Wer eine Abmahnung erhält, in der gleich mehrere Pflichtverletzungen aufgelistet sind, steht oft vor einer scheinbar ausweglosen Situation: Einige Vorwürfe stimmen vielleicht, einer ist aber nachweislich falsch. Genau dieser eine falsche Vorwurf kann die gesamte Abmahnung zu Fall bringen. Auch wenn nur einer der gerügten Vorfälle nicht zutrifft, muss der Arbeitgeber das komplette Abmahnungsschreiben auf Verlangen des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernen – es genügt nicht, den unrichtigen Punkt zu streichen oder das Schreiben umzuformulieren. Warum das so ist, welche Voraussetzungen dafür gelten und wie Sie die Entfernung praktisch durchsetzen, erklärt dieser Beitrag.
Worum es hier im Kern geht
- Eine Abmahnung, die mehrere Vorwürfe bündelt, muss vollständig aus der Personalakte entfernt werden, wenn sich auch nur einer dieser Vorwürfe als unzutreffend erweist oder der Arbeitgeber ihn nicht beweisen kann.
- Der Arbeitgeber darf eine solche Abmahnung nicht teilweise aufrechterhalten. Er kann allerdings eine neue Abmahnung aussprechen, die nur die zutreffenden Vorwürfe enthält.
- Der Anspruch auf Entfernung folgt aus §§ 242, 1004 BGB und wird beim Arbeitsgericht eingeklagt.
- Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für alle in der Abmahnung aufgestellten Tatsachenbehauptungen.
- Wer gegen eine Abmahnung nichts unternimmt, räumt die Vorwürfe damit nicht ein – für eine spätere Verteidigung im Kündigungsprozess bleibt der Einwand erhalten.
Warum ein einziger falscher Vorwurf die gesamte Abmahnung zu Fall bringt
Die Abmahnung soll der Personalakte ein zutreffendes Bild über das Verhalten des Arbeitnehmers vermitteln. Sie erfüllt mehrere Funktionen: Sie rügt ein als pflichtwidrig angesehenes Verhalten, dokumentiert diese Rüge und warnt den Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber im Wiederholungsfall eine Kündigung in Betracht zieht. Damit diese Funktionen rechtmäßig erfüllt werden können, muss die Abmahnung inhaltlich zutreffen.
Gerät nun ein Arbeitgeber dazu über, mehrere Pflichtverletzungen in einem einzigen Schreiben zusammenzufassen – im Arbeitsrecht spricht man von einer Sammelabmahnung –, gilt ein strenger Grundsatz: Treffen auch nur einige dieser Vorwürfe zu, andere aber nicht, muss das Schreiben vollständig aus der Personalakte entfernt werden. Ein teilweises Aufrechterhalten ist nicht möglich. Der Grund liegt in der Warnfunktion der Abmahnung. Der Arbeitnehmer soll anhand des Schreibens erkennen, welches Verhalten der Arbeitgeber künftig mit einer Kündigung ahnden will. Enthält die Abmahnung auch nur einen unrichtigen Vorwurf, ist dieses Gesamtbild verzerrt – der Arbeitnehmer kann dem Schreiben dann nicht mehr sicher entnehmen, welche konkreten Verhaltensweisen tatsächlich gemeint waren.
Das ist keine Formalie. Der Arbeitgeber darf den falschen Vorwurf nicht einfach durchstreichen, das Schreiben neu fassen oder eine Kopie mit „erledigt“-Vermerk in der Akte belassen. Die Abmahnung muss als Ganzes heraus. Möchte der Arbeitgeber die zutreffenden Vorwürfe aufrechterhalten, bleibt ihm nur der Weg, eine neue Abmahnung auszustellen, die allein diese Vorwürfe enthält.
Was genau zählt als „falscher Vorwurf“?
Nicht jede Formulierung in einer Abmahnung, die dem Arbeitnehmer nicht passt, macht das Schreiben angreifbar. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Tatsachen und Bewertungen. Unzutreffend ist eine Abmahnung, wenn sie unwahre Tatsachenbehauptungen aufstellt – etwa wenn ein angeblich versäumter Termin nachweislich stattgefunden hat – oder wenn sie das Verhalten des Arbeitnehmers rechtlich falsch einordnet, obwohl der zugrunde liegende Sachverhalt stimmt.
Praktisch besonders wichtig ist ein dritter Fall: Der Vorwurf lässt sich nicht beweisen. Hier hilft dem Arbeitnehmer seine eigene Darstellung nicht weiter, denn für die in der Abmahnung aufgestellten Tatsachenbehauptungen trägt er im Streitfall die volle Darlegungs- und Beweislast. Kann er auch nur einen der gerügten Vorfälle vor Gericht nicht belegen, ist das für die Entfernung der gesamten Abmahnung ausreichend. Aus anwaltlicher Sicht ist genau dieser Punkt oft der eigentliche Hebel: In der Erstprüfung einer Abmahnung gehen wir deshalb jeden einzelnen Vorwurf separat durch und fragen nicht nur, ob er falsch ist, sondern vor allem, ob der Arbeitgeber ihn im Falle eines Rechtsstreits überhaupt beweisen kann. Häufig genügt bereits ein Vorwurf ohne Belegbarkeit, um das gesamte Schreiben zu Fall zu bringen.
Beispiel: Einem Sachbearbeiter werden in einer Abmahnung drei Dinge vorgeworfen: wiederholtes Zuspätkommen, private Telefonate während der Arbeitszeit und die falsche Erfassung von Arbeitszeiten. Während die ersten beiden Vorwürfe nachweisbar stimmen, ergibt sich aus dem Dienstplan und einer E-Mail des Vorgesetzten, dass die angeblich falsche Zeiterfassung auf einer Anweisung des Arbeitgebers selbst beruhte. Schon deshalb muss die komplette Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden – auch die Vorwürfe, die stimmen.
Was passiert mit den Vorwürfen, die zutreffen?
Die Entfernung aus der Personalakte bedeutet nicht, dass der wahre Kern des Abmahnungsschreibens ungeschehen gemacht wird. Der Arbeitgeber bleibt berechtigt, die zutreffenden Vorwürfe in einer neuen, darauf beschränkten Abmahnung erneut zu rügen. Diese neue Abmahnung muss dann allerdings den üblichen Anforderungen genügen, insbesondere hinreichend bestimmt sein.
Für eine spätere Kündigung gilt: Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt regelmäßig eine vorherige Abmahnung voraus, die den Arbeitnehmer vor der konkreten Pflichtverletzung gewarnt hat. Ist die alte Sammelabmahnung entfernt, kann der Arbeitgeber für die zutreffenden Vorwürfe auf die neue, eingeschränkte Abmahnung zurückgreifen. Der falsche Vorwurf hingegen ist endgültig aus der Welt: Er darf für eine spätere Kündigungsbegründung nicht mehr verwendet werden. Wer die Entfernung einer unrichtigen Abmahnung durchsetzt, hat also die unwahren Behauptungen dauerhaft aus dem rechtlichen Spiel genommen – mehr nicht, aber auch nicht weniger.
Müssen Sie gegen die Abmahnung vorgehen, damit sie Ihnen nicht schadet?
Viele Arbeitnehmer zögern, gegen eine Abmahnung vorzugehen – aus Rücksicht auf das Arbeitsklima oder aus Angst vor einer Eskalation. Die Rechtslage nimmt diesen Druck weitgehend raus: Es besteht keine Pflicht, eine Abmahnung gerichtlich anzugreifen, um Rechtsnachteile zu vermeiden. Wer untätig bleibt, räumt die Vorwürfe damit nicht ein. Auch ein Arbeitgeber kann nicht einfach davon ausgehen, dass ein nicht widersprochener Vorwurf zutrifft. Kommt es später zu einer Kündigung und einem Kündigungsschutzprozess, kann die Berechtigung der Abmahnung dort noch immer überprüft werden.
Dennoch gibt es gute Gründe, die Sache nicht auf sich beruhen zu lassen. Zum einen gilt der Entfernungsanspruch nur, solange die Abmahnung relevant ist – wer sich über Jahre nicht gegen eine falsche Abmahnung wehrt, riskiert, dass der Arbeitgeber sich auf eine Verwirkung des Anspruchs beruft. Zum anderen: Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses kann eine Entfernung grundsätzlich nicht mehr verlangt werden, es sei denn, es gibt konkrete Anhaltspunkte, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch danach noch schaden kann, etwa weil die Personalakte an einen neuen Arbeitgeber übermittelt wird. Und schließlich verblaschen Beweise: Zeugen wechseln die Abteilung, E-Mails werden gelöscht, Kalendereinträge überschrieben. Wer den falschen Vorwurf belegen kann, sollte diese Belege sichern, solange sie vorhanden sind.
So setzen Sie die Entfernung aus der Personalakte durch
Der Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung folgt aus §§ 242, 1004 BGB. Er setzt voraus, dass die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, das Verhalten rechtlich falsch bewertet oder unverhältnismäßig ist. Bei der Sammelabmahnung genügt – wie dargestellt – ein einziger unzutreffender Vorwurf.
Der Weg zur Durchsetzung verläuft in mehreren Stufen. Zunächst sollte die Abmahnung schriftlich zurückgewiesen und die vollständige Entfernung aus der Personalakte verlangt werden. In Betrieben mit einem Betriebsrat steht Arbeitnehmern zusätzlich das Recht zu, eine Gegendarstellung zu verfassen, die der Arbeitgeber der Personalakte beifügen muss, § 83 Abs. 2 BetrVG. Daneben kann eine Beschwerde nach § 84 BetrVG eingelegt werden. Beides ersetzt die Entfernung nicht, dokumentiert aber den Widerspruch des Arbeitnehmers.
Reagiert der Arbeitgeber nicht oder nur unvollständig, bleibt die Klage beim Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Zwei Punkte sind dabei aus unserer anwaltlichen Praxis besonders wichtig: Erstens sollte der Klageantrag zwingend die vollständige Entfernung umfassen, also ausdrücklich auch das Original und Kopien – die bloße Entfernung aus dem klassischen Personalordner genügt nicht, wenn das Schreiben anderweitig im Datenbestand des Arbeitgebers verbleibt. Zweitens darf die Klage nicht auf die bloße Feststellung der Unwirksamkeit gerichtet werden; eine solche Feststellungsklage hat vor dem Arbeitsgericht keinen Erfolg. Gefordert werden muss die konkrete Handlung, nämlich die Entfernung selbst. Ein Fehler, der in der Praxis immer wieder vorkommt und einen unnötigen Zeitverlust verursacht.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
Sinnvolle erste Schritte nach Erhalt einer Abmahnung mit mehreren Vorwürfen sind:
- Heben Sie das Abmahnungsschreiben samt Umschlag auf und notieren Sie, wann und wie es Ihnen zugegangen ist.
- Zerlegen Sie die Abmahnung in die einzelnen Vorwürfe und ordnen Sie jedem Vorwurf Datum, Ort, Zeugen und mögliche Belege zu – getrennt für jeden Punkt.
- Sichern Sie umgehend alle Unterlagen, die einen Vorwurf widerlegen können, bevor sie gelöscht oder nicht mehr auffindbar sind.
- Unterschreiben Sie nichts, was die Vorwürfe bestätigt, und geben Sie keine vorschnellen Erklärungen ab.
- Verlangen Sie schriftlich die vollständige Entfernung der Abmahnung, sofern auch nur ein Vorwurf unzutreffend ist.
Der eine falsche Vorwurf ist Ihr Hebel – nutzen Sie ihn richtig
Eine teilweise unrichtige Abmahnung ist kein Schicksal, das man hinnehmen muss. Weil die Personalakte ein wahrheitsgemäßes Bild ergeben soll, steht Arbeitnehmern mit einem einzigen falschen Vorwurf ein wirksames Instrument zu: die vollständige Entfernung des Schreibens. Das Verlangen ist präzise zu formulieren, die Belege sind frühzeitig zu sichern, und der richtige Klageantrag entscheidet über den Erfolg. Wenn Sie eine Abmahnung mit mehreren Vorwürfen erhalten haben und vermuten, dass einer davon nicht stimmt, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob eine vollständige Entfernung aus Ihrer Personalakte durchsetzbar ist und welche Schritte in Ihrer Situation erfolgversprechend sind.
