Eine Abmahnung ins Haus zu bekommen ist unangenehm – aber nicht jeder, der Ihnen einmal energisch die Meinung sagt, hat Sie auch rechtlich abgemahnt. Wirksam abmahnen kann grundsätzlich nur, wer im Namen des Arbeitgebers handelt und Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist, also verbindliche Anweisungen zu Ort, Zeit und Art Ihrer Arbeitsleistung erteilen darf. Ob das Ihr direkter Teamleiter ist, die Personalabteilung oder nur die Geschäftsleitung, hängt von der konkreten Stellung dieser Person ab. Genau daran scheitern in der Praxis nicht wenige Abmahnungen – oder das Schreiben erweist sich bei genauerem Hinsehen als rechtlich folgenlose Ermahnung. Um welche Unterschiede es geht und was Sie daraus für Ihre Situation ableiten können, lesen Sie hier.
Kurz zusammengefasst
Abmahnen darf, wer befugt ist, Ihnen verbindliche Arbeitsanweisungen zu erteilen – regelmäßig also Ihr Vorgesetzter.
Die Geschäftsführung und die Personalleitung sind stets abmahnungsberechtigt, ein Teamleiter jedenfalls dann, wenn er Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist.
Kollegen auf Augenhöhe, gleichrangige Mitarbeiter oder der Betriebsrat können Sie nicht wirksam abmahnen; ihr Vorwurf bleibt eine bloße Rüge.
Eine wirksame Abmahnung muss konkret benennen, was Sie wann falsch gemacht haben, Sie zu künftigem vertragskonformem Verhalten auffordern und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen.
Schriftform ist nicht vorgesehen – auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein, lässt sich aber schwerer beweisen.
Eine unberechtigte Abmahnung können Sie gerichtlich angreifen und ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen. Dafür gibt es keine starre Frist, aber Sie sollten nicht monatelang zuwarten.
Wer darf eine Abmahnung überhaupt aussprechen?
Rechtlich gesehen ist die Abmahnung die Ausübung eines Gläubigerrechts des Arbeitgebers: Er rügt als Vertragspartner Ihres Arbeitsverhältnisses eine Pflichtverletzung. Deshalb muss die Erklärung vom Arbeitgeber stammen oder von einer Person, die hierzu befugt ist. Diese Befugnis hängt nach überwiegender Auffassung nicht daran, ob jemand kündigen dürfte. Entscheidend ist stattdessen die Weisungsbefugnis: Wer Ihnen gegenüber anweisen kann, wie, wo und wann Sie arbeiten (das sogenannte Direktionsrecht, § 106 GewO), ist grundsätzlich auch berechtigt, Sie abzumahnen. Wer Ihnen keine Anweisungen erteilen darf, kann auch keine wirksame Abmahnung aussprechen.
Für die Praxis bedeutet das Folgende.
Geschäftsleitung und Inhaber. Wer den Arbeitgeber nach außen vertritt – etwa der Geschäftsführer einer GmbH oder der Inhaber eines kleineren Betriebs – kann jederzeit selbst abmahnen. Gegenüber dieser Person bestehen keine Zweifel an der Abmahnungsberechtigung.
Personalleitung und Personalabteilung. Auch das Personalmanagement ist abmahnungsberechtigt, weil die Personalverantwortung typischerweise mit Eingriffsbefugnissen gegenüber allen Beschäftigten einhergeht. Deshalb stammen Abmahnungsschreiben in vielen Unternehmen von der HR-Abteilung, die den Sachverhalt vom Fachvorgesetzten mitgeteilt bekommt. Dass der unmittelbare Vorgesetzte nicht selbst unterzeichnet, macht die Abmahnung nicht unwirksam.
Fach- und Dienstvorgesetzte. Ihr direkter Vorgesetzter darf Sie abmahnen, wenn er Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist. Er braucht dafür grundsätzlich keine vorherige Rücksprache mit der Geschäftsführung. Manche Unternehmen regeln intern, dass schriftliche Abmahnungen ausschließlich über die Personalabteilung laufen – bindend ist das für Sie nicht, wenn der Vorgesetzte ohnehin weisungsbefugt ist.
Bevollmächtigte Dritte. Der Arbeitgeber kann auch außenstehende Personen, etwa einen bevollmächtigten Rechtsanwalt, mit dem Ausspruch einer Abmahnung beauftragen. Aus der Abmahnung selbst sollte jedenfalls hervorgehen, wer sie in wessen Namen erteilt.
Ein Punkt, der in der Beratungspraxis leicht übersehen wird: Die Weisungsbefugnis ist immer personenbezogen zu prüfen. Ein Titel wie „Teamleiter“ oder „Projektleiter“ sagt für sich genommen nichts darüber aus, ob diese Person Ihnen gegenüber tatsächlich Anweisungen erteilen darf. In manchen Strukturen koordiniert ein Teamleiter lediglich fachlich, ohne Vorgesetzter der betreffenden Mitarbeiter zu sein. Ob eine wirksame Abmahnungsberechtigung vorliegt, beurteilt sich nach der tatsächlichen Organisation des Betriebs und Ihrer Eingliederung – und genau hier setzen wir bei der Prüfung eines Abmahnungsschreibens regelmäßig zuerst an.
Wer darf Sie nicht abmahnen?
Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis können Sie nicht wirksam abmahnen. Das gilt namentlich für Kollegen auf gleicher Ebene, für Mitarbeiter anderer Abteilungen ohne Vorgesetztenfunktion und für unterstellte Beschäftigte. Beanstandet eine solche Person Ihr Verhalten, ist das rechtlich allenfalls eine Ermahnung, eine Vorhaltung oder ein Hinweis – keineswegs eine Abmahnung mit den damit verbundenen Folgen.
Auch der Betriebsrat ist nicht abmahnungsberechtigt. Er vertritt die Belegschaft gegenüber dem Arbeitgeber und gehört nicht zur Arbeitgeberseite; für eine Abmahnung fehlt ihm schon die rechtliche Stellung als Gläubiger der Arbeitsleistung. Dasselbe gilt grundsätzlich für Kunden, Mandanten oder Dritte, die sich über Ihr Verhalten beschweren: Ihre Äußerungen können Anlass für eine Abmahnung sein, wirksam ausgesprochen werden kann diese aber nur vom Arbeitgeber oder den hierzu berechtigten beziehungsweise bevollmächtigten Personen.
Von der unbefugten Rüge zu unterscheiden ist schließlich die Situation, in der jemand zwar weisungsbefugt ist, die Erklärung aber erkennbar nicht im Namen des Arbeitgebers abgibt. Wer im Gespräch nur sein Missfallen äußert, mahnt deshalb noch nicht ab. Aus anwaltlicher Sicht lohnt es sich deshalb, den genauen Wortlaut zu dokumentieren und einzuordnen, was tatsächlich erklärt wurde – gerade bei mündlichen Aussprachen ist später oft streitig, ob eine Abmahnung vorlag oder nur ein kritisches Gespräch.
Was eine wirksame Abmahnung inhaltlich ausmacht
Selbst wenn die richtige Person abmahnt, ist die Abmahnung nur wirksam, wenn sie inhaltlich stimmt. Sie muss vier Funktionen erfüllen. Erstens muss sie das beanstandete Verhalten konkret bezeichnen: Datum, Uhrzeit, Ort und Vorfall, bei komplexeren Vorwürfen auch Beteiligte oder Schaden. Formulierungen wie „wegen unzureichender Leistungen“, „wegen Unpünktlichkeit“ oder „wegen der Ihnen bekannten Vorfälle“ sind zu pauschal und machen die Abmahnung angreifbar. Zweitens muss sie das Verhalten als Pflichtverletzung rügen. Drittens muss sie Sie zu künftigem vertragsgetreuem Verhalten auffordern. Viertens muss sie für den Wiederholungsfall angedrohten haben, dass der Bestand oder Inhalt des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Fehlt eine dieser Komponenten, liegt häufig nur eine Ermahnung vor, die kündigungsrechtlich keine Warnfunktion entfaltet.
Zu welchem Zweck das Schreiben erteilt wurde, ergibt sich bei mündlichen Abmahnungen oft erst aus dem Zusammenhang – ein weiterer Grund, Gesprächsnotizen zu machen und Zeugen zu benennen. Nach dem Gesetz ist für die Abmahnung keine Form vorgeschrieben; auch tarifvertragliche oder betriebliche Schriftformvorgaben können aber in Betracht kommen. In der Praxis setzen viele Abmahnungsschreiben eine Empfangsbestätigung voraus. Diese dürfen Sie unterschreiben: Sie bestätigen damit nur den Erhalt des Schreibens, nicht die Richtigkeit der Vorwürfe. Wer die Bestätigung verweigert, ändert an der Wirksamkeit der Abmahnung nichts – der Arbeitgeber kann den Zugang auf andere Weise beweisen –, schafft sich aber leicht den Vorwurf mangelnder Kooperation.
Drei typische Konstellationen
Die Abgrenzung lässt sich an drei Beispielen gut zeigen. Mahnt Sie Ihre Kollegin aus dem Team ab, weil Sie nach ihrer Sicht zu oft private Telefonate führen, liegt rechtlich nur eine Missfallensäußerung vor. Konsequenzen hat das nicht; eine Abmahnung und erst recht eine darauf gestützte spätere Kündigung scheidet als Grundlage aus. Unterschreibt dagegen der Personalleiter das Abmahnungsschreiben „in Vertretung“, ohne dass Sie dessen Befugnis kennen, sollten Sie nachfragen beziehungsweise prüfen lassen, ob diese Person gegenüber Ihnen weisungsbefugt oder jedenfalls wirksam bevollmächtigt ist. Speziell bei Erklärungen von Bevollmächtigten ohne Vollmachtsurkunde sieht § 174 BGB vor, dass ein einseitiges Rechtsgeschäft unverzüglich zurückgewiesen werden kann, wenn die Vollmacht nicht vorgelegt wird; wer von der Bevollmächtigung wusste oder nichts unternimmt, kann die Wirksamkeit später schwerer in Frage stellen. Drittens: Ihr Vorgesetzter spricht Sie im Beisein eines Zeugen mündlich ab und betont, bei einem weiteren Vorfall „müsse mit arbeitsrechtlichen Schritten bis zur Kündigung gerechnet werden“ – das kann eine wirksame Abmahnung sein, auch ohne dass die Personalabteilung beteiligt war.
Warum die Warnfunktion kurz erklärt werden muss
Die Abmahnung ist vor allem eines: die Vorstufe zu einer möglichen verhaltensbedingten Kündigung. Sie bezweckt, das gestörte Arbeitsverhältnis zu reparieren und Ihnen eine letzte Chance zu geben, das beanstandete Verhalten abzustellen. Wiederholen Sie nach einer wirksamen Abmahnung denselben Vorwurf, kann der Arbeitgeber hierauf eine Kündigung stützen (§ 1 Abs. 2 KSchG, bei schweren Verstößen § 314 BGB). Deshalb kommt der Frage, wer abmahnen durfte, mittelbar Bedeutung für spätere Kündigungen zu: War die Abmahnung von Anfang an unwirksam – etwa weil eine unbefugte Person sie erteilt hat oder der Inhalt zu unbestimmt war –, taugt sie als tragfähige Grundlage einer Kündigung regelmäßig nicht. Umgekehrt gilt: Bei einfachen Pflichtverletzungen ohne jede vorherige wirksame Abmahnung ist eine Kündigung oft angreifbar. Details dazu behandeln unsere Beiträge zur verhaltensbedingten Kündigung.
Was Sie gegen eine Abmahnung durch die falsche Person tun können
Bewahren Sie zunächst Ruhe und reagieren Sie nicht spontan. Konkret empfehlen wir folgende Schritte:
Prüfen oder prüfen lassen, wer das Schreiben in welcher Funktion erteilt hat. Wer hat unterzeichnet? Bestand gegenüber Ihnen eine Weisungsbefugnis? Bei unklarer Vertretungsbefugnis sollten Sie die Zurückweisung beziehungsweise die Befugnisfrage zeitnah – also ohne schuldhaftes Zögern – ansprechen und dokumentieren.
Bewahren Sie das Original auf und notieren Sie Datum und Umstände des Zugangs. Bei mündlichen Aussprachen halten Sie das Gesagte möglichst zeitnah schriftlich fest und benennen Zeugen.
Unterschreiben Sie keine Vorwürfe und keine Gegendarstellung. Eine reine Empfangsbestätigung ist dagegen unbedenklich.
Verfassen Sie – möglichst zeitnah – eine schriftliche Gegendarstellung, die zu Ihrer Personalakte genommen wird. Ist in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, haben Sie dieses Recht ausdrücklich nach § 83 Abs. 2 BetrVG; das gilt auch für Abmahnungen, die Sie für unberechtigt halten.
Widersprechen Sie ausdrücklich und schriftlich, wenn Sie die Vorwürfe oder die Abmahnungsberechtigung für unzutreffend halten. Ein Widerspruch ist keine Förmlichkeit, aber ein wichtiger Baustein für die spätere Beweislage.
Klären Sie, ob Sie die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Eine zu Unrecht erteilte Abmahnung – und dazu zählt auch eine von einer unbefugten Person ausgesprochene – müssen Sie nicht dauerhaft in Ihrer Akte dulden. Der Anspruch auf Entfernung ergibt sich aus einer entsprechenden Anwendung der §§ 242, 1004 BGB und kann beim Arbeitsgericht durchgesetzt werden.
Zur Einordnung der Fristen: Für einen Anspruch gegen die Abmahnung selbst gilt – anders als für eine Kündigungsschutzklage, die nach einer Kündigung grundsätzlich binnen drei Wochen erhoben werden muss – keine starre Ausschlussfrist. Gleichwohl sollten Sie nicht zuwarten, weil Ansprüche nach langer Untätigkeit verwirken können und Beweise mit der Zeit schwächer werden. Wer eine Abmahnung für unberechtigt hält, weil die falsche Person sie erteilt hat, sollte deshalb zeitnah klären lassen, ob sich ein Vorgehen lohnt.
Lassen Sie die Abmahnung prüfen, bevor sie zum Problem wird
Ob eine Abmahnung trägt, entscheidet sich regelmäßig schon an zwei Punkten: der Befugnis des Erklärenden und der Bestimmtheit des Vorwurfs. Beide Punkte lassen sich anhand des Schreibens und der konkreten betrieblichen Struktur zuverlässig einschätzen – sie lassen sich aber auch verwerten, wenn eine spätere Kündigung auf die Abmahnung gestützt wird. Wenn Sie eine Abmahnung erhalten haben und unsicher sind, ob die Person überhaupt abmahnen durfte, ob der Inhalt haltbar ist oder welche Schritte jetzt sinnvoll sind, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne Ihre rechtlichen Möglichkeiten – einschließlich der Frage, ob sich die Entfernung aus Ihrer Personalakte durchsetzen lässt.
