Wenn Ihr Vorgesetzter Sie im Gespräch abgemahnt hat und Ihnen anschließend kein Schreiben ausgehändigt wird, fragen sich viele Arbeitnehmer, ob diese mündliche Abmahnung überhaupt zählt. Die kurze Antwort lautet: Ja, grundsätzlich schon. Das Gesetz schreibt für die Abmahnung keine bestimmte Form vor, sodass sie auch mündlich wirksam ausgesprochen werden kann. Der Haken liegt woanders: Bei einer mündlichen Abmahnung entstehen in der Praxis erhebliche Beweisprobleme – und die können sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für Sie als Arbeitnehmer auswirken.
Kurz zusammengefasst
Eine Abmahnung ist formfrei – sie kann mündlich, schriftlich oder auch per E-Mail erfolgen. Die Schriftform, die für Kündigungen zwingend ist, gilt hier nicht. Entscheidend ist allein der Inhalt: Eine wirksame Abmahnung muss einen konkreten, genau bezeichneten Vorwurf erheben und deutlich machen, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Das Wort „Abmahnung“ muss dabei nicht ausdrücklich fallen. Wer abgemahnt wurde, muss nicht aktiv dagegen vorgehen – eine Pflicht zur Klage gibt es bei einer Abmahnung nicht. Trotzdem sollten Sie eine mündliche Abmahnung ernst nehmen: Der Arbeitgeber kann sich später im Streitfall auf sie berufen und muss dann allerdings beweisen, dass und mit welchem Inhalt sie ausgesprochen wurde.
Warum eine Abmahnung keine Schriftform braucht
Anders als bei der Kündigung gibt es für die Abmahnung keine gesetzliche Formvorschrift. Die Schriftform, die § 623 BGB für jede Kündigung zwingend vorschreibt, gilt für die Abmahnung gerade nicht. Der Grund: Die Abmahnung ist im Gesetz nicht eigens geregelt. Sie hat sich als Ausprägung des Grundsatzes von Treu und Glauben aus § 242 BGB entwickelt und dient dazu, den Arbeitnehmer auf ein beanstandetes Verhalten hinzuweisen, damit er es korrigieren kann, bevor das Arbeitsverhältnis insgesamt auf dem Spiel steht.
Daraus folgt: Ein Arbeitgeber darf Sie im Personalgespräch, am Arbeitsplatz oder auch telefonisch abmahnen. Einzige Ausnahme ergibt sich ausnahmsweise aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung, die für Abmahnungen ausdrücklich Schriftform vorsehen. Das kommt in der Praxis aber selten vor und betrifft ohnehin nur Betriebe, auf die solche Regelungen anwendbar sind.
Aus anwaltlicher Sicht ist ein Punkt wichtig, der leicht übersehen wird: Die Formfreiheit heißt nicht, dass eine mündliche Abmahnung „weniger gilt“ als eine schriftliche. Wirkt sie inhaltlich, hat sie dieselben rechtlichen Folgen. Insbesondere verbraucht sie für den konkreten abgemahnten Vorfall das Kündigungsrecht des Arbeitgebers – er kann wegen dieses Vorfalls also nicht mehr kündigen, sondern müsste einen neuen, gleichartigen Verstoß abwarten. Das gilt unabhängig davon, ob die Abmahnung schriftlich oder nur mündlich erfolgte.
Nicht jedes kritische Gespräch ist eine Abmahnung
Die Abgrenzung fällt im Arbeitsalltag häufig schwer. Ein Vorgesetzter, der Unzufriedenheit äußert, mahnt nicht automatisch ab. Zwischen einer bloßen Ermahnung, einem Kritikgespräch und einer echten Abmahnung besteht ein rechtlich bedeutsamer Unterschied.
Eine Ermahnung oder ein Hinweis zeigt Ihnen nur an, dass der Arbeitgeber eine Verbesserung erwartet. Eine Abmahnung geht deutlich weiter: Sie rügt ein genau bezeichnetes Fehlverhalten und verbindet diese Rüge mit der Warnung, dass im Wiederholungsfall Ihr Arbeitsverhältnis gefährdet ist. Genau diese Warnung unterscheidet die Abmahnung von harmloseren Reaktionen des Arbeitgebers.
Wichtig ist dabei auch, dass das Wort „Abmahnung“ nicht ausdrücklich fallen muss. Entscheidend ist der Gesamtinhalt der Erklärung. Sagt Ihr Vorgesetzter sinngemäß „Wenn Sie noch einmal zu spät kommen, ziehen wir arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung in Betracht“, kann darin eine wirksame Abmahnung liegen, auch wenn das Wort selbst nicht erwähnt wird. Umgekehrt wird eine reine Unmutsäußerung wie „Das war nicht in Ordnung“ ohne konkreten Bezug und ohne Warnung regelmäßig keine Abmahnung darstellen. Das kann für Sie bedeutsam werden, wenn der Arbeitgeber sich später darauf beruft, Sie seien „schon mehrfach abgemahnt worden“ – dann kommt es darauf an, ob die Gespräche diese Anforderungen tatsächlich erfüllten.
Wann eine mündliche Abmahnung inhaltlich Bestand hat
Eine wirksame Abmahnung – gleich ob mündlich oder schriftlich – muss drei Elemente enthalten. Erstens muss das beanstandete Verhalten konkret benannt werden: Datum, Uhrzeit, Ort und Vorfall, soweit möglich. Pauschale Vorwürfe wie „unzuverlässiges Verhalten“ oder „mangelhafte Leistung“ genügen nicht. Zweitens muss der Arbeitgeber klar zum Ausdruck bringen, dass er das Verhalten missbilligt. Und drittens muss für Sie erkennbar sein, dass eine Wiederholung den Bestand oder den Inhalt Ihres Arbeitsverhältnisses gefährden kann.
Genau an diesen inhaltlichen Anforderungen scheitern mündliche Rügen in der Praxis oft. Ein Gespräch unter vier Augen verläuft selten so strukturiert wie ein Abmahnungsschreiben. Fehlt die Warnung, liegt allenfalls eine Ermahnung vor. Bleibt der Vorwurf vage, ist die Abmahnung inhaltlich zu unbestimmt. Diese Prüfung ist für Sie deshalb wichtig, weil eine inhaltlich unzulängliche Abmahnung eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nicht ohne Weiteres trägt.
Das eigentliche Risiko: Wer trägt die Beweislast?
Hier liegt der Kern des Themas. Beruft sich der Arbeitgeber in einem späteren Kündigungsschutzprozess auf eine vorangegangene Abmahnung, trifft ihn die Darlegungs- und Beweislast. Er muss nicht nur den abgemahnten Vorfall selbst beweisen, sondern auch, dass die Abmahnung überhaupt mit welchem Inhalt ergangen ist.
Bei einer schriftlichen Abmahnung mit dokumentiertem Zugang ist das unproblematisch. Bei einer mündlichen Abmahnung wird es schwierig: Der Vorgesetzte müsste als Zeuge benannt werden, und häufig ist schon der genaue Wortlaut des Gesprächs nach längerer Zeit nicht mehr rekonstruierbar. Genau deshalb wird in der Praxis fast immer zur schriftlichen Abmahnung geraten – aus Sicht des Arbeitgebers dient die Schriftform der Beweissicherung und der Dokumentation in der Personalakte.
Für Sie als Arbeitnehmer hat dieser Beweisgrundsatz zwei Seiten. Er kann Ihnen nützen: Der Arbeitgeber, der nur mündlich abgemahnt hat, tut sich in einem späteren Prozess mit dem Nachweis schwer. Er kann Ihnen aber auch schaden: Umgekehrt werden Sie eine mündliche Abmahnung, die Sie als ungerecht empfinden, häufig kaum beweisen können, etwa wenn Sie sich darauf berufen wollen, dass schon der Ausspruch unangemessen war.
Ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird, ist die Wirkung des Schweigens. Anders als bei einer Kündigung, die Sie aktiv angreifen können und bei der eine Klagefrist läuft, müssen Sie eine Abmahnung nicht innerhalb einer bestimmten Frist anfechten. Wer eine – auch mündliche – Abmahnung unkommentiert hinnimmt, verliert dadurch nicht das Recht, ihre Berechtigung später in einem Kündigungsschutzverfahren zu beanstanden. Sie laufen also nicht Gefahr, allein durch Zuwarten Rechte zu verlieren. Trotzdem gilt: Wer eine mündliche Abmahnung für ungerechtfertigt hält, sollte den Vorfall zeitnah in eigener Weise dokumentieren – etwa durch eine kurze private Notiz mit Datum, wörtlicher Erinnerung und Zeugen, falls jemand anwesend war. Diese Aufzeichnung kann später von erheblichem Wert sein.
Was Arbeitnehmer nach einer mündlichen Abmahnung tun können
Zunächst sollten Sie Ruhe bewahren und weder spontan rechtfertigen noch den Vorwurf diskutieren, solange Sie emotional aufgewühlt sind. Sachlich sinnvoll ist stattdessen folgendes Vorgehen: Dokumentieren Sie den Vorfall für sich selbst, halten Sie fest, was genau vorgeworfen wurde und welche Konsequenzen angedroht wurden. Prüfen Sie zutreffend und ungeschönt, ob der Vorwurf inhaltlich richtig ist. Ist er berechtigt, ist die nachvollziehbarste Strategie meist, das gerügte Verhalten abzustellen und nichts zu eskalieren. Schließlich ist der Zweck der Abmahnung die Verhaltenskorrektur – und genau das schützt Sie vor einer nachfolgenden Kündigung.
Halten Sie den Vorwurf für falsch oder überzogen, haben Sie bei einer mündlichen Abmahnung andere Handlungsmöglichkeiten als bei einer schriftlichen. Eine mündliche Abmahnung landet nicht in der Personalakte, solange sie nicht nachträglich verschriftlicht wird. Die klassische Gegendarstellung zur Personalakte und eine Klage auf Entfernung der Abmahnung setzen eine schriftliche Abmahnung voraus. Bei einer mündlichen Rüge können Sie dennoch Stellung beziehungsweise Entlastung nehmen, indem Sie dem Vorgesetzten gegenüber sachlich Ihre Sicht darlegen oder den Vorfall schriftlich für sich festhalten. Sollte der Arbeitgeber die mündliche Abmahnung später doch noch schriftlich niederlegen und zu den Akten nehmen, eröffnen sich Ihnen die Gegenrechte gegen eine schriftliche Abmahnung.
In der anwaltlichen Beratungspraxis zeigt sich bei mündlichen Abmahnungen regelmäßig dieselbe Prüfungssituation: Es kommt weniger auf die Form an als auf die Frage, was inhaltlich gerügt wurde, ob die Rüge zutrifft und wie groß die Gefahr einer nachfolgenden Kündigung tatsächlich ist. Wer diese drei Fragen klären lässt, weiß meist schnell, ob Anlass zum Handeln besteht oder ob die Situation durch verlässliches Verhalten im Alltag entschärft werden kann.
Die Rolle der mündlichen Abmahnung für eine spätere Kündigung
Die Abmahnung erfüllt eine Warnfunktion: Sie soll eine verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten, indem sie dem Arbeitnehmer Gelegenheit gibt, sein Verhalten zu ändern. Tritt danach ein gleichartiger Verstoß auf, kann der Arbeitgeber im Regelfall ohne erneute Abmahnung kündigen. Dabei muss die neue Pflichtverletzung dieselbe Art betreffen – eine Abmahnung wegen wiederholten Zuspätkommens trägt keine Kündigung wegen eines völlig anderen Vorwurfs.
Für die Zeit danach gilt: Nach einer Abmahnung muss Ihnen eine realistische Chance bleiben, das gerügte Verhalten abzustellen. Liegt die abgemahnte Pflichtverletzung schon sehr lange zurück und haben Sie sich seither einwandfrei verhalten, verliert die Abmahnung ihre kündigungsrechtliche Warnwirkung mit der Zeit.
Drei Situationen, die Arbeitnehmer oft falsch einschätzen
Erstens: Der Arbeitgeber mahnt mündlich ab und kündigt später ohne neuen Vorfall. Das ist regelmäßig angreifbar, denn mit der Abmahnung hat er das Kündigungsrecht für diesen konkreten Vorfall verbraucht. Ohne erneute gleichartige Pflichtverletzung scheidet eine verhaltensbedingte Kündigung im Grundsatz aus – sie wäre nur bei ganz schwerwiegenden Verstößen ohne vorherige Abmahnung denkbar.
Zweitens: Sie erfahren von einer mündlichen Abmahnung nur über Hörensagen, etwa von Kollegen. Entscheidend ist allein, was der abmahnungsberechtigte Vorgesetzte Ihnen gegenüber erkennbar erklärt hat. Nicht jede Weitergabe von Unmut im Betrieb ist eine Abmahnung.
Drittens: Das Gespräch wird nachträglich schriftlich „bestätigt“. Manche Arbeitgeber schreiben eine mündliche Abmahnung später auf, um sie beweisbar zu machen. Ein solches Schreiben mit neuen Vorwürfen oder einem anderen Inhalt als dem besprochenen müssen Sie nicht unkommentiert hinnehmen – hier lohnt eine genaue Gegenüberstellung von Gespräch und Schreiben.
Mündliche Abmahnung: ernst nehmen, aber nicht in Panik geraten
Eine mündliche Abmahnung ist rechtlich wirksam, wenn sie die inhaltlichen Anforderungen erfüllt – sie ist aber die am schwersten beweisbare Variante der Abmahnung. Nehmen Sie sie deshalb ernst, geraten Sie aber nicht vorschnell in Abwehrhaltung. Sinnvoll ist es, den Vorfall selbst sauber zu dokumentieren, das eigene Verhalten ehrlich zu bewerten und bei Unklarheiten oder einer drohenden Eskalation frühzeitig anwaltlichen Rat einzuholen – gerade wenn Sie unsicher sind, ob tatsächlich eine Abmahnung vorliegt oder „nur“ ein kritischer Dialog. Wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH prüfen gerne, ob die gegen Sie ausgesprochene Rüge den rechtlichen Anforderungen genügt, welche Folgen sie für Ihr Arbeitsverhältnis haben kann und welche Schritte für Sie sinnvoll sind.
