Nicht der Chef selbst muss Ihr Arbeitszeugnis unterschreiben – aber auch nicht irgendjemand aus dem Betrieb. Entscheidend ist, dass der Unterzeichner dem Arbeitgeber zugehört, Ihnen im Rang erkennbar übergeordnet und bevollmächtigt ist, das Zeugnis namens des Unternehmens abzugeben. Das ergibt sich aus § 109 GewO in Verbindung mit der Schriftform des § 126 BGB. Unterschreibt eine Person, die diese Anforderungen nicht erfüllt, kann das Arbeitszeugnis formell fehlerhaft sein – und Sie können eine Korrektur verlangen. Worauf Sie konkret achten sollten, erklärt dieser Beitrag.
Kurz zusammengefasst
Ein Arbeitszeugnis ist nur mit einer eigenhändigen Unterschrift vollständig; Kopien, Faksimile-Stempel oder eine fehlende Unterschrift genügen nicht. Der Unterzeichner muss dem Betrieb des Arbeitgebers angehören und im Rang deutlich über dem Arbeitnehmer stehen; außerdem muss die Zeugnisfunktion für den Leser ohne Nachforschungen erkennbar sein. Eine Unterzeichnung mit dem Zusatz „i.V.“ oder „ppa.“ ist zulässig, wenn die Vertretungsbefugnis kenntlich gemacht wird. Ein Anspruch darauf, dass eine ganz bestimmte Person unterschreibt, besteht grundsätzlich nicht. Wer unmittelbar unter der Geschäftsführungsebene arbeitete, kann regelmäßig Unterzeichnung durch ein Mitglied der Geschäftsleitung verlangen.
Was das Gesetz zur Zeugniserteilung vorgibt
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis folgt aus § 109 GewO. Der Arbeitgeber muss das Zeugnis erteilen, wobei er die Erklärung in Vertretung durch geeignete Beschäftigte des Betriebs abgeben kann. Wird das Zeugnis von einem angestellten Vertreter unterzeichnet, muss dieser erkennbar ranghöher als der Arbeitnehmer sein, für den das Zeugnis ausgestellt wird. Zudem muss seine Vorgesetztenstellung gegenüber dem Beurteilten aus dem Zeugnis selbst hervorgehen – ein kundiger Leser soll die Wertschätzung und die Beurteilungskompetenz des Ausstellers einschätzen können, ohne den Betrieb anrufen zu müssen. Ein Vertretungsverhältnis oder die Funktion des Unterzeichners ist deshalb im Zeugnis anzugeben.
Das Zeugnis selbst unterliegt der Schriftform: Es bedarf nach § 126 BGB der eigenhändigen Namensunterschrift des Ausstellers. Aussteller und Unterzeichner müssen identisch sein – wer als Aussteller benannt ist, muss auch tatsächlich unterschreiben. Eine Paraphe, ein Kürzel oder ein eingescannter Unterschriftenzug genügen ebenso wenig wie die Aushändigung einer bloßen Kopie. Und noch eine Grenze ist festzuhalten: Der Unterzeichner muss dem Betrieb angehören. Ein von außen Beauftragter – etwa ein Rechtsanwalt, dem der Arbeitgeber die Zeugnisausstellung übertragen hat – kommt als Unterzeichner nicht in Betracht.
Welche Person unterschreiben darf: Rang und Vertretungsbefugnis
Kurz gesagt: unterschreiben darf, wer den Arbeitgeber wirksam vertreten darf und wessen Stellung im Unternehmen über der des Arbeitnehmers liegt. In der Praxis kommen mehrere Personen in Betracht. Bei einer GmbH unterschreibt regelmäßig ein Geschäftsführer; der Arbeitgeber kann die Zeugniserteilung aber auch delegieren. Als geeignet gelten etwa Prokuristen, Personalleiter, Betriebs- oder Werksleiter sowie Beschäftigte, die mit Personalangelegenheiten betraut sind und für den Arbeitgeber verbindliche Erklärungen abgeben dürfen – also insbesondere befugt sind, Mitarbeiter einzustellen und zu entlassen.
Dabei gilt eine wichtige Abstufung: Je höher die Position des Arbeitnehmers angesiedelt ist, desto höher muss auch der Rang des Unterzeichners sein. War der Arbeitnehmer unmittelbar unterhalb der Geschäftsführungsebene tätig oder mit Prokura ausgestattet, muss das Zeugnis jedenfalls auch von einem Mitglied der Geschäftsleitung unterzeichnet werden. Für einfache Beschäftigte genügt dagegen die Unterschrift des direkten Vorgesetzten oder des Personalverantwortlichen. Der Unterzeichner muss die Leistung übrigens nicht zwingend aus eigener Anschauung beurteilt haben – er darf auf Beurteilungsbeiträge anderer zurückgreifen. Fehlt ihm die eigene Fachkenntnis, kann dies durch einen umso höheren Rang ausgeglichen werden.
Unterzeichnen zwei Personen gemeinsam – etwa Vorgesetzter und Personalleiter –, genügt es, wenn eine der beiden die Anforderungen erfüllt und der zweite Unterzeichner zumindest gleichgestellt ist. Aus anwaltlicher Sicht ist diese Zweifachunterzeichnung übrigens häufig ein Qualitätsmerkmal: Sie wertet das Zeugnis für externe Leser auf, weil sie die Beurteilung institutionell absichert. Umgekehrt kann eine unglücklich gewählte zweite Unterschrift das Zeugnis auch wieder entwerten – etwa wenn aus den Umständen hervorgeht, dass keiner der Unterzeichner die Stellung hat, die das Zeugnis vermuten lässt.
Darf das Zeugnis mit „i.V.“ oder „ppa.“ unterschrieben werden?
Ja, das ist zulässig. Der Unterzeichner muss nicht gesetzlicher Vertreter des Arbeitgebers sein; es genügt, dass er bevollmächtigt ist und dies im Zeugnis kenntlich macht. Die gängigen Zusätze hierfür sind „i.V.“ (in Vertretung) oder „ppa.“ (per Prokura). Wichtig ist, dass die Vertretungsbefugnis und die Funktion des Unterzeichners aus dem Zeugnis selbst ersichtlich sind. Dazu gehört auch, dass der Name des Unterzeichners – sofern die handschriftliche Unterschrift nicht lesbar ist – zusätzlich in gedruckter Form erscheint, idealerweise der Positionsbezeichnung, etwa „Personalleiterin“ oder „Geschäftsführer“.
Diesen Punkt übersehen Arbeitnehmer häufig: Sie prüfen Inhalt und Formulierungen ihres Zeugnisses genau, achten aber nicht darauf, ob Ort, Datum, Name und Funktion des Unterzeichners vollständig angegeben sind. Gerade die maschinenschriftliche Namens- und Funktionsangabe ist aber praktisch entscheidend, weil sie die Identität des Ausstellers eindeutig macht. Ein Zeugnis, aus dem der Unterzeichner nicht zweifelsfrei hervorgeht, kann im Bewerbungsprozess Misstrauen auslösen – und einen formellen Berichtigungsanspruch auslösen, den Sie besser vor der Unterschriftsleistung des Arbeitgebers geltend machen.
Was passiert, wenn die falsche Person unterschreibt?
Ein Zeugnis, das von einem Beschäftigten unterschrieben ist, der dem Arbeitnehmer nicht erkennbar übergeordnet war oder dessen Vertretungsbefugnis nicht ausgewiesen ist, genügt den formellen Anforderungen des § 109 GewO nicht. Die Folge ist nicht, dass das Zeugnis „ungültig“ wäre – es ist schlicht noch nicht ordnungsgemäß erteilt. Der Arbeitgeber schuldet Ihnen in diesem Fall die Ausstellung eines korrekt unterzeichneten Zeugnisses. Sie können das Original zurückgeben und Ersatz verlangen; auf die übrigen Mängel des Zeugnisses müssen Sie sich das nicht anrechnen lassen.
Ein Beispiel: Eine Teamassistentin erhält ihr Zeugnis nach fünf Jahren Betriebszugehörigkeit unterschrieben von einer Sachbearbeiterin der Lohnbuchhaltung, die im Zeugnis weder als Personalsachbearbeiterin benannt ist noch einen Vertretungszusatz trägt. Für einen kundigen Leser ist nicht erkennbar, weshalb diese Person Beurteilungen über die Assistentin abgibt. Das Zeugnis ist auf Verlangen von einer geeigneten Person neu zu unterzeichnen – im Zweifel vom Personalleiter oder einem Geschäftsführer. Anders läge der Fall, wenn dieselbe Sachbearbeiterin als Personalverantwortliche mit Vertretungsbefugnis und i.V.-Zusatz unterzeichnet hätte: Dann wäre die Unterschrift in aller Regel zu beanstanden.
Was Sie hingegen nicht durchsetzen können: ein Recht auf eine bestimmte Wunschperson als Unterzeichner. Solange die dargestellten Anforderungen gewahrt sind, haben Sie keinen Anspruch darauf, dass ausgerechnet Ihr ehemaliger direkter Vorgesetzter oder ein bestimmtes Geschäftsführungsmitglied das Zeugnis unterzeichnet. Das gilt grundsätzlich auch, wenn Ihr früherer Vorgesetzter zwischenzeitlich aus dem Unternehmen ausgeschieden ist – dann ist die Unterschrift der aktuellen Leitung zulässig.
So prüfen Sie Ihr Zeugnis vor der Entgegennahme
Bei der Prüfung eines überreichten Zeugnisses empfehlen wir, vier Punkte in dieser Reihenfolge zu kontrollieren. Erstens: Ist die Unterschrift eigenhändig geleistet und das Dokument ein Original – nicht eine Kopie oder ein Fax? Zweitens: Ist der Unterzeichner namentlich und funktional erkennbar, und weist das Zeugnis Ort und Datum auf? Drittens: Steht der Unterzeichner im Rang erkennbar über Ihnen, und war Ihre eigene Position in der Hierarchie vergleichsweise niedrig genug, dass die Person passt? Viertens: Ist ein Vertretungsverhältnis oder die Funktion (etwa „ppa.“ oder „Personalleiter“) angegeben, ohne dass Sie die Person zweifelsfrei identifizieren müssten?
Wichtig ist auch der zeitliche Aspekt: Beantragen Sie Ihr Zeugnis möglichst noch während des bestehenden Arbeitsverhältnisses und fordern Sie Korrekturen zeitnah an. Der Zeugnisanspruch verjährt zwar erst nach drei Jahren; vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen können aber deutlich kürzer sein – teils nur wenige Monate – und auch den Zeugnisanspruch erfassen. Nach Ausscheiden des Vorgesetzten oder Umstrukturierungen wird die Nachverfolgung formeller Mängel zudem schwieriger, weil Zuständigkeiten unklar werden.
Wann eine anwaltliche Prüfung sinnvoll ist
Sie sollten anwaltliche Unterstützung in Betracht ziehen, wenn Ihr Arbeitgeber die Korrektur einer unzureichenden Unterschrift verweigert, wenn unklar ist, wer in Ihrem konkreten Unternehmen zur Zeugniserteilung befugt ist, oder wenn parallel weitere Streitpunkte über Inhalt oder Bewertung bestehen – etwa nach einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag. In solchen Konstellationen ist die Zeugnisfrage selten isoliert zu lösen, und die richtige Reihenfolge der Schritte entscheidet über Erfolg und Kosten. Eine Zeugnisberichtigungsklage vor dem Arbeitsgericht ist möglich; sie beginnt mit einem Gütetermin, bei dem sich häufig eine einvernehmliche Lösung erreichen lässt.
Formale Mängel früh erkennen statt sie spät zu korrigieren
Die Frage, wer Ihr Arbeitszeugnis unterschreiben muss, klingt nach einem Detail – sie kann aber über den Wert des gesamten Dokuments entscheiden. Ein inhaltlich tadelloses Zeugnis verliert an Überzeugungskraft, wenn aus der Unterschrift nicht hervorgeht, dass eine befugte und ranghöhere Person dafür einsteht. Prüfen Sie deshalb jeden Punkt der Unterschrift ebenso sorgfältig wie die Formulierungen selbst, und reklamieren Sie Mängel unverzüglich. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Zeugnis den Anforderungen genügt, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob es formell und inhaltlich in Ordnung ist – und setzen Ihre Rechte notfalls auch vor dem Arbeitsgericht durch.
