werden muss, dann sollte die Kündigung auf jeden Fall von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht begleitet werden.
Zugang des Kündigungsschreibens
Die Kündigungserklärung kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn sie dem gekündigten Mitarbeiter zugeht. Entscheidend ist allerdings nicht, dass der Arbeitnehmer von dem Kündigungsschreiben tatsächlich Kenntnis nimmt, d. h. das Dokument liest. Andernfalls könnten Mitarbeiter eine Kündigung unterlaufen, indem sie den Umschlag mit dem Kündigungsschreiben schlicht nicht öffnen.
Die Arbeitsgerichte gehen deshalb bei der Bestimmung des Zugangstags von den üblichen Postlaufzeiten aus, in der Regel ist das der Folgetag des Versands. Ist der Arbeitnehmer verreist, verzögert sich der Zugang nicht. Umgekehrt kann er jedoch früher liegen, wenn die Kündigung per Boten überbracht oder direkt im Betrieb übergeben wird.
Erst ab dem Moment des Zugangs beginnt die Kündigungsfrist zu laufen.
Kündigungserklärung und Wirksamkeit: Hinweise für Arbeitgeber
- Achten Sie sehr genau auf Einhaltung aller Formalien, wenn Sie einem Arbeitnehmer kündigen. Formfehler machen die Kündigungserklärung schnell wirkungslos.
- Bei einer fehlerhaften Kündigung kommen unter Umständen die Kosten für den Kündigungsschutzprozess, die Nachzahlung von Lohn oder Gehalt und eine beträchtliche Abfindung auf Sie zu, von Ärger und Aufwand gar nicht zu reden.
- Sie müssen im Kündigungsschreiben nicht unbedingt die Begriffe „Kündigung“ oder „kündigen“ verwenden. Es muss aber klar und unmissverständlich zum Ausdruck gebracht werden, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen.
- Überprüfen Sie, dass Sie die Kündigungsfrist korrekt berechnet haben. Gerade bei solchen Dingen kommt es viel häufiger zu Fehlern, als man denkt. So entstehen Angriffsflächen.
- Bei einer „fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund“, d. h. einer außerordentlichen Kündigung, sollte dieser Umstand explizit genannt werden.
- Ob Sie bei einer ordentlichen Kündigung besser fahren, wenn Sie auf die Angabe von Kündigungsgründen verzichten, oder ob Sie im Sinne des Fairplay darauf hinweisen, dass nicht die mangelnde Arbeitsleistung zur Kündigung geführt hat, sollten Sie mit Rechtsanwalt Symann besprechen.
- Bei einer fehlerhaft berechneten Kündigungsfrist wird zwar die Kündigungserklärung nicht als solche unwirksam. Der Mitarbeiter kann jedoch gegen die fehlerhafte Frist klagen, was zusätzliche Kosten verursacht.
Kündigung und Kündigungsschreiben: Tipps für Arbeitnehmer
- Eine Kündigung, die nur mündlich ausgesprochen wurde oder Ihnen nur per SMS, per Chat-Nachricht oder per E-Mail zugegangen ist, entfaltet keine Rechtswirkung. Mit anderen Worten: In diesem Fall wurde Ihnen gar nicht gekündigt.
- Entsprechendes gilt für eine Kündigung, die Ihnen nur in Kopie zugeht.
- Kaum ein gekündigter Arbeitnehmer achtet auf das Kündigungsschreiben. Dabei lohnt sich ein genauer Blick: Nur eigenhändig unterzeichnete Schreiben sind wirksam. Kam die Unterschrift in Ihrem Fall womöglich aus dem Farbdrucker?
- Auch die Frage, wer genau Ihre Kündigung unterschrieben hat, kann bedeutsam sein. Wenn die Person nicht mit dem Arbeitgeber identisch ist, muss sie vertretungsberechtigt sein, z. B. als Geschäftsführer oder Prokurist. Wenn beispielsweise Ihr Teamleiter die Kündigung ausgefertigt hat, dann loht es sich, nachzubohren.
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