Personalmaßnahmen rechtssicher gestalten und umsetzen
Personalentscheidungen gehören zum betrieblichen Alltag. Arbeitnehmer sollen andere Aufgaben übernehmen, Arbeitszeiten müssen angepasst, Leistungsprobleme gelöst oder Pflichtverletzungen aufgearbeitet werden. Hinzu kommen Fragen zu Krankheit, Urlaub, Homeoffice, Freistellung oder der Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
Für Arbeitgeber besteht die Herausforderung regelmäßig darin, die notwendige unternehmerische Flexibilität mit den arbeitsrechtlichen Grenzen in Einklang zu bringen.
Nicht jede gewünschte Maßnahme kann einseitig angeordnet werden. Umgekehrt bestehen häufig deutlich größere Gestaltungsmöglichkeiten, als Unternehmen zunächst annehmen.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Unternehmen, Geschäftsführer und Personalverantwortliche bei der Vorbereitung und Umsetzung arbeitsrechtlicher Personalmaßnahmen. Dabei steht nicht nur die rechtliche Zulässigkeit im Mittelpunkt. Entscheidend ist, wie eine Maßnahme praktisch umgesetzt werden kann und welche Auswirkungen sie auf das weitere Arbeitsverhältnis hat.
Ziel ist eine rechtlich belastbare Personalentscheidung, die die betrieblichen Interessen des Unternehmens möglichst wirksam umsetzt.
Personalentscheidungen möglichst vor der Umsetzung prüfen
Viele arbeitsrechtliche Konflikte entstehen nicht deshalb, weil eine unternehmerische Entscheidung grundsätzlich unzulässig wäre. Probleme entstehen vielmehr bei der konkreten Umsetzung.
Ein Arbeitnehmer erhält neue Aufgaben, widerspricht aber der Versetzung. Arbeitszeiten werden geändert und der Betriebsrat macht Mitbestimmungsrechte geltend. Ein Arbeitgeber möchte auf wiederholte Leistungsmängel reagieren, hat diese bislang aber nicht nachvollziehbar dokumentiert.
Aus unserer anwaltlichen Erfahrung lassen sich solche Situationen häufig deutlich besser lösen, wenn die rechtliche Prüfung vor der Personalmaßnahme erfolgt.
Zunächst ist zu klären, welche Grundlage für die gewünschte Maßnahme besteht. Maßgeblich können insbesondere der Arbeitsvertrag, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und das gesetzliche Weisungsrecht des Arbeitgebers sein.
- 106 Gewerbeordnung ermöglicht dem Arbeitgeber grundsätzlich, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher zu bestimmen, soweit diese Punkte nicht bereits anderweitig verbindlich festgelegt sind.
Wie weit dieses Weisungsrecht im konkreten Fall reicht, hängt deshalb wesentlich von der bestehenden Vertragsgestaltung ab.
Versetzung und Änderung des Aufgabenbereichs
Unternehmen verändern sich. Zuständigkeiten werden neu verteilt, Abteilungen zusammengelegt oder Mitarbeiter an anderer Stelle benötigt.
Nicht jede solche Veränderung erfordert automatisch einen neuen Arbeitsvertrag.
Ob ein Arbeitnehmer andere Aufgaben übernehmen oder an einem anderen Arbeitsplatz eingesetzt werden kann, hängt insbesondere davon ab, wie konkret Tätigkeit und Arbeitsort im Arbeitsvertrag festgelegt wurden und welchen Spielraum das Weisungsrecht des Arbeitgebers eröffnet.
Je enger die Tätigkeit vertraglich beschrieben ist, desto geringer kann der einseitige Gestaltungsspielraum sein.
Aus unserer anwaltlichen Sicht sollte vor einer Versetzung deshalb zunächst geprüft werden, ob sie vom bestehenden Arbeitsvertrag gedeckt ist und wie die betrieblichen Interessen gegenüber den Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen sind.
Besteht ein Betriebsrat, können zusätzlich Beteiligungsrechte zu beachten sein. In Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern sieht § 99 BetrVG unter anderem bei Einstellungen, Ein- und Umgruppierungen sowie Versetzungen Beteiligungsrechte des Betriebsrats vor.
Leistungsprobleme frühzeitig strukturiert bearbeiten
Leistungsprobleme gehören zu den schwierigeren Personalthemen.
Der Eindruck, ein Arbeitnehmer leiste dauerhaft zu wenig, genügt arbeitsrechtlich häufig nicht. Unternehmen sollten möglichst konkret feststellen, welche Leistung erwartet wird, worin die Abweichung besteht und über welchen Zeitraum das Problem auftritt.
Die Reaktion hängt dann von der Ursache ab.
Kann oder will der Arbeitnehmer die erforderliche Leistung nicht erbringen? Bestehen organisatorische Probleme? Wurden Erwartungen ausreichend kommuniziert? Liegt eine steuerbare Pflichtverletzung vor oder handelt es sich um eine Frage der persönlichen Leistungsfähigkeit?
Diese Einordnung ist insbesondere dann relevant, wenn sich der Konflikt später zu einer Abmahnung oder Kündigung entwickelt.
Eine frühzeitig strukturierte Vorgehensweise erleichtert deshalb nicht nur die laufende Personalführung. Sie schafft zugleich eine belastbare Grundlage für mögliche spätere Maßnahmen.
Abmahnung bei Pflichtverletzungen
Bei Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung das geeignete arbeitsrechtliche Instrument sein.
Sie dokumentiert das beanstandete Verhalten, fordert den Arbeitnehmer zu vertragsgerechtem Verhalten auf und kann für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung von Bedeutung sein.
Gerade deshalb sollte eine Abmahnung nicht lediglich als formales Schreiben verstanden werden.
Der Vorwurf muss präzise beschrieben und rechtlich zutreffend bewertet werden. Gleichzeitig sollte die Reaktion des Unternehmens zur Schwere der Pflichtverletzung passen.
Unpräzise oder unnötig umfangreiche Abmahnungen können spätere arbeitsrechtliche Maßnahmen eher erschweren als erleichtern.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH unterstützt Arbeitgeber bei der Einordnung von Pflichtverletzungen und der Entscheidung, ob ein Gespräch, eine Abmahnung oder eine weitergehende Maßnahme sinnvoll ist.
Arbeitszeit, Überstunden und Dienstplangestaltung
Arbeitszeitfragen haben unmittelbare Auswirkungen auf die betriebliche Organisation.
Unternehmen müssen Dienstpläne erstellen, auf Auftragsschwankungen reagieren und gegebenenfalls Mehrarbeit organisieren. Gleichzeitig werden die Gestaltungsmöglichkeiten durch Arbeitsvertrag, Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und gegebenenfalls Betriebsvereinbarungen begrenzt.
Das Arbeitszeitgesetz enthält insbesondere Vorgaben zur täglichen Arbeitszeit, zu Ruhepausen, Ruhezeiten sowie zur Sonn- und Feiertagsbeschäftigung.
Zusätzlich kann ein Betriebsrat bei der Lage und Verteilung der Arbeitszeit sowie bei vorübergehender Mehr- oder Minderarbeit mitzubestimmen haben.
Vor größeren Änderungen von Arbeitszeitmodellen sollte deshalb geprüft werden, welche Maßnahmen einseitig umgesetzt werden können und wo eine Vereinbarung erforderlich ist.
Homeoffice und mobiles Arbeiten
Auch die Organisation von Homeoffice und mobiler Arbeit gehört mittlerweile zu den häufigen Personalfragen.
Dabei entstehen Konflikte insbesondere dann, wenn sich betriebliche Vorstellungen ändern. Ein Unternehmen möchte beispielsweise wieder mehr Präsenz im Betrieb, während Arbeitnehmer davon ausgehen, dauerhaft mehrere Tage pro Woche von zu Hause arbeiten zu können.
Entscheidend ist zunächst, welche vertraglichen oder kollektivrechtlichen Vereinbarungen bestehen.
Wurde mobile Arbeit lediglich flexibel ermöglicht, kann die rechtliche Ausgangslage eine andere sein als bei einem ausdrücklich vertraglich zugesagten Homeoffice-Anspruch.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH prüft bestehende Regelungen und unterstützt Unternehmen dabei, rechtssichere und zugleich praktikable Arbeitsmodelle zu entwickeln.
Krankheit und Entgeltfortzahlung
Erkrankungen von Arbeitnehmern gehören zum normalen betrieblichen Alltag. Schwierig wird die Situation häufig bei langen oder wiederkehrenden Fehlzeiten, auffälligen Krankheitsmustern oder Zweifeln an einer Arbeitsunfähigkeit.
Arbeitnehmer haben bei unverschuldeter krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen.
Für Arbeitgeber stellt sich jedoch häufig die Frage, wie bei wiederholten Erkrankungen, verschiedenen Diagnosen oder Zweifeln an den Voraussetzungen der Entgeltfortzahlung zu verfahren ist.
Hier empfiehlt sich eine saubere rechtliche Prüfung, bevor Zahlungen eingestellt oder weitere arbeitsrechtliche Schritte eingeleitet werden.
Gerade bei längerfristigen Fehlzeiten sollte zudem rechtzeitig geprüft werden, ob ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchzuführen ist.
Betriebliches Eingliederungsmanagement – BEM
Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, sieht § 167 Abs. 2 SGB IX ein betriebliches Eingliederungsmanagement vor. Ziel ist es, Möglichkeiten zu klären, mit denen die Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.
Das BEM sollte aus Arbeitgebersicht nicht lediglich als formale Pflichtübung behandelt werden.
Ein strukturiertes Verfahren kann dazu beitragen, geeignete Anpassungen des Arbeitsplatzes zu erkennen. Gleichzeitig kann die Durchführung später erhebliche Bedeutung gewinnen, wenn aufgrund dauerhaft hoher Fehlzeiten eine krankheitsbedingte Kündigung erwogen wird.
Aus unserer anwaltlichen Erfahrung entstehen Schwierigkeiten häufig weniger aufgrund des BEM selbst als aufgrund einer unzureichenden Vorbereitung und Dokumentation.
Urlaub und betriebliche Interessen
Auch bei Urlaubswünschen muss zwischen Arbeitnehmerinteressen und betrieblichen Anforderungen abgewogen werden.
Arbeitgeber müssen die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers grundsätzlich berücksichtigen. Dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer können einer gewünschten Urlaubszeit jedoch entgegenstehen.
Gerade in Unternehmen mit saisonalen Belastungen, Mindestbesetzungen oder vielen gleichzeitigen Urlaubswünschen empfiehlt sich eine transparente betriebliche Urlaubsplanung.
Konflikte sollten möglichst früh geklärt werden. Eigenmächtiger Urlaubsantritt eines Arbeitnehmers oder kurzfristige Widerrufe bereits gewährten Urlaubs können erhebliche arbeitsrechtliche Folgefragen auslösen.
Freistellung von Arbeitnehmern
In Konfliktsituationen kann es sinnvoll sein, einen Arbeitnehmer vorübergehend oder dauerhaft von der Arbeitsleistung freizustellen.
Dies kommt beispielsweise im Zusammenhang mit einer Kündigung, bei schwerwiegenden Konflikten, während interner Untersuchungen oder im Rahmen einer verhandelten Trennung in Betracht.
Eine Freistellung sollte jedoch rechtlich sauber gestaltet werden.
Zu klären ist insbesondere, ob sie einseitig zulässig ist, ob sie widerruflich oder unwiderruflich erfolgen soll und wie mit Vergütung, Urlaub, Überstunden und sonstigen Ansprüchen umzugehen ist.
Gerade bei einer bevorstehenden Trennung kann eine gut gestaltete Freistellung Teil einer wirtschaftlich sinnvollen Gesamtlösung sein.
Betriebsrat bei Personalmaßnahmen frühzeitig berücksichtigen
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, sollten dessen Beteiligungsrechte frühzeitig in die Planung einbezogen werden.
Je nach Maßnahme können Informations-, Beratungs- oder Mitbestimmungsrechte bestehen. Bei bestimmten personellen Einzelmaßnahmen wie Einstellungen, Eingruppierungen, Umgruppierungen und Versetzungen kann § 99 BetrVG eingreifen.
Eine inhaltlich richtige Personalentscheidung kann unnötig verzögert werden, wenn das erforderliche Beteiligungsverfahren nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird.
Aus unserer anwaltlichen Sicht sollte deshalb bereits bei der Planung geklärt werden, ob, wann und in welchem Umfang der Betriebsrat einzubeziehen ist.
Personalmaßnahmen auch mit Blick auf mögliche spätere Trennung gestalten
Nicht jede Personalmaßnahme dient der Vorbereitung einer Kündigung.
Trotzdem sollte bei länger andauernden Konflikten berücksichtigt werden, dass aus einer zunächst alltäglichen Personalfrage später eine Trennungssituation entstehen kann.
Leistungsdefizite, wiederholte Pflichtverletzungen, hohe Fehlzeiten oder Konflikte über Arbeitsanweisungen entwickeln sich häufig über Monate.
Wird während dieser Zeit nachvollziehbar dokumentiert und arbeitsrechtlich konsistent gehandelt, verfügt das Unternehmen später über deutlich bessere Entscheidungsgrundlagen.
Eine solche Vorgehensweise bedeutet nicht, frühzeitig auf eine Kündigung hinzuarbeiten. Im Gegenteil: Professionelle Personalmaßnahmen können Konflikte lösen und Arbeitsverhältnisse stabilisieren.
Wenn eine Trennung schließlich doch notwendig wird, ist die rechtliche Ausgangslage jedoch regelmäßig klarer.
Was übernimmt die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH?
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Unternehmen, Geschäftsführer und Personalverantwortliche bei konkreten Personalentscheidungen im laufenden Arbeitsverhältnis.
Die Beratung kann bereits bei der rechtlichen Einordnung einer Situation beginnen: Welche Handlungsmöglichkeiten bestehen? Kann eine Maßnahme einseitig angeordnet werden? Welche Dokumentation ist erforderlich? Muss der Betriebsrat beteiligt werden? Welche Risiken entstehen durch die geplante Vorgehensweise?
Darauf aufbauend können konkrete Maßnahmen vorbereitet und umgesetzt werden – beispielsweise Versetzungen, Abmahnungen, Freistellungen, Arbeitszeitänderungen oder Maßnahmen im Zusammenhang mit Krankheit und BEM.
Bei bereits bestehenden Konflikten wird zusätzlich berücksichtigt, wie sich die jeweilige Maßnahme auf eine mögliche spätere Trennung oder arbeitsgerichtliche Auseinandersetzung auswirken kann.
Dabei bleibt die betriebliche Zielsetzung maßgeblich. Arbeitsrechtliche Beratung soll unternehmerische Entscheidungen nicht unnötig verkomplizieren, sondern rechtssicher umsetzbar machen.
Personalentscheidung geplant? Vor der Umsetzung rechtlich prüfen lassen
Je früher eine Personalmaßnahme arbeitsrechtlich eingeordnet wird, desto größer sind regelmäßig die Gestaltungsmöglichkeiten.
Ist eine Versetzung bereits unwirksam ausgesprochen, eine problematische Abmahnung bereits versandt oder ein Konflikt mit einem Arbeitnehmer bereits eskaliert, lassen sich bestimmte Fehler nur noch eingeschränkt korrigieren.
Eine frühzeitige Beratung kann dagegen helfen, die geeignete Maßnahme auszuwählen, die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen und unnötige Folgekonflikte zu vermeiden.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Unternehmen, Geschäftsführer und Personalverantwortliche in München und bundesweit.
Wenn eine arbeitsrechtlich relevante Personalentscheidung ansteht, sollte vor der Umsetzung geklärt werden, welcher rechtliche Rahmen besteht und wie sich das betriebliche Ziel am sinnvollsten erreichen lässt.
Häufige Fragen von Arbeitgebern zu Personalmaßnahmen
Kann ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einfach versetzen?
Das hängt insbesondere vom Arbeitsvertrag und vom Umfang des Weisungsrechts ab. Je konkreter Tätigkeit und Arbeitsort vertraglich festgelegt sind, desto stärker kann der Gestaltungsspielraum eingeschränkt sein. Zusätzlich können Beteiligungsrechte des Betriebsrats bestehen.
Wann sollte eine Abmahnung ausgesprochen werden?
Eine Abmahnung kommt insbesondere bei steuerbaren arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen in Betracht. Ob sie im konkreten Fall das richtige Mittel ist, hängt von Art und Schwere des Verstoßes sowie der weiteren Personalstrategie ab.
Muss ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt werden?
Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, sieht § 167 Abs. 2 SGB IX ein BEM vor.
Kann ein Arbeitgeber Urlaub ablehnen?
Urlaubswünsche sind grundsätzlich zu berücksichtigen. Dringende betriebliche Belange oder unter sozialen Gesichtspunkten vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer können einer bestimmten Urlaubszeit jedoch entgegenstehen.
Wann sollte bei einer Personalmaßnahme anwaltlicher Rat eingeholt werden?
Idealerweise vor der Umsetzung, insbesondere wenn die Maßnahme in bestehende Vertragsbedingungen eingreift, mit einem Betriebsrat abgestimmt werden muss oder bereits ein Konflikt mit dem Arbeitnehmer besteht.
