Arbeitgeber sprechen Kündigungen häufig nicht selbst aus, sondern lassen sich durch Mitarbeiter der Personalabteilung, externe Berater oder andere Bevollmächtigte vertreten. Eine solche Kündigung durch einen Vertreter kann jedoch an formalen Voraussetzungen scheitern, die in der Praxis oft übersehen werden. Wenn die erforderliche Vollmachtsurkunde nicht vorgelegt wird, kann der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen – unabhängig davon, ob ein ansonsten valider Kündigungsgrund vorliegt. Eine wirksam zurückgewiesene Kündigung ist unwirksam und kann auch nicht nachträglich geheilt werden.
Wann kann ein Arbeitnehmer eine Kündigung zurückweisen?
Ein Arbeitnehmer kann eine Kündigung, die ein rechtsgeschäftlicher Vertreter ausgesprochen hat, zurückweisen, wenn der Vertreter keine Vollmachtsurkunde im Original vorlegt und der Arbeitnehmer die Kündigung aus diesem Grund unverzüglich zurückweist. Die Rechtsgrundlage bildet § 174 Satz 1 BGB, der für einseitige Rechtsgeschäfte wie Kündigungen gilt. In diesem Fall ist die Kündigung unwirksam, ohne dass es auf den eigentlichen Kündigungsgrund noch ankommt.
Voraussetzungen des Zurückweisungsrechts nach § 174 BGB
Das Zurückweisungsrecht setzt voraus, dass es sich um eine Kündigung handelt, die ein Bevollmächtigter im Namen des Arbeitgebers ausgesprochen hat. Entscheidend ist, dass die Vertretungsmacht auf einer rechtsgeschäftlich erteilten Vollmacht beruht und nicht auf gesetzlicher Grundlage. Der Bevollmächtigte muss die Kündigung im Namen des Vertretenen erklären, was regelmäßig durch einen Zusatz wie „in Vertretung“ oder „i. V.“ kenntlich gemacht wird.
Der Arbeitnehmer kann die Kündigung nur zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde im Original vorgelegt wurde. Eine Kopie oder ein Verweis auf eine angeblich erteilte Vollmacht reicht nicht aus. Die Vollmachtsurkunde muss so beschaffen sein, dass sie dem Arbeitnehmer die Gewissheit gibt, dass der Unterzeichner tatsächlich zur Vertretung berechtigt ist. Die Vorlage der Vollmachtsurkunde muss im Zeitpunkt des Zugangs der Kündigung erfolgen.
Die unverzügliche Zurückweisung: Was bedeutet das in der Praxis?
Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. Dies bedeutet nicht, dass der Arbeitnehmer die Kündigung sofort am Tag des Zugangs zurückweisen muss. Ihm ist eine angemessene Überlegungsfrist einzuräumen, die auch die Einholung rechtlichen Rats umfasst. In der Praxis wird eine Zurückweisung noch innerhalb von wenigen Tagen nach Zugang der Kündigung als unverzüglich angesehen, sofern der Arbeitnehmer keine unnötigen Verzögerungen verschuldet hat.
Die Zurückweisung muss ausdrücklich erklärt werden und sich eindeutig darauf beziehen, dass die Kündigung wegen fehlender Vorlage einer Vollmachtsurkunde zurückgewiesen wird. Es muss für den Arbeitgeber zweifelsfrei erkennbar sein, dass der Arbeitnehmer von seinem Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB Gebrauch macht. Eine bloße Beanstandung oder ein allgemeines Bestreiten der Wirksamkeit reicht nicht aus.
Wann besteht kein Zurückweisungsrecht?
Das Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB greift nicht, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor Zugang der Kündigung von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat. Nach § 174 Satz 2 BGB ist die Zurückweisung in diesem Fall ausgeschlossen. Eine solche Kenntnis setzt voraus, dass der Arbeitnehmer weiß, dass der Unterzeichner zur Kündigung bevollmächtigt ist. Dies kann insbesondere dann angenommen werden, wenn der Unterzeichner eine Position innehat, die typischerweise mit Kündigungsbefugnissen verbunden ist, wie etwa die Position eines Personalleiters oder Prokuristen.
Kein Zurückweisungsrecht besteht außerdem, wenn die Vertretungsmacht nicht auf einer rechtsgeschäftlichen Vollmacht beruht, sondern auf gesetzlicher Grundlage. Dies gilt etwa für Geschäftsführer einer GmbH oder AG, die kraft Gesetzes zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt sind. Ebenso wenig kann eine Kündigung zurückgewiesen werden, die ein gesetzlicher Vertreter wie ein Betreuer oder ein Insolvenzverwalter ausgesprochen hat, da deren Vertretungsmacht kraft Gesetzes besteht und nicht durch eine Vollmachtsurkunde nachgewiesen werden kann.
Besonderheiten bei der Vertretung in Unternehmen
In der Praxis ist die Unterscheidung zwischen rechtsgeschäftlicher und gesetzlicher Vertretung nicht immer einfach. Geschäftsführer einer GmbH sind gesetzliche Vertreter und können ohne Vorlage einer Vollmachtsurkunde kündigen. Wird ein Geschäftsführer jedoch durch einen Stellvertreter vertreten, hängt die Anwendbarkeit des § 174 BGB davon ab, ob dieser Stellvertreter seine Vertretungsmacht auf gesetzlicher oder auf rechtsgeschäftlicher Grundlage ausübt.
Eine Sonderregelung gilt für die Prokura. Ein Prokurist ist kraft seiner im Handelsregister eingetragenen Befugnis zur Vertretung des Kaufmanns berechtigt. Die Prokura selbst ist eine gesetzlich geregelte Form der Vollmacht, die durch die Eintragung im Handelsregister nachgewiesen wird. Einem Prokuristen gegenüber kann sich der Arbeitnehmer nicht darauf berufen, dass keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wurde, da die Prokura durch die Eintragung im Handelsregister öffentlich dokumentiert ist.
Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung, bei denen zwei oder mehrere Geschäftsführer nur gemeinsam zur Vertretung berechtigt sind (Gesamtvertretung), kann ein Einzelgeschäftsführer durch die anderen Geschäftsführer intern zur Alleinvertretung ermächtigt werden. Eine solche interne Ermächtigung erweitert die gesetzliche Vertretungsmacht und wird den Vorschriften über die rechtsgeschäftliche Stellvertretung gleichgestellt. In diesem Fall kann ein Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB analog zurückweisen, wenn die Ermächtigungsurkunde nicht vorgelegt wurde.
Folgen einer wirksamen Zurückweisung
Eine wirksam nach § 174 BGB zurückgewiesene Kündigung ist unwirksam und kann auch nicht nachträglich genehmigt oder geheilt werden. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, ohne dass es auf den eigentlichen Kündigungsgrund noch ankommt. Der Arbeitgeber kann die Kündigung nicht erneut mit demselben Kündigungsgrund aussprechen, wenn die ursprüngliche Kündigungsfrist bereits abgelaufen ist. Er muss gegebenenfalls eine neue Kündigung unter Beachtung der formalen Anforderungen aussprechen, sofern die Kündigungsvoraussetzungen weiterhin vorliegen.
Die Unwirksamkeit der Kündigung bedeutet nicht automatisch, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Weiterbeschäftigung hat. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer von der Arbeitspflicht freistellen, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Die Vergütungspflicht des Arbeitgebers bleibt jedoch grundsätzlich bestehen, sofern keine anderweitigen Regelungen getroffen werden.
Was sollten Arbeitgeber bei Kündigungen durch Vertreter beachten?
Arbeitgeber sollten bei der Aussprache von Kündigungen durch Vertreter sorgfältig prüfen, ob die formalen Voraussetzungen eingehalten sind. Grundsätzlich empfiehlt es sich, Kündigungen durch gesetzlich oder organschaftlich vertretungsberechtigte Personen aussprechen zu lassen, etwa durch einen Geschäftsführer. Dies vermeidet das Risiko einer Zurückweisung nach § 174 BGB.
Soll ein rechtsgeschäftlicher Vertreter die Kündigung aussprechen, sollte eine schriftliche Vollmachtsurkunde erstellt und im Original beigefügt werden. Die Vollmachtsurkunde muss erkennen lassen, dass der Unterzeichner zur Aussprache von Kündigungen bevollmächtigt ist. Die Vollmacht sollte so formuliert sein, dass sie keine Zweifel an ihrem Umfang und ihrer Gültigkeit aufkommen lässt.
Arbeitgeber sollten zudem prüfen, ob der Arbeitnehmer vor Zugang der Kündigung von der Bevollmächtigung Kenntnis hatte. Dies kann insbesondere dann angenommen werden, wenn der Unterzeichner eine Position innehat, die typischerweise mit Kündigungsbefugnissen verbunden ist. In solchen Fällen sollte dokumentiert werden, dass der Arbeitnehmer von der Vertretungsmacht wusste oder wissen musste.
Diese Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden
Ein häufiger Fehler in der Praxis ist die Aussprache von Kündigungen durch Mitarbeiter der Personalabteilung ohne klare Vollmachtsurkunde. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Personalverantwortliche kraft ihrer Position zur Kündigung berechtigt sind. Dies ist jedoch rechtlich nicht zwingend der Fall. Ohne eine ausdrückliche Vollmacht kann die Kündigung zurückgewiesen werden.
Ein weiterer Fehler ist die Beifügung nur einer Kopie der Vollmachtsurkunde oder ein bloßer Verweis auf eine angeblich erteilte Vollmacht. § 174 BGB verlangt die Vorlage der Vollmachtsurkunde im Original. Eine Kopie reicht nicht aus, auch wenn sie beglaubigt ist.
Arbeitgeber sollten auch darauf achten, dass die Vollmachtsurkunde hinreichend konkret ist. Eine allgemeine Vollmacht, die keine Aussage darüber trifft, ob sie auch Kündigungen umfasst, kann zu Unklarheiten führen. Die Vollmacht sollte ausdrücklich die Befugnis zur Aussprache von Kündigungen enthalten.
Häufig gestellte Fragen zu Kündigungen durch Vertreter
Kann ein Arbeitnehmer jede Kündigung zurückweisen, die nicht vom Geschäftsführer unterschrieben ist?
Nein. Eine Zurückweisung ist nur möglich, wenn ein rechtsgeschäftlicher Vertreter ohne Vorlage einer Vollmachtsurkunde gehandelt hat. Kündigungen durch gesetzliche Vertreter wie Geschäftsführer oder durch Prokuristen können nicht wegen fehlender Vollmachtsurkunde zurückgewiesen werden.
Wie lange hat ein Arbeitnehmer Zeit, die Kündigung zurückzuweisen?
Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis wird eine Zurückweisung noch innerhalb weniger Tage nach Zugang der Kündigung als unverzüglich angesehen, sofern keine unnötigen Verzögerungen vorliegen.
Reicht eine E-Mail-Vollmacht aus, um eine Zurückweisung zu vermeiden?
Nein. § 174 BGB verlangt die Vorlage einer Vollmachtsurkunde. Eine E-Mail oder ein elektronisches Dokument reicht nicht aus, sofern nicht ausnahmsweise eine andere Form vereinbart wurde. Die Vollmachtsurkunde muss in schriftlicher Form vorliegen.
Kann eine zurückgewiesene Kündigung nachträglich geheilt werden?
Nein. Eine nach § 174 BGB wirksam zurückgewiesene Kündigung ist unwirksam und kann nicht nachträglich genehmigt oder geheilt werden. Der Arbeitgeber muss gegebenenfalls eine neue Kündigung aussprechen.
Gilt das Zurückweisungsrecht auch bei Kündigungen durch einen Anwalt?
Ja. Auch ein Anwalt, der als rechtsgeschäftlicher Vertreter eine Kündigung ausspricht, muss eine Vollmachtsurkunde vorlegen. Ohne Vorlage kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB zurückweisen.
Müssen auch Kündigungen gegenüber dem Betriebsrat mit einer Vollmachtsurkunde versehen sein?
Nein. Das Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB gilt nicht für die Anhörung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG. Der Betriebsrat kann die Anhörung nicht mit der Begründung zurückweisen, dass keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wurde.
Was passiert, wenn der Arbeitnehmer die Kündigung nicht zurückweist, aber keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wurde?
In diesem Fall wird die Kündigung wirksam, sofern keine anderen Wirksamkeitsmängel vorliegen. Das Zurückweisungsrecht steht im Ermessen des Arbeitnehmers. Er kann die Kündigung auch akzeptieren, ohne die Vollmachtsurkunde einzufordern.
Kündigungen sollten Arbeitgeber sorgfältig vorbereiten
Die Aussprache einer Kündigung durch einen Vertreter birgt erhebliche formale Risiken, die in der Praxis häufig unterschätzt werden. Eine wirksam zurückgewiesene Kündigung führt zur Unwirksamkeit der gesamten Maßnahme, unabhängig vom Vorliegen eines ansonsten validen Kündigungsgrundes. Arbeitgeber sollten daher bei der Vorbereitung von Kündigungen sorgfältig prüfen, wer die Kündigung ausspricht und welche formalen Anforderungen zu beachten sind.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Arbeitgeber und Unternehmen bei der rechtssicheren Vorbereitung und Umsetzung von Kündigungen und anderen arbeitsrechtlichen Maßnahmen. Wenn Sie eine personelle Maßnahme rechtlich prüfen oder deren Umsetzung begleiten lassen möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Bewertung der rechtlichen Voraussetzungen und der Vermeidung formaler Fehler.
