Arbeitgeber müssen vor Ausspruch einer Kündigung nicht nur die materiellen Voraussetzungen prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die Kündigung rechtzeitig und wirksam dem Arbeitnehmer zugeht. Wird die Kündigung in den Briefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen, hängt der Zeitpunkt des Zugangs entscheidend davon ab, wann nach der Verkehrsanschauung mit einer Leerung des Briefkastens zu rechnen ist. Fehler bei der Zustellung können dazu führen, dass die Kündigung zu spät zugeht und damit unwirksam wird oder die Kündigungsfrist falsch berechnet wird.
Wann gilt eine Kündigung als zugegangen?
Eine Kündigungserklärung ist erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Nach § 130 Abs. 1 BGB geht eine Willenserklärung unter Abwesenden zu, sobald sie in verkehrsüblicher Weise in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit besteht, von ihr Kenntnis zu nehmen. Zum Machtbereich des Empfängers gehören auch von ihm vorgehaltene Empfangseinrichtungen wie ein Briefkasten.
Für den Zugang einer Kündigung kommt es somit nicht darauf an, wann der Arbeitnehmer das Schreiben tatsächlich liest. Maßgeblich ist vielmehr, wann er bei normaler Gestaltung seiner Verhältnisse Kenntnis von der Kündigung hätte nehmen können. Die tatsächliche Kenntnisnahme ist für den rechtlichen Zugang ohne Bedeutung.
Der Einwurf in den Briefkasten und die Postzustellzeiten
Wird eine Kündigung in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers eingeworfen, ist der Zugang an dem Tag bewirkt, an dem nach der Verkehrsanschauung mit der Leerung des Briefkastens noch gerechnet werden konnte. Entscheidend sind dabei die üblichen Postzustellzeiten in der jeweiligen Region, nicht die individuellen Gewohnheiten des Arbeitnehmers.
Wird beispielsweise ein Kündigungsschreiben um 10 Uhr in den Briefkasten eingeworfen und endet die übliche Postzustellzeit in dieser Straße um 10.30 Uhr, ist die Kündigung an diesem Tag zugegangen. Der Arbeitgeber kann davon ausgehen, dass der Empfänger seinen Briefkasten nach Abschluss der Postzustellung leert. Wird das Schreiben hingegen um 18 Uhr eingeworfen, ist nach der Verkehrsanschauung nicht mehr mit einer Leerung am selben Tag zu rechnen. In diesem Fall geht die Kündigung erst am nächsten Tag zu, sofern dies ein Werktag ist.
Kündigung am Abend, am Wochenende oder an Feiertagen
Erreicht eine Kündigung den Briefkasten zu einer Tageszeit, zu der nach den Gepflogenheiten des Verkehrs eine Entnahme nicht mehr erwartet werden kann, ist sie an diesem Tag nicht zugegangen. Dies gilt insbesondere für Einwürfe am späten Nachmittag oder Abend. Auch an Sonn- und Feiertagen geht eine Kündigung nicht zu, weil an diesen Tagen üblicherweise keine Post zugestellt wird und somit nicht mit einer Leerung des Briefkastens gerechnet werden kann.
Beispiel: Ein Arbeitgeber wirft eine Kündigung am Freitag um 19 Uhr in den Briefkasten des Arbeitnehmers. Da zu dieser Uhrzeit nicht mehr mit einer Leerung gerechnet werden kann, geht die Kündigung erst am folgenden Montag zu. Dies kann relevant sein, wenn die Kündigungsfrist genau berechnet werden muss oder eine Zwei-Wochen-Frist bei einer außerordentlichen Kündigung gewahrt werden soll.
Warum die individuellen Verhältnisse des Arbeitnehmers unbeachtlich sind
Für den Zugang der Kündigung ist nicht auf die individuellen Verhältnisse des Arbeitnehmers abzustellen, sondern im Interesse der Rechtssicherheit zu generalisieren. Es ist daher unbeachtlich, ob der Arbeitnehmer durch Krankheit, Urlaub oder andere besondere Umstände an der Kenntnisnahme gehindert war. Auch wenn der Arbeitnehmer weiß, dass sich der Arbeitnehmer im Krankenhaus befindet oder im Urlaub ist, ändert dies nichts am Zeitpunkt des Zugangs.
Den Empfänger trifft die Obliegenheit, die nötigen Vorkehrungen für eine tatsächliche Kenntnisnahme zu treffen. Unterlässt er dies, etwa weil er seinen Briefkasten nicht regelmäßig leert oder für seine Abwesenheit keine Nachsendung beantragt, wird der Zugang durch solche allein in seiner Person liegenden Gründe nicht ausgeschlossen.
Die Beweislast für den Zugang liegt beim Arbeitgeber
Im Streitfall muss der Arbeitgeber den Zugang der Kündigung und den Zeitpunkt des Zugangs beweisen. Dies kann in der Praxis zu erheblichen Problemen führen, da der bloße Einwurf eines gewöhnlichen Briefes in den Briefkasten kaum nachweisbar ist. Der Nachweis der Absendung reicht nicht aus. Für den Zugang einer Kündigung kommt es darauf an, dass diese tatsächlich in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist.
Ohne Zeugen oder andere Beweismittel wird der Arbeitgeber kaum darlegen können, dass das Kündigungsschreiben an einem bestimmten Tag in den Briefkasten eingeworfen wurde. Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, droht der Kündigungsschutzprozess mit der Folge, dass die Kündigung als unwirksam angesehen werden kann, wenn der Zugang nicht bewiesen werden kann.
Warum Einwurf-Einschreiben keine sichere Lösung ist
Viele Arbeitgeber greifen auf Einwurf-Einschreiben zurück, um den Zugang einer Kündigung zu dokumentieren. Dabei wird das Kündigungsschreiben von der Post in den Briefkasten eingeworfen und der Vorgang mit einem Auslieferungsbeleg dokumentiert. Nach der aktuellen Rechtsprechung reicht jedoch die Vorlage des Einlieferungsbelegs und die Darstellung des Sendungsverlaufs nicht für einen Beweis des ersten Anscheins aus.
Der bloße Einlieferungsbeleg begründet keine gegenüber einfachen Briefen signifikant erhöhte Wahrscheinlichkeit für den Zugang der Sendung beim Empfänger. Die Vorlage des Sendungsstatus ist kein Ersatz für den Auslieferungsbeleg und sagt nichts darüber aus, ob der Zusteller tatsächlich eine besondere Aufmerksamkeit auf die konkrete Zustellung gerichtet hat. Angesichts dieser Rechtsprechung ist von einem Versand von Kündigungen per Einwurf-Einschreiben abzuraten.
Der Übergabe-Einschreiben ist ebenfalls problematisch
Auch das Übergabe-Einschreiben bietet keine verlässliche Lösung für den Zugangsnachweis. Bei diesem Verfahren übergibt der Postzusteller das Schreiben persönlich an den Empfänger. Ist der Empfänger jedoch nicht anzutreffen, wird nur ein Benachrichtigungszettel in den Briefkasten geworfen und das Schreiben in der Postfiliale zur Abholung hinterlegt.
In diesem Fall geht die Kündigung erst mit der tatsächlichen Abholung zu. Wird der Benachrichtigungszettel nicht beachtet oder das Schreiben nicht innerhalb einer Woche abgeholt, wird es an den Absender zurückgeschickt. Die Kündigung ist in diesem Fall nicht wirksam zugegangen. Da der Arbeitgeber nicht kontrollieren kann, ob der Arbeitnehmer das Einschreiben abholt, birgt auch diese Zustellform erhebliche Risiken.
Die Botenzustellung ist der sicherste Weg
Der sicherste Weg für den Zugangsnachweis einer Kündigung ist die Zustellung durch einen Boten. Ein Mitarbeiter des Unternehmens oder ein beauftragter Dritter wirft das Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten des Arbeitnehmers und dokumentiert den Vorgang zeitnah schriftlich und detailliert. Die Dokumentation sollte Ort, Datum, Uhrzeit, Anschrift und Art des Einwurfs enthalten. In einem späteren Prozess kann der Bote als Zeuge für den Einwurf zur Verfügung stehen.
Alternativ kann die Zustellung über einen Gerichtsvollzieher erfolgen. Dies bietet den höchsten Grad an Rechtssicherheit, ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden. Bei Eilbedürftigkeit kann ein Eilgerichtsvollzieher über die Verteilerstelle für Gerichtsvollzieher beim örtlich zuständigen Amtsgericht beauftragt werden.
Diese Fehler sollten Arbeitgeber bei der Zustellung vermeiden
Ein häufiger Fehler ist die Zustellung der Kündigung per gewöhnlichem Brief ohne jeglichen Zugangsnachweis. Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang, fehlt dem Arbeitgeber der Beweis für den rechtzeitigen Zugang. Auch die Zustellung per Einwurf-Einschreiben ohne Vorlage des Auslieferungsbelegs bietet keine hinreichende Sicherheit.
Ein weiterer Fehler ist der Einwurf der Kündigung zu spät am Tag, am Wochenende oder vor Feiertagen, ohne die Auswirkungen auf den Zugangstermin zu berücksichtigen. Dies kann dazu führen, dass die Kündigung erst an einem späteren Tag zugeht als beabsichtigt, was die Kündigungsfrist verlängern oder eine Fristversäumnis zur Folge haben kann.
Auch die Zustellung per Übergabe-Einschreiben ohne Kenntnis der damit verbundenen Risiken kann problematisch sein. Wird das Einschreiben nicht abgeholt, geht die Kündigung nicht zu und das Arbeitsverhältnis fortbesteht.
Was sollten Arbeitgeber bei der Kündigungszustellung beachten?
Arbeitgeber sollten vor Ausspruch einer Kündigung die Zustellung sorgfältig planen. Zunächst ist zu prüfen, ob ein Betriebsrat besteht und vor der Kündigung angehört werden muss. Nach § 102 BetrVG ist eine ohne vorherige Anhörung ausgesprochene Kündigung unwirksam.
Für den Zugangsnachweis sollte eine sichere Zustellmethode gewählt werden. Die Botenzustellung mit schriftlicher Dokumentation oder die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher bieten die größte Rechtssicherheit. Wird die Kündigung in den Briefkasten eingeworfen, sollte dies möglichst frühzeitig am Tag erfolgen, um sicherzustellen, dass die Kündigung noch am selben Tag zugeht.
Die Kündigungsfrist muss ab dem Zeitpunkt des Zugangs berechnet werden. Es ist daher wichtig, den Zugangstermin genau zu dokumentieren. Bei betriebsbedingten Kündigungen muss die Sozialauswahl vor Ausspruch der Kündigung durchgeführt werden. Bei verhaltensbedingten Kündigungen sind in der Regel vorherige Abmahnungen erforderlich.
Die Rolle der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Arbeitgeber und Unternehmen bei der rechtssicheren Vorbereitung und Umsetzung arbeitsrechtlicher Maßnahmen. Wenn Sie eine Kündigung aussprechen oder das damit verbundene Prozessrisiko bewerten möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen und der Wahl einer geeigneten Zustellmethode.
Häufig gestellte Fragen zum Zugang einer Kündigung
Wann gilt eine Kündigung als zugegangen, wenn sie in den Briefkasten geworfen wurde?
Die Kündigung ist an dem Tag zugegangen, an dem nach der Verkehrsanschauung mit der Leerung des Briefkastens noch gerechnet werden konnte. Maßgeblich sind die üblichen Postzustellzeiten in der jeweiligen Region, nicht die individuellen Gewohnheiten des Empfängers.
Ist eine Kündigung zugegangen, wenn sie am Abend eingeworfen wurde?
Wird eine Kündigung zu einer Tageszeit eingeworfen, zu der nach den Gepflogenheiten des Verkehrs eine Entnahme nicht mehr erwartet werden kann, ist sie an diesem Tag nicht zugegangen. In diesem Fall geht die Kündigung am nächsten Werktag zu.
Wie beweist der Arbeitgeber den Zugang einer Kündigung?
Der Arbeitgeber trägt die Beweislast für den Zugang der Kündigung. Der sicherste Nachweis erfolgt durch Botenzustellung mit schriftlicher Dokumentation oder durch Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher. Ein gewöhnlicher Brief bietet keinen hinreichenden Zugangsnachweis.
Kann ein Einwurf-Einschreiben als Zugangsnachweis dienen?
Nach der aktuellen Rechtsprechung reicht der Einlieferungsbeleg eines Einwurf-Einschreibens nicht für einen Beweis des ersten Anscheins aus. Der Sendungsstatus ist kein Ersatz für den Auslieferungsbeleg. Von Einwurf-Einschreiben ist daher abzuraten.
Ändert eine Krankheit oder Abwesenheit des Arbeitnehmers etwas am Zugangstermin?
Nein, für den Zugang ist nicht auf die individuellen Verhältnisse des Arbeitnehmers abzustellen. Krankheit, Urlaub oder andere Abwesenheiten sind unbeachtlich. Den Empfänger trifft die Obliegenheit, Vorkehrungen für die Kenntnisnahme zu treffen.
Geht eine Kündigung am Sonn- oder Feiertag zu?
Nein, an Sonn- und Feiertagen geht eine Kündigung nicht zu, weil an diesen Tagen üblicherweise keine Post zugestellt wird und somit nicht mit einer Leerung des Briefkastens gerechnet werden kann.
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer den Zugang bestreitet?
Bestreitet der Arbeitnehmer den Zugang und kann der Arbeitgeber diesen nicht beweisen, ist die Kündigung im Kündigungsschutzprozess möglicherweise unwirksam. Der Arbeitgeber sollte daher stets einen sicheren Zugangsnachweis anstreben.
Eine sorgfältige Zustellung reduziert arbeitsrechtliche Risiken
Der Zugang einer Kündigung ist ein formales Wirksamkeitserfordernis, das von Arbeitgebern nicht unterschätzt werden darf. Fehler bei der Zustellung können dazu führen, dass eine sonst materiell berechtigte Kündigung formell unwirksam ist. Die Wahl einer sicheren Zustellmethode und eine sorgfältige Dokumentation des Zugangs sind daher unverzichtbar. Wenn Sie eine personelle Maßnahme rechtlich prüfen oder deren Umsetzung begleiten lassen möchten, berät die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Arbeitgeber und Unternehmen gerne zu den möglichen Handlungsoptionen.
