Arbeitgeber müssen den Zugang einer Kündigung im Streitfall darlegen und beweisen. Eine ohne Nachweis des Zugangs ausgesprochene Kündigung kann unwirksam sein, obwohl das Kündigungsschreiben formal korrekt erstellt wurde. Die Wahl der richtigen Zustellungsart ist daher für die Rechtssicherheit einer Kündigung von entscheidender Bedeutung. Fehler bei der Zustellung können dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht und das Unternehmen unnötige Kosten und Risiken trägt.
Warum der Zugangsnachweis so wichtig ist
Für den Zugang der Kündigung und den Zeitpunkt des Zugangs ist der Kündigende darlegungs- und beweispflichtig. § 130 Abs. 1 BGB bestimmt, dass eine Willenserklärung einem Abwesenden gegenüber wirksam wird, wenn sie ihm zugeht. Zugegangen ist eine Erklärung, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Im Arbeitsrecht kommt hinzu, dass die Kündigung nach § 623 BGB der Schriftform bedarf.
Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Kann der Arbeitgeber den Zugang der Kündigung nicht beweisen, geht dies zu seinen Lasten. Der Arbeitnehmer kann den Zugang bestreiten, und ohne ausreichenden Beweis bleibt die Kündigung unwirksam. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kündigung inhaltlich berechtigt gewesen wäre oder alle anderen Voraussetzungen erfüllt waren.
Persönliche Übergabe – die sicherste Methode
Die persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens an den Arbeitnehmer ist die sicherste Zustellungsart. Bei Anwesenheit des Arbeitnehmers geht die Kündigung im Zeitpunkt der Übergabe zu. Der Arbeitnehmer erhält das Originalschriftstück in seine tatsächliche Verfügungsgewalt und kann vom Inhalt Kenntnis nehmen.
Wichtig: Es empfiehlt sich, bei der persönlichen Übergabe Zeugen hinzuzuziehen, die den Übergabevorgang bezeugen können. Alternativ kann der Arbeitnehmer aufgefordert werden, den Erhalt der Kündigung schriftlich zu bestätigen. Zu einer solchen Bestätigung ist der Arbeitnehmer zwar nicht verpflichtet, aber seine Unterschrift auf einem Empfangsbekenntnis bietet dem Arbeitgeber zusätzliche Sicherheit.
Zustellung durch einen Boten – praktikabel und sicher
Ist eine persönliche Übergabe durch den Arbeitgeber nicht möglich oder gewünscht, bietet die Zustellung durch einen Boten eine sehr sichere Alternative. Der Bote kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine externe Vertrauensperson sein.
Der Bote sollte das Kündigungsschreiben unverschlossen erhalten, das Schreiben lesen und anschließend kuvertieren. Nur so kann der Bote im Streitfall nicht nur den Übergabevorgang, sondern auch den Inhalt des überbrachten Schreibens als Zeuge bestätigen. Nach der Zustellung sollte der Bote ein Überbringerprotokoll erstellen, in dem Ort, Datum, Uhrzeit, Empfängeradresse und Art der Zustellung dokumentiert werden.
Besonders sicher ist der Einsatz von zwei Boten. In diesem Fall können beide Boten den Zustellungsvorgang übereinstimmend bestätigen, was die Beweiskraft erhöht. Die Zustellung durch einen Boten ist in der Praxis oft die beste Lösung, da sie mit vertretbarem Aufwand einen hohen Grad an Rechtssicherheit bietet.
Einwurf-Einschreiben – warum Vorsicht geboten ist
Das Einwurf-Einschreiben wird in der Praxis häufig für Kündigungen genutzt, ist jedoch mit erheblichen Beweisrisiken verbunden. Beim Einwurf-Einschreiben wirft der Postbote das Schreiben direkt in den Briefkasten des Empfängers und dokumentiert diesen Vorgang. Die Kündigung geht mit dem Einwurf in den Briefkasten zu, sobald nach der Verkehrsanschauung mit der Leerung zu rechnen ist.
Das Problem liegt im Beweis des Zugangs. Ein reiner Einlieferungsbeleg, der bestätigt, dass die Sendung bei der Post aufgegeben wurde, beweist nicht den Zugang. Auch der Online-Status „Zugestellt“ reicht als Beweis nicht aus. Nur die Kombination aus Einlieferungsbeleg und der Reproduktion des Auslieferungsbelegs, der vom Postzusteller unterschrieben wurde, kann einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen.
Die Rechtsprechung hat die Beweiskraft des Einwurf-Einschreibens in jüngerer Zeit deutlich eingeschränkt. Der Grund: Das Verfahren der Post wurde geändert. Früher klebte der Zusteller ein Identifikationslabel („Peel-off-Label“) auf den Auslieferungsbeleg und unterschrieb diesen persönlich. Heute scannt der Zusteller lediglich einen Strichcode, das Datum wird automatisch hinterlegt. Die individuelle Verantwortung des Zustellers ist geringer geworden, was die Beweiskraft schwächt.
Wird kein Auslieferungsbeleg mehr vorgelegt, weil die Anfragefrist bei der Post abgelaufen ist, fällt dies in die Risikosphäre des Absenders. Aufgrund dieser unsicheren Rechtslage ist vom Versand von Kündigungen per Einwurf-Einschreiben dringend abzuraten.
Übergabe-Einschreiben und andere Postwege – warum sie ungeeignet sind
Das Übergabe-Einschreiben ist für Kündigungen ebenfalls nicht empfehlenswert. Bei diesem Verfahren übergibt der Postbote das Schreiben nur persönlich an den Adressaten. Ist der Empfänger nicht anzutreffen, wird ein Benachrichtigungszettel in den Briefkasten geworfen und das Schreiben in der Postfiliale zur Abholung hinterlegt. Die Kündigung geht erst mit der tatsächlichen Abholung zu, nicht bereits mit Einwurf des Benachrichtigungszettels.
Der Benachrichtigungszettel begründet keinen Zugang. Kommt der Arbeitnehmer der Aufforderung zur Abholung nicht nach, geht die Kündigung nicht zu. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall keine Möglichkeit, den Zugang zu erzwingen. Das Übergabe-Einschreiben birgt damit das Risiko, dass die Kündigung gerade dann nicht zugestellt wird, wenn der Arbeitnehmer die Abholung verweigert oder verpasst.
Ein einfacher Brief ist für Kündigungen völlig ungeeignet, da keinerlei Zugangsnachweis besteht. Ein Einschreiben mit Rückschein beweist nur die Absendung, nicht den Zugang. Wird der Empfänger nicht angetroffen, bleibt der Einschreibenbrief auf der Post liegen und geht ohne Rückschein an den Absender zurück.
Wann der Zugang als erfolgt gilt
Der Zugang einer Kündigung ist nach § 130 Abs. 1 BGB zu dem Zeitpunkt erfolgt, in dem die Erklärung so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Bei Einwurf in den Briefkasten ist maßgeblich, wann nach der Verkehrsanschauung mit der Leerung zu rechnen ist.
Wichtig: Auf individuelle Umstände des Empfängers kommt es nicht an. Ist der Arbeitnehmer beispielsweise krank oder vorübergehend abwesend und kann den Briefkasten nicht leeren, bleibt der Zugang dennoch wirksam. Ihm obliegt die Obliegenheit, Vorkehrungen für die Kenntnisnahme zu treffen. Die Verkehrsanschauung am Zustellungsort ist entscheidend.
Für die Praxis bedeutet dies: Wird die Kündigung in den Briefkasten eingeworfen, ist der Zugang in der Regel noch am selben Tag anzunehmen, wenn dies innerhalb der üblichen Postzustellzeiten erfolgt. Bei Einwurf am späten Abend oder am Wochenende kann der Zugang erst am nächsten Werktag angenommen werden.
Besonderheiten bei fristgebundenen Kündigungen
Bei einer außerordentlichen Kündigung nach § 626 BGB muss die Kündigungserklärung innerhalb der Zwei-Wochen-Frist zugehen. Es genügt nicht, dass die Kündigung innerhalb dieser Frist zur Post gegeben wurde. Der Zugang muss innerhalb der Frist beim Arbeitnehmer erfolgt sein.
Dies macht eine zuverlässige Zustellungsart besonders wichtig. Wählt der Arbeitgeber eine unsichere Zustellmethode wie das Einwurf-Einschreiben und kann der Zugang nicht beweisen, kann die Frist versäumt sein, obwohl die Kündigung fristgerecht zur Post gegeben wurde. In diesem Fall wird die außerordentliche Kündigung unwirksam, auch wenn der Kündigungsgrund an sich berechtigt war.
Auch bei ordentlichen Kündigungen, bei denen die Kündigungsfrist ab dem Zugang des Kündigungsschreibens läuft, ist der genaue Zeitpunkt des Zugangs relevant. Ein unsicherer Zugangsnachweis kann dazu führen, dass der Beginn der Kündigungsfrist streitig bleibt.
Typische Fehler bei der Zustellung
Ein häufiger Fehler ist die Zustellung per einfacher Briefpost. Der Arbeitgeber kann im Streitfall nicht beweisen, dass das Schreiben den Arbeitnehmer überhaupt erreicht hat. Postsendungen können verloren gehen, und der Verlust auf dem Postweg ist nicht ausgeschlossen.
Ein weiterer Fehler ist die alleinige Nutzung des Einwurf-Einschreibens ohne rechtzeitige Anforderung des Auslieferungsbelegs. Ohne die Reproduktion des Auslieferungsbelegs reicht die Kombination aus Einlieferungsbeleg und Online-Status nicht als Beweis aus.
Auch das Übergabe-Einschreiben wird oft fälschlicherweise als sicher angesehen. Arbeitgeber übersehen, dass der Benachrichtigungszettel keinen Zugang begründet und der Arbeitnehmer die Abholung verweigern oder verpassen kann.
Manchmal wird Kündigungen per E-Mail oder Telefax zugestellt. Beide Zustellungsarten sind unwirksam, da sie die Schriftform des § 623 BGB nicht wahren. Die elektronische Form ist bei Kündigungen ausdrücklich ausgeschlossen.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte die Personalabteilung die Zustellung sorgfältig planen. Prüfen Sie zunächst, ob eine persönliche Übergabe möglich ist. Wenn ja, laden Sie den Arbeitnehmer zu einem Gespräch ein und übergeben Sie das Kündigungsschreiben im Beisein eines Zeugen.
Ist eine persönliche Übergabe nicht praktikabel, beauftragen Sie einen oder zwei vertrauenswürdige Mitarbeiter als Boten. Lassen Sie die Boten das Kündigungsschreiben unverschlossen überbringen, lesen und kuvertieren. Erstellen Sie ein detailliertes Überbringerprotokoll mit Ort, Datum, Uhrzeit und Empfängeradresse.
Verzichten Sie auf das Einwurf-Einschreiben, wenn es sich vermeiden lässt. Die Beweisrisiken überwiegen die Vorteile der einfachen Handhabung. Nutzen Sie auf keinen Fall einfache Briefpost oder das Übergabe-Einschreiben für Kündigungen.
Dokumentieren Sie den gesamten Zustellungsvorgang sorgfältig. Bewahren Sie alle Belege, Protokolle und Zeugenaussagen auf. Im Falle einer Kündigungsschutzklage können diese Unterlagen entscheidend sein, um den Zugang der Kündigung zu beweisen.
Kündigungen sollten sorgfältig vorbereitet werden
Die rechtssichere Zustellung einer Kündigung ist ein wesentlicher Bestandteil der Kündigungsvorbereitung. Fehler bei der Zustellung können dazu führen, dass eine ansonsten berechtigte Kündigung unwirksam wird. Arbeitgeber sollten daher nicht nur den Inhalt der Kündigung, sondern auch die Art und Weise der Zustellung sorgfältig prüfen und dokumentieren.
Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Arbeitgeber und Unternehmen bei der rechtssicheren Vorbereitung und Umsetzung von Kündigungen. Wir unterstützen Sie bei der Wahl der geeigneten Zustellungsart, der Erstellung der notwendigen Dokumentation und der Bewertung des arbeitsrechtlichen Prozessrisikos.
Häufig gestellte Fragen zur Kündigungszustellung
Ist eine Kündigung per E-Mail zulässig?
Nein, eine Kündigung per E-Mail ist unwirksam. Nach § 623 BGB bedarf die Kündigung der Schriftform, und die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Eine E-Mail erfüllt das Schriftformerfordernis nicht, selbst wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.
Kann ein Kollege als Bote die Kündigung zustellen?
Ja, ein Kollege kann als Bote die Kündigung zustellen. Der Bote sollte das Kündigungsschreiben unverschlossen erhalten, lesen und anschließend kuvertieren. Nur so kann er im Streitfall sowohl den Übergabevorgang als auch den Inhalt des Schreibens bestätigen. Ein Überbringerprotokoll ist empfehlenswert.
Wann gilt eine Kündigung als zugegangen?
Eine Kündigung gilt als zugegangen, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Bei Einwurf in den Briefkasten ist dies in der Regel noch am selben Tag der Fall, wenn der Einwurf innerhalb der üblichen Postzustellzeiten erfolgt.
Reicht ein Einschreiben mit Rückschein als Beweis?
Nein, ein Einschreiben mit Rückschein reicht nicht als Beweis für den Zugang aus. Es beweist nur die Absendung, nicht den Zugang. Wird der Empfänger nicht angetroffen, geht der Brief ohne Rückschein an den Absender zurück, und es liegt kein Zugangsnachweis vor.
Was passiert, wenn der Zugang nicht bewiesen werden kann?
Kann der Arbeitgeber den Zugang der Kündigung nicht beweisen, bleibt die Kündigung unwirksam. Das Arbeitsverhältnis fortbesteht, und der Arbeitnehmer kann weiterhin Arbeitsentgelt fordern. Der Arbeitgeber trägt das volle Risiko einer fehlerhaften Zustellung.
Ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher möglich?
Ja, die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist möglich. Sie bietet einen sehr sicheren Zugangsnachweis through die Zustellungsurkunde. Allerdings ist diese Form der Zustellung mit erheblichen Kosten verbunden und wird in der Praxis daher selten genutzt.
Muss der Arbeitnehmer den Erhalt der Kündigung bestätigen?
Nein, der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, den Erhalt der Kündigung schriftlich zu bestätigen. Eine solche Bestätigung bietet dem Arbeitgeber jedoch zusätzliche Sicherheit. Ohne Bestätigung muss der Arbeitgeber den Zugang auf andere Weise beweisen.
