Wer ein Schreiben mit der Überschrift „Abmahnung“ erhält, das keine Kündigung androht, fragt sich zu Recht, ob dieses Schreiben überhaupt etwas bewirken kann. Die kurze Antwort lautet: Es kommt auf den Inhalt an. Nicht das Wort „Kündigung“ entscheidet, sondern ob dem Schreiben hinreichend deutlich zu entnehmen ist, dass im Wiederholungsfall der Bestand oder der Inhalt des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Fehlt dieser Warnhinweis vollständig, liegt rechtlich keine Abmahnung, sondern nur eine Ermahnung oder Rüge vor – mit ganz anderen Folgen für eine spätere Kündigung und für Ihre Verteidigungsmöglichkeiten.
Im Folgenden erläutern wir, welche Anforderungen an eine echte Abmahnung gestellt werden, welche Formulierungen für die Warnfunktion genügen und welche nicht, wie Sie eine bloße Ermahnung erkennen und welche Rechte Sie gegen ein ungerechtfertigtes Schreiben haben.
Kurz zusammengefasst
Eine echte Abmahnung muss neben der Rüge eines konkret bezeichneten Fehlverhaltens eine deutliche Warnung enthalten: Bei einer Wiederholung sind Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet.
Das Wort „Kündigung“ muss nicht ausdrücklich fallen. Auch Formulierungen wie „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ können genügen, wenn sie die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erkennbar einschließen.
Reine Appelle wie „Wir bitten Sie, künftig sorgfältiger zu arbeiten“ erfüllen die Warnfunktion nicht – das Schreiben ist dann nur eine Ermahnung.
Ob eine Abmahnung oder nur eine Ermahnung vorliegt, richtet sich nach dem Inhalt, nicht nach der Überschrift des Schreibens.
Gegen eine zu Unrecht erteilte Abmahnung besteht keine dreiwöchige Klagefrist; der Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte verjährt grundsätzlich erst in drei Jahren (§ 195 BGB).
Was eine echte Abmahnung leisten muss
Eine Abmahnung ist im Gesetz nicht ausdrücklich definiert. Ihre Anforderungen haben sich aus den allgemeinen Grundsätzen des Kündigungsrechts entwickelt, insbesondere aus dem Verhältnismäßigkeitsprinzip, das auch in § 1 Abs. 2 KSchG und in § 314 Abs. 2 BGB für Dauerschuldverhältnisse wie das Arbeitsverhältnis zum Ausdruck kommt. Danach ist eine Kündigung wegen Fehlverhaltens regelmäßig erst zulässig, wenn dem Arbeitnehmer vorher deutlich gemacht wurde, dass sein Verhalten vertragswidrig ist und eine Wiederholung das Arbeitsverhältnis gefährdet.
Daraus ergeben sich die beiden Kernfunktionen jeder kündigungsrelevanten Abmahnung. Erstens die Rügefunktion: Der Arbeitgeber beanstandet ein konkretes, bestimmtes Fehlverhalten und macht deutlich, dass er dieses Verhalten als Verstoß gegen den Arbeitsvertrag ansieht. Zweitens die Warnfunktion: Der Arbeitgeber kündigt für den Wiederholungsfall an, dass dann Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses auf dem Spiel stehen. Nur wenn beide Funktionen erfüllt sind, liegt eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinne vor. Nur eine solche Abmahnung kann eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten.
Aus anwaltlicher Sicht wird dieser zweite Teil in der Praxis oft unterschätzt. Arbeitnehmer konzentrieren sich beim Lesen eines Abmahnungsschreibens meist auf die Vorwürfe am Anfang – ob die Abmahnung kündigungsrechtlich wirkt, entscheidet sich aber regelmäßig im letzten Absatz. Dort steht, was der Arbeitgeber für den Wiederholungsfall ankündigt. Genau diese Passage sollte zuerst gelesen und vollständig dokumentiert werden.
Muss das Wort „Kündigung“ in der Abmahnung stehen?
Nein. Eine ausdrückliche Kündigungsandrohung ist nicht zwingende Voraussetzung einer wirksamen Abmahnung. Entscheidend ist, ob der Arbeitnehmer dem Schreiben zweifelsfrei entnehmen kann, dass er im Wiederholungsfall den Fortbestand seines Arbeitsverhältnisses riskiert. Diese Warnung kann auch konkludent, also durch die Gesamtheit der gewählten Formulierungen, erfolgen.
Als ausreichend wird es überwiegend angesehen, wenn der Arbeitgeber „arbeitsrechtliche Konsequenzen“ oder „arbeitsrechtliche Schritte“ ankündigt. Solche Formulierungen bringen zum Ausdruck, dass der Arbeitnehmer im Wiederholungsfall mit allen denkbaren arbeitsrechtlichen Folgen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Auch die Formulierung, der Bestand des Arbeitsverhältnisses sei gefährdet, erfüllt die Warnfunktion. Ebenso genügt es, wenn der Arbeitgeber für den Wiederholungsfall „arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Kündigung“ androht.
Nicht ausreichend sind dagegen Erklärungen, die nur an das Wohlwollen des Arbeitnehmers appellieren. Wer lediglich gebeten wird, künftig „pünktlicher“, „sorgfältiger“ oder „im eigenen Interesse“ zu arbeiten, wird nicht ernsthaft gewarnt. Auch die Ankündigung, ein Verhalten werde „nicht länger hingenommen“, ohne dass erkennbar wird, welche Folgen drohen sollen, erfüllt die Warnfunktion nicht.
Beispiel: Ein Schreiben, das wiederholte Verspätungen rügt und schließt: „Wir erwarten von Ihnen zukünftig die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeiten“, ist eine Ermahnung. Enthält dasselbe Schreiben dagegen den Zusatz: „Im Wiederholungsfall müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen“, handelt es sich um eine Abmahnung – auch wenn das Wort „Kündigung“ nirgends erscheint.
Ermahnung, Verwarnung oder Abmahnung – woran Arbeitnehmer das erkennen
Die Abgrenzung folgt allein dem Inhalt, nicht der Bezeichnung. Ein als „Abmahnung“ überschriebenes Schreiben ohne Warnhinweis ist rechtlich nur eine Ermahnung. Umgekehrt kann ein Schreiben ohne die Überschrift „Abmahnung“ – etwa eine „Verwarnung“, „Beanstandung“ oder auch ein ausführliches Schreiben über ein Fehlverhalten – eine wirksame Abmahnung sein, wenn Rüge und Warnung darin deutlich werden. Sogar eine unwirksame Kündigung kann die Funktion einer Abmahnung erfüllen, wenn ihr die Warnung vor den Folgen einer Wiederholung zu entnehmen ist.
Eine Ermahnung ist kündigungsrechtlich betrachtet deutlich weniger scharf als eine Abmahnung. Sie zeigt dem Arbeitnehmer nur, dass der Arbeitgeber mit einem Verhalten nicht einverstanden ist und eine Verbesserung erwartet. Sie kann zwar als sanfte Vorstufe einer späteren Abmahnung dienen und in einer Interessenabwägung bei einer Kündigung zu Lasten des Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Eine verhaltensbedingte Kündigung, die regelmäßig eine vorherige Abmahnung voraussetzt, kann eine Ermahnung aber nicht ersetzen.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Abmahnungen können auch mündlich ausgesprochen werden. Gerade bei mündlichen Rügen im Tagesgeschäft – einem ernsten Gespräch oder auch einem schlichten Anschnauzen – wird dem Arbeitgeber später regelmäßig schwerfallen zu beweisen, dass die Rüge die Warnfunktion erfüllt hat. Wer eine mündliche Ansprache erhält, sollte sich daher Datum, Zeitpunkt, Anwesende und den genauen Wortlaut zeitnah notieren. Diese Notiz kann entscheidend sein, wenn der Arbeitgeber sich später in einem Kündigungsschutzprozess auf eine angebliche mündliche Abmahnung beruft.
Was bei der Prüfung eines solchen Schreibens besonders ankommt
Bei der rechtlichen Prüfung eines Schreibens ohne ausdrückliche Kündigungsandrohung kommt es aus unserer anwaltlichen Praxis vor allem auf drei Fragen an.
Erstens: Ergibt die Gesamtwürdigung, dass der Arbeitnehmer den Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet sehen musste? Maßgeblich ist nicht, ob eine einzelne Formulierung als Warnung gelesen werden könnte, sondern ob das Schreiben in seinem Gesamteindruck beim Empfänger eine ernstzunehmende Warnung hinterlässt. Grenzfälle wie die bloße Ankündigung „arbeitsrechtlicher Konsequenzen“ sind dabei umstritten; überwiegend wird die Warnfunktion bejaht, es gibt aber auch Stimmen, die dies ablehnen, weil unklar bleibe, ob wirklich eine Kündigung oder nur eine mildere Maßnahme gemeint sei. Bei einem Streitfall sollte deshalb keine voreilige Sicherheit angenommen werden.
Zweitens: Ist die Abmahnung in der Sache berechtigt? Denn selbst eine Abmahnung, die aus formalen Gründen aus der Personalakte entfernt werden muss, kann ihre kündigungsrechtliche Warnfunktion behalten, wenn die gerügten Vorwürfe zutreffen. Die Entfernung aus der Personalakte schützt also nicht automatisch davor, dass der Arbeitgeber das abgemahnte Verhalten später einer Kündigung zugrunde legt. Wer eine Abmahnung angreift, sollte deshalb nie nur auf die Form abstellen, sondern die Vorwürfe auch in der Sache prüfen und sich dazu äußern.
Drittens: Welche Beweissituation besteht? Der Zugang der Abmahnung und ihr genauer Wortlaut sind später streitentscheidend. Das Originalschreiben sollte deshalb aufbewahrt, der Zugang dokumentiert und eine etwaige Gegendarstellung schriftlich festgehalten werden.
Wie sich Arbeitnehmer gegen das Schreiben wehren können
Gegen eine zu Unrecht erteilte Abmahnung stehen Arbeitnehmer nicht machtlos gegenüber. Zunächst kann eine Gegendarstellung oder Stellungnahme verlangt werden, die zur Personalakte genommen wird. In Betrieben mit einem Betriebsrat folgt dieses Recht aus § 83 Abs. 2 BetrVG; im Übrigen kann eine Stellungnahme jedenfalls zur Akte beigelegt werden, damit das Schreiben nicht ohne die Sicht des Arbeitnehmers verwertet wird.
Darüber hinaus kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte gerichtlich eingeklagt werden. Ein Anspruch besteht insbesondere, wenn die Abmahnung unzutreffende Tatsachenbehauptungen enthält, das Verhalten rechtlich falsch bewertet, unverhältnismäßig reagiert oder zu unbestimmt gefasst ist – wozu auch eine vollständig fehlende Warnfunktion zählen kann. Enthält ein Schreiben mehrere Vorwürfe, von denen nur einer unberechtigt ist, kann grundsätzlich die Entfernung des gesamten Schreibens verlangt werden. Daneben kommt je nach Fallgestaltung ein Widerruf der Abmahnungserklärung in Betracht.
Wichtig für die zeitliche Einordnung: Gegen eine Abmahnung gilt – anders als gegen eine Kündigung – keine dreiwöchige Klagefrist. Der Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte unterliegt regelmäßig nicht den üblichen arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen und verjährt grundsätzlich erst in drei Jahren nach § 195 BGB; unter Umständen kann er allerdings schon früher verwirken, etwa wenn der Arbeitnehmer über lange Zeit nichts gegen die Abmahnung unternimmt. Wer das Schreiben für unberechtigt hält, sollte deshalb nicht untätig bleiben, sondern zeitnah reagieren und eine Gegenäußerung zur Akte geben, solange der Vorgang gut dokumentierbar ist.
Was das für eine spätere Kündigung bedeutet
Für den Arbeitnehmer hat die Abgrenzung vor allem eine Vorwärts- und eine Rückwärtsdimension. Nach vorne gewandt gilt: Solange keine wirksame Abmahnung mit Rüge- und Warnfunktion vorliegt, kann der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung wegen des betreffenden Verhaltens grundsätzlich nicht auf eine erforderliche Abmahnung stützen – eine etwaige Kündigung wäre dann eher angreifbar. Ausnahmen bestehen bei so schwerwiegenden Pflichtverletzungen, dass eine Abmahnung von vornherein entbehrlich ist.
Der praktisch bedeutsame Punkt ist ein anderer: Der Arbeitgeber kann die fehlende Warnfunktion nachholen. Findet ein persönliches Gespräch oder ein weiteres Schreiben statt, in dem nunmehr deutlich die Kündigung angedroht wird, kann darin eine wirksame (auch mündliche) Abmahnung liegen. Arbeitnehmer sollten deshalb auch nach einer als bloße Ermahnung erkennbaren Rüge jede weitere Ansprache des Arbeitgebers aufmerksam darauf prüfen, ob darin nun eine Warnung enthalten ist – und im Zweifel nichts unterschreiben, bevor der Inhalt rechtlich eingeordnet ist.
Nutzen Sie die Prüffrist – lassen Sie das Schreiben rechtlich einordnen
Ob ein Schreiben eine echte Abmahnung ist oder nur eine Ermahnung, ist im Einzelfall oft keine Frage von Minuten, sondern des genauen Wortlauts und der Begleitumstände. Die Einordnung bestimmt aber, ob das Schreiben in der Personalakte bleiben darf und ob es eine spätere Kündigung vorbereiten kann. Wenn Sie ein Schreiben ohne Kündigungsandrohung erhalten haben und wissen möchten, ob die Warnfunktion fehlt, ob eine Entfernung aus der Personalakte in Betracht kommt oder welche Schritte für Sie sinnvoll sind, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne Ihre konkrete Situation und erörtern mit Ihnen die nächsten Schritte.
