Arbeitgeber arbeiten immer häufiger mit digitalen Signaturplattformen wie DocuSign, Adobe Sign oder vergleichbaren Tools. Wer einen Aufhebungsvertrag nicht auf Papier, sondern nur per Mausklick oder Fingerbewegung auf dem Smartphone „unterschrieben“ hat, sollte genau hinschauen: Nach § 623 BGB in Verbindung mit § 126 BGB muss ein Aufhebungsvertrag von beiden Parteien eigenhändig schriftlich unterzeichnet werden. Die elektronische Form ist nach § 623 Halbsatz 2 BGB ausdrücklich ausgeschlossen. Ein nur digital signierter Aufhebungsvertrag ist deshalb grundsätzlich formunwirksam und damit nichtig – das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall rechtlich fort. Wie Sie Ihre Situation richtig einordnen und welche Schritte sinnvoll sind, erläutern wir nachfolgend aus Arbeitnehmersicht.
Kurz zusammengefasst
Ein Aufhebungsvertrag bedarf zwingend der eigenhändigen schriftlichen Unterschrift beider Parteien auf Papier (§§ 623, 126 BGB). Die elektronische Form, also auch eine Signatur über DocuSign oder ein vergleichbares Portal, ist gesetzlich ausgeschlossen – und zwar selbst dann, wenn es sich um eine besonders sichere, qualifizierte elektronische Signatur handelt. Bei einem Formverstoß ist der Vertrag nach § 125 BGB grundsätzlich nichtig; einer Anfechtung bedarf es dann nicht mehr. Eine nur per E-Mail, Fax oder Scan übermittelte Unterschrift genügt ebenfalls nicht. Für Arbeitnehmer kann das bedeuten, dass das Arbeitsverhältnis rechtlich fortbesteht – was aber praktische und sozialrechtliche Konsequenzen haben kann, die vor einer eigenen Argumentation sorgfältig geprüft werden sollten.
Was § 623 BGB für den Aufhebungsvertrag verlangt
Die kurze Antwort: Beide Seiten müssen dieselbe Urkunde oder zwei gleichlautende Urkunden eigenhändig mit einer echten Namensunterschrift unterzeichnen. Der Gesetzgeber schreibt für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen bewusst eine strenge Form vor. Ein Aufhebungsvertrag ist ein Vertrag, durch den sich beide Seiten über die Auflösung des Arbeitsverhältnisses einigen. Er ist rechtlich besonders bedeutsam, weil Arbeitnehmer damit auf Bestandsschutz und häufig auch auf Ansprüche verzichten.
Konkret verlangt § 126 Abs. 1 und 2 BGB, dass beide Parteien eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnen. Bei einem Vertrag wie dem Aufhebungsvertrag muss die Unterzeichnung auf derselben Urkunde erfolgen; zulässig ist es aber auch, dass beide Parteien zwei gleichlautende Exemplare unterschreiben und austauschen. Wichtig ist dabei: Jede Partei muss ein im Original unterschriebenes Exemplar der anderen Partei erhalten. Der komplette Vertragsinhalt muss in dieser Urkunde festgehalten sein; ergänzende Vereinbarungen per E-Mail oder Chat ersetzen die Urkunde nicht.
Warum DocuSign und andere elektronische Signaturen nicht genügen
Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine elektronische Signatur über ein etabliertes Portal rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichsteht. Das ist beim Aufhebungsvertrag ausdrücklich anders. § 623 Halbsatz 2 BGB schließt die elektronische Form für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen aus. Das heißt: Es hilft nicht, dass die Signatur technisch manipulationssicher erscheint oder dass der Arbeitgeber ein Zertifikat oder eine Signaturbestätigung von DocuSign vorlegt.
Dabei ist eine wichtige Abstufung zu verstehen, die in der Praxis häufig für Verwirrung sorgt. Im allgemeinen Zivilrecht kann die Schriftform durch die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden, wenn das Gesetz sie zulässt. Beim Aufhebungsvertrag hat der Gesetzgeber genau diese Ersetzung aber ausgeschlossen. Auch die besonders sichere Variante einer elektronischen Signatur führt daher nicht zu einem wirksamen Aufhebungsvertrag. Und die in der Praxis verbreiteten Klick-Signaturen, die über einen Bestätigungscode oder eine auf dem Bildschirm gezogene „Unterschrift“ erstellt werden, ohnehin nicht.
Gleiches gilt für die verbreiteten Mischformen: Ein Ausdruck des Vertrags, auf dem nur ein eingescanntes Abbild einer Unterschrift erscheint, genügt nicht. Auch per Telefax übermittelte Unterschriften erfüllen die Schriftform nicht, weil die Originalunterschrift nur maschinell vervielfältigt wird und ihre Echtheit nicht in der gesetzlich vorgesehenen Weise gesichert ist. Der klassische Weg per Post mit Originalunterschriften beider Parteien ist daher auch heute noch der einzig sichere Weg, einen Aufhebungsvertrag wirksam zu schließen.
Was gilt, wenn der Aufhebungsvertrag nur digital unterschrieben wurde
Ein formunwirksamer Aufhebungsvertrag ist nach § 125 BGB grundsätzlich nichtig. Das bedeutet: Das Arbeitsverhältnis wird durch ihn nicht beendet und besteht grundsätzlich unverändert fort. Für einen Arbeitnehmer kann das zunächst ermutigend klingen, wenn er den Vertrag im Nachhinein bereut. Es sind aber einige Punkte zu bedenken, die in der Praxis leicht übersehen werden und die Situation verkomplizieren können.
Erstens: Die bloße Nichtigkeit schafft keine Klarheit von selbst. Wenn der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis als beendet behandelt, bleibt oft nur der Weg zum Arbeitsgericht, um die Unwirksamkeit feststellen zu lassen und die Weiterbeschäftigung oder eine Abfindung durchzusetzen. Aus anwaltlicher Sicht kommt es dabei besonders auf die Beweislage an: Wir prüfen bei solchen Konstellationen zuerst, was genau unterschrieben wurde – nur eine Bildschirm-Signatur über ein Portal, ein ausgedrucktes Dokument ohne Originalunterschrift oder doch eine echte eigenhändige Unterschrift auf Papier. Diese Unterscheidung entscheidet über den gesamten Fall, ist im Nachhinein aber nicht immer einfach zu klären. Sichern Sie deshalb alle E-Mails, Signaturbestätigungen und PDF-Dateien rund um die digitale Unterschrift.
Zweitens: Aus der Formunwirksamkeit folgt kein automatischer Anspruch auf Abfindung oder Schadensersatz. Wer das Arbeitsverhältnis fortführen möchte, muss dies gegenüber dem Arbeitgeber deutlich machen; wer tatsächlich ohnehin gehen wollte, sollte die Situation nicht einfach aussitzen, sondern aktiv eine klare Lösung herbeiführen. Denn ein Schweigen kann je nach Konstellation als zustimmendes Verhalten zum Beendigungstermin gedeutet werden, wenn der Arbeitgeber die Unwirksamkeit nicht kennt und die Fortzahlung von Vergütung oder die Meldepflichten beim Arbeitsamt betroffen sind.
Kann die Unwirksamkeit auch nachträglich „geheilt“ werden
Ein Punkt, der in der Beratung häufig auftaucht: Arbeitgeber bemerken den Formmangel und bitten den Arbeitnehmer, den gleichen Vertrag noch einmal handschriftlich zu unterschreiben. Das ist grundsätzlich möglich – beide Parteien können jederzeit einen neuen, formgerechten Aufhebungsvertrag schließen. Rechtlich handelt es sich dann aber um einen neuen Vertragsschluss, nicht um eine bloße Bestätigung des alten Vertrags.
Für den Arbeitnehmer ist dieser Moment praktisch besonders wichtig. Einmal in das digitale Verfahren „eingeloggt“ und das Dokument bestätigt zu haben, ist keine Formwahrung – die Weichen für eine wirksame Beendigung werden erst mit der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gestellt. Wer an diesem Punkt unsicher ist, ob er unterschreiben soll, hat die beste Verhandlungsposition, die er in dieser Situation haben kann. Genau deshalb sollte diese Entscheidung nicht unter Zeitdruck, sondern nach anwaltlicher Prüfung fallen. Umgekehrt gilt: Wer bewusst nicht mehr an der digitalen Unterschrift festhalten will, sollte die anschließende Kommunikation mit dem Arbeitgeber sorgfältig führen und keine Erklärungen abgeben, die als Zustimmung zum Beendigungstermin verstanden werden können.
Anfechtung des Aufhebungsvertrags – wann das überhaupt noch nötig ist
Die Anfechtung ist ein eigenständiges Rechtsinstitut neben der Formunwirksamkeit. Ist der Aufhebungsvertrag schon wegen eines Formmangels nichtig, weil er nur elektronisch unterschrieben wurde, bedarf es keiner Anfechtung; die Nichtigkeit tritt kraft Gesetzes ein. Die Anfechtung nach §§ 119, 123 BGB ist dagegen relevant, wenn der Vertrag formwirksam zustande gekommen ist, aber zum Beispiel durch arglistige Täuschung, widerrechtliche Drohung oder einen erheblichen Irrtum beeinflusst wurde. Das kann praktisch werden, wenn der Arbeitgeber nach der digitalen Unterschrift auf einer formgerechten Nachzeichnung besteht und der Arbeitnehmer diese unter Druck oder auf falsche Zusagen hin leistet.
Wichtig ist dabei die Frist: Eine Anfechtung wegen arglistiger Täuschung oder widerrechtlicher Drohung muss grundsätzlich unverzüglich erfolgen, sobald der Anfechtungsgrund bekannt wird. Wer zuwartet, riskiert, dass die Anfechtung verspätet und damit ausgeschlossen ist. Zudem endet das Arbeitsverhältnis bei einer wirksamen Anfechtung rückwirkend; das hat unter anderem Auswirkungen auf Bezüge und sozialversicherungsrechtliche Fragen. Aus unserer Sicht sollte diese Abgrenzung niemals ohne anwaltliche Einschätzung vorgenommen werden, weil die Folgen beider Wege – Formnichtigkeit oder Anfechtung – im Einzelfall sehr unterschiedlich ausfallen.
Sonderfälle, die Arbeitnehmer kennen sollten
Nicht jede Vereinbarung im Umfeld einer Beendigung unterliegt der strengen Schriftform. Eine Abwicklungsvereinbarung, die nur die Rechtsfolgen einer bereits ausgesprochenen Kündigung regelt – etwa Freistellung, Resturlaub oder ein Referenzen – kann auch ohne die Form des § 623 BGB wirksam geschlossen werden, wenn sie das Arbeitsverhältnis nicht selbst beendet. Auch die Ausnahme für gerichtlich protokollierte Vergleiche ist praktisch relevant: Wird die Beendigung im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens protokolliert, genügt dies der Schriftform. Schließlich kann ein Aufhebungsvertrag auch notariell beurkundet werden. All diese Wege sind im Vergleich zur digitalen Signatur die rechtssicheren Alternativen.
Diese Fehler sollten Arbeitnehmer vermeiden
Der häufigste Fehler ist, das Thema Formwirksamkeit allein aus eigener Sicht zu beurteilen und den Arbeitgeber einfach weiter wie gewohnt arbeiten zu lassen oder auch nicht, ohne die Rechtslage klären zu lassen. Daneben empfehlen wir dringend, die Kommunikation rund um die digitale Unterschrift nicht mündlich zu führen, sondern schriftlich zu dokumentieren. Unterschreiben Sie keine zweite, „korrigierte“ Version des Aufhebungsvertrags, ohne den Inhalt mit der ersten Fassung zu vergleichen und die Folgen für Abfindung, Arbeitslosengeld und Freistellung prüfen zu lassen. Und sprechen Sie mit der Agentur für Arbeit, bevor sich herauskristallisiert, ob das Arbeitsverhältnis endet oder fortbesteht – auch hier können Fristen und Meldepflichten laufen.
Prüfen lassen, statt auf eine Hoffnung zu setzen
Die Frage, ob Ihr Aufhebungsvertrag wirksam ist, lässt sich oft anhand weniger Dokumente zuverlässig beantworten: dem signierten Dokument selbst, den E-Mails des Arbeitgebers, den Signaturprotokollen der Plattform und eventuellen Nachfassschreiben. Was daraus folgt – Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses, Klage auf Beschäftigung, Verhandlung einer Abfindung oder eine formgerechte Neuregelung –, hängt von den Umständen Ihres Einzelfalls ab. Gerade weil hier kurze Reaktionsfenster und sozialrechtliche Folgen zusammenkommen, empfehlen wir eine zeitnahe anwaltliche Prüfung. Wenn Sie bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH anfragen, prüfen wir zunächst, in welcher Form Ihr Aufhebungsvertrag unterschrieben wurde, und besprechen anschließend mit Ihnen, welche Schritte in Ihrer Situation sinnvoll sind.
