Arbeitgeber müssen vor Ausspruch einer Kündigung nicht nur die inhaltlichen Voraussetzungen prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die Kündigungserklärung von einer tatsächlich berechtigten Person unterschrieben wird. Eine von einem unberechtigten Mitarbeiter unterschriebene Kündigung kann unwirksam sein und dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht. Die Personalabteilung oder der Geschäftsführer sollten daher vor jeder Kündigung klären, wer im Unternehmen kündigungsberechtigt ist und welche Formalien zu beachten sind.
Welche Grundvoraussetzungen gelten für eine wirksame Kündigung?
Eine Kündigungserklärung muss gemäß § 623 BGB zwingend schriftlich erfolgen. Das bedeutet, dass das Kündigungsschreiben vom Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben sein muss. Die Schriftform ist zwingend vorgeschrieben und kann nicht durch Vereinbarung umgangen werden. Eine Kündigung per E-Mail, Telefax, WhatsApp oder SMS ist unwirksam.
Neben der Schriftform muss die Kündigung von einer Person unterschrieben werden, die zur Vertretung des Arbeitgebers berechtigt ist. Bei Einzelunternehmern ist dies der Unternehmer selbst, bei juristischen Personen wie einer GmbH oder AG die gesetzlichen Vertreter. Der Unterzeichner muss also über die erforderliche Vertretungsmacht verfügen, um die Kündigung rechtswirksam aussprechen zu können.
Wer darf als Geschäftsführer eine Kündigung unterschreiben?
Geschäftsführer einer GmbH sind gesetzliche Vertreter der Gesellschaft. Sie kündigen aufgrund ihrer organschaftlichen Stellung und nicht aufgrund einer Vollmacht. Aus diesem Grund gilt § 174 BGB, der die Vorlage einer Vollmachtsurkunde verlangt, für Kündigungen durch Geschäftsführer nicht. Ein Geschäftsführer kann daher wirksam kündigen, ohne eine Vollmachtsurkunde vorlegen zu müssen.
Vorsicht ist jedoch bei der Gesamtvertretung geboten. Sind im Handelsregister zwei oder mehrere Geschäftsführer gemeinsam vertretungsberechtigt eingetragen, müssen grundsätzlich alle Geschäftsführer gemeinsam unterschreiben. Unterschreibt nur einer von ihnen allein, fehlt es an der erforderlichen Vertretungsmacht, es sei denn, die anderen Geschäftsführer haben diesen intern zur Alleinvertretung ermächtigt.
Bei einer solchen internen Ermächtigung durch die anderen Gesellschafter oder Geschäftsführer ist § 174 BGB analog anwendbar. Das bedeutet: Der allein unterschreibende Geschäftsführer muss eine Ermächtigungsurkunde vorlegen. Legt er diese nicht vor, kann der gekündigte Arbeitnehmer die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Die nachträgliche Vorlage der Ermächtigung heilt den Mangel nicht. Die Kündigung ist dann unwirksam und muss neu ausgesprochen werden.
Dürfen Prokuristen Kündigungen unterschreiben?
Ein Prokurist ist grundsätzlich zur Kündigung von Arbeitsverhältnissen berechtigt. Die Prokura ist eine gesetzlich geregelte Form der Vertretungsmacht, die im Außenverhältnis eine umfassende Befugnis verleiht. Nach § 49 HGB kann ein Prokurist alle Arten von Rechtsgeschäften vornehmen, die der Betrieb eines Handelsgeschäfts mit sich bringt, einschließlich der Kündigung von Arbeitsverhältnissen.
Ein wesentlicher Vorteil der Prokura besteht darin, dass § 174 BGB nicht angewendet wird. Der Kündigungsempfänger kann also nicht die Vorlage einer Vollmachtsurkunde verlangen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Prokurist mit dem Zusatz „ppa“ zeichnet oder nicht. Voraussetzung ist jedoch, dass die Prokura im Handelsregister eingetragen und vom Registergericht bekanntgemacht worden ist. Durch diese Bekanntmachung gilt die Prokura als der Belegschaft bekanntgesetzt, weshalb ein gesondertes Inkenntnissetzen nicht erforderlich ist.
Ein Prokurist kann daher wirksam kündigen, ohne dass eine Vollmachtsurkunde vorgelegt werden muss. Dies gilt auch dann, wenn der gekündigte Arbeitnehmer die Prokura nicht persönlich kannte. Die Bekanntmachung im Handelsregister genügt, um den Nachweis der Vertretungsmacht zu führen.
Sind Personalleiter und leitende Angestellte kündigungsberechtigt?
Personalleiter gelten kraft ihrer Stellung regelmäßig als kündigungsberechtigt. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass die Berufung in die Position eines Personalleiters ein Inkenntnissetzen der Belegschaft im Sinne von § 174 Satz 2 BGB darstellt. Das bedeutet: Wenn ein Arbeitnehmer weiß, dass der Unterzeichner Personalleiter ist, kann er die Kündigung nicht wegen fehlender Vollmachtsvorlage zurückweisen.
Voraussetzung ist jedoch, dass die Stellung als Personalleiter tatsächlich bekannt ist. Ein bloßer Hinweis im Kündigungsschreiben wie „HR Direktor“ reicht nicht aus, um die Bekanntheit zu begründen. Der Arbeitgeber sollte daher sicherstellen, dass die Position des Personalleiters im Unternehmen allgemein bekannt ist. Dies kann durch eine entsprechende Bekanntmachung im Unternehmen oder durch die Übermittlung von Organigrammen erfolgen.
Eine Beschränkung der Vollmacht des Personalleiters im Innenverhältnis, etwa durch eine interne Geschäftsordnung, ist für die Wirksamkeit der Kündigung im Außenverhältnis unerheblich. Solange der Personalleiter nach außen als kündigungsberechtigt auftritt, kann die Kündigung nicht mit der Begründung zurückgewiesen werden, er sei intern beschränkt.
Nicht alle Mitarbeiter der Personalabteilung sind jedoch kündigungsberechtigt. Ein einfacher Sachbearbeiter oder ein Referatsleiter innerhalb der Personalabteilung kann in der Regel nicht wirksam kündigen. Die Rechtsprechung verlangt, dass der Unterzeichner eine Position innehat, die typischerweise mit Kündigungsbefugnis verbunden ist.
Welche Risiken bestehen bei fehlerhafter Kündigungsberechtigung?
Das größte Risiko bei fehlerhafter Kündigungsberechtigung liegt in der Möglichkeit der Zurückweisung nach § 174 BGB. Wenn ein Vertreter ohne ausreichende Vertretungsmacht kündigt und keine Vollmachtsurkunde vorlegt, kann der gekündigte Arbeitnehmer die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Die Zurückweisung muss „unverzüglich“ erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis bedeutet dies, dass die Zurückweisung innerhalb weniger Tage nach Zugang der Kündigung erfolgen sollte.
Wird die Kündigung wirksam zurückgewiesen, ist sie unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort. Die nachträgliche Vorlage einer Vollmachtsurkunde heilt den Mangel nicht. Der Arbeitgeber muss die Kündigung neu aussprechen, was zur Folge haben kann, dass sich der Beendigungszeitpunkt aufgrund der Kündigungsfrist deutlich verschiebt.
Beispiel: Ein Arbeitgeber möchte einem Arbeitnehmer zum 31. März kündigen. Die Kündigung wird am 15. Februar ausgesprochen. Der Arbeitnehmer weist die Kündigung erfolgreich zurück, weil der Unterzeichner nicht kündigungsberechtigt war. Der Arbeitgeber muss die Kündigung neu aussprechen. Da die Kündigungsfrist drei Monate zum Monatsende beträgt, endet das Arbeitsverhältnis nun erst zum 30. Juni und nicht wie geplant zum 31. März.
Zudem besteht das Risiko, dass der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage erhebt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nicht nur die Kündigungsberechtigung im Prozess nachweisen, sondern trägt auch das Kostenrisiko des Verfahrens. Eine unwirksame Kündigung kann daher zu erheblichen rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen für das Unternehmen führen.
Besondere Fallstricke bei Gesamtvertretung und interner Ermächtigung
Bei Gesellschaften mit mehreren Geschäftsführern ist die Gesamtvertretung ein häufiger Fehlerquell. Sind die Geschäftsführer im Handelsregister nur gemeinsam vertretungsberechtigt eingetragen, kann ein einzelner Geschäftsführer nur dann wirksam kündigen, wenn er von den anderen Geschäftsführern oder den Gesellschaftern intern ermächtigt wurde.
Diese interne Ermächtigung ist im Außenverhältnis relevant. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass eine Ermächtigungsurkunde vorgelegt wird. Wird sie nicht vorgelegt, kann er die Kündigung zurückweisen. Die interne Ermächtigung sollte daher schriftlich dokumentiert und bei Bedarf vorgelegt werden können.
Ähnliche Probleme können sich bei Personengesellschaften wie der GbR ergeben. Grundsätzlich sind alle Gesellschafter einer GbR gemeinschaftlich vertretungsberechtigt. Unterschreibt nur ein Gesellschafter allein, muss das Kündigungsschreiben erkennen lassen, dass die Kündigung auch im Namen der nicht unterzeichnenden Gesellschafter erfolgt. Dies erfordert einen hinreichend deutlichen Zusatz, der das Vertretungsverhältnis anzeigt.
Dürfen Mitarbeiter der Personalabteilung Kündigungen unterschreiben?
Nicht jeder Mitarbeiter der Personalabteilung ist kündigungsberechtigt. Die Rechtsprechung stellt hohe Anforderungen an die Stellung des Unterzeichners. Ein einfacher Sachbearbeiter, der mit Personalangelegenheiten betraut ist, kann in der Regel nicht wirksam kündigen. Dies gilt auch dann, wenn der Sachbearbeiter im Kündigungsschreiben als „Personalreferent“ bezeichnet wird.
Voraussetzung für eine wirksame Kündigung durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung ist, dass dieser eine Position innehat, die typischerweise mit Kündigungsbefugnis verbunden ist. Dies ist in der Regel bei Personalleitern der Fall, nicht jedoch bei einfachen Sachbearbeitern oder Referatsleitern.
Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass nur solche Mitarbeiter Kündigungen unterschreiben, deren Kündigungsbefugnis unzweifelhaft ist. Im Zweifel sollte ein Geschäftsführer oder ein Prokurist die Kündigung unterschreiben. Alternativ kann dem betreffenden Mitarbeiter eine ausdrückliche schriftliche Vollmacht erteilt werden, die bei Bedarf vorgelegt werden kann.
Was sollten Arbeitgeber bei der Kündigung unterschreiben beachten?
Arbeitgeber sollten vor Ausspruch einer Kündigung folgende Punkte prüfen:
- Vertretungsmacht klären: Wer im Unternehmen ist kündigungsberechtigt? Handelt es sich um einen gesetzlichen Vertreter, einen Prokuristen oder einen Personalleiter?
- Gesamtvertretung beachten: Bei mehreren Geschäftsführern prüfen, ob diese gemeinsam oder alleinvertretungsberechtigt sind. Bei Gesamtvertretung ist eine interne Ermächtigung erforderlich.
- Vollmachtsurkunden vorhalten: Bei rechtsgeschäftlicher Vollmacht sollten entsprechende Vollmachtsurkunden verfügbar sein und bei Bedarf vorgelegt werden können.
- Position bekannt machen: Die Position von Kündigungsberechtigten sollte im Unternehmen bekannt sein. Dies kann durch Organigramme oder entsprechende Bekanntmachungen erfolgen.
- Unterschrift richtig gestalten: Der Unterzeichner sollte mit vollem Namen unterschreiben. Bei Vertretern sollte das Vertretungsverhältnis deutlich gemacht werden, etwa durch den Zusatz „i.V.“ (in Vertretung).
- Formvorschriften beachten: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und vom Unterzeichner eigenhändig unterschrieben sein. Eine Kündigung per E-Mail oder Telefax ist unwirksam.
- Betriebsrat anhören: Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss dieser vor jeder Kündigung ordnungsgemäß angehört werden. Eine ohne vorherige Anhörung ausgesprochene Kündigung kann unwirksam sein.
Diese Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden
Typische Fehler bei der Kündigung sind:
- Kündigung durch einen nicht kündigungsberechtigten Mitarbeiter, etwa einen einfachen Sachbearbeiter der Personalabteilung
- Unterschrift durch nur einen von mehreren gesamtvertretungsberechtigten Geschäftsführern ohne interne Ermächtigung
- Fehlende Vorlage einer erforderlichen Vollmachtsurkunde
- Kündigung per E-Mail, Telefax oder WhatsApp
- Unklare Bezeichnung des Vertretungsverhältnisses im Kündigungsschreiben
- Nicht bekanntgemachte Position des Personalleiters
Diese Fehler können zur Unwirksamkeit der Kündigung führen und erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen haben.
Kündigungen sollten sorgfältig vorbereitet werden
Die Kündigungsberechtigung ist ein wesentliches Element einer wirksamen Kündigung. Arbeitgeber sollten vor Ausspruch einer Kündigung sorgfältig prüfen, wer im Unternehmen kündigungsberechtigt ist und welche Formalien zu beachten sind. Fehler bei der Kündigungsberechtigung können zur Unwirksamkeit der Kündigung führen und dazu, dass das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht.
Wenn Sie eine Kündigung rechtssicher vorbereiten oder die Kündigungsberechtigung in Ihrem Unternehmen klären möchten, berät die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Arbeitgeber und Unternehmen gerne zu den möglichen Handlungsoptionen.
Häufig gestellte Fragen zur Kündigungsberechtigung
Darf ein Prokurist immer kündigen?
Ja, ein Prokurist ist grundsätzlich zur Kündigung von Arbeitsverhältnissen berechtigt. Voraussetzung ist, dass die Prokura im Handelsregister eingetragen und bekanntgemacht worden ist. Der Prokurist muss keine Vollmachtsurkunde vorlegen, da § 174 BGB nicht gilt.
Kann ein Personalleiter ohne Vollmacht kündigen?
Ein Personalleiter kann kraft seiner Stellung kündigen, wenn seine Position als Personalleiter der Belegschaft bekannt ist. In diesem Fall gilt § 174 Satz 2 BGB, der ein Zurückweisungsrecht ausschließt. Ein bloßer Hinweis im Kündigungsschreiben reicht jedoch nicht aus.
Was passiert, wenn die Kündigung von einem Unberechtigten unterschrieben wurde?
Der gekündigte Arbeitnehmer kann die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Die Kündigung ist dann unwirksam und das Arbeitsverhältnis besteht fort. Der Arbeitgeber muss die Kündigung neu aussprechen, was zu einer Verschiebung des Beendigungszeitpunkts führen kann.
Müssen alle Geschäftsführer unterschreiben?
Bei Gesamtvertretung müssen grundsätzlich alle Geschäftsführer gemeinsam unterschreiben. Eine interne Ermächtigung eines einzelnen Geschäftsführers ist möglich, erfordert jedoch bei Ausspruch der Kündigung die Vorlage einer Ermächtigungsurkunde.
Dürfen Mitarbeiter der Personalabteilung kündigen?
Nicht alle Mitarbeiter der Personalabteilung sind kündigungsberechtigt. Ein einfacher Sachbearbeiter kann in der Regel nicht wirksam kündigen. Erforderlich ist eine Position, die typischerweise mit Kündigungsbefugnis verbunden ist, etwa die eines Personalleiters.
Ist eine Kündigung per E-Mail wirksam?
Nein, eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam. § 623 BGB verlangt zwingend die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per Telefax, WhatsApp oder SMS ist ebenfalls unwirksam.
Kann eine Kündigung nachträglich geheilt werden?
Nein, eine wegen fehlender Kündigungsberechtigung zurückgewiesene Kündigung kann nicht durch nachträgliche Vorlage einer Vollmachtsurkunde geheilt werden. Der Arbeitgeber muss die Kündigung neu aussprechen.
