Wer eine Kündigung per Post erhält, muss innerhalb von drei Wochen nach dem Zugang der schriftlichen Kündigung Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erheben – sofern er sich gegen die Kündigung wehren möchte. Der entscheidende Stichtag für diese Frist ist nicht das Datum auf dem Kündigungsschreiben und auch nicht der Poststempel, sondern der Tag, an dem die Kündigung dem Arbeitnehmer rechtlich zugegangen ist. Bei einer postalischen Zustellung ist das nicht immer der Tag, an dem der Arbeitnehmer den Brief tatsächlich in den Händen hält. Welche Regeln gelten und wie Arbeitnehmer das maßgebliche Datum ermitteln und absichern können, erklärt dieser Beitrag.
Kurz zusammengefasst
- Der Zugang der Kündigung ist der rechtliche Zeitpunkt, ab dem die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG zu laufen beginnt. Er fällt nicht zwingend mit dem Datum auf dem Schreiben oder dem Poststempel zusammen.
- Bei Einwurf in den Hausbriefkasten gilt die Kündigung an dem Tag als zugegangen, an dem nach der allgemeinen Verkehrsauffassung mit der nächsten Leerung des Briefkastens zu rechnen ist – regelmäßig am Ende der üblichen Postzustellzeiten.
- Wird der Brief außerhalb der üblichen Zustellzeiten, an Sonn- oder Feiertagen oder in den Abendstunden eingeworfen, verschiebt sich der Zugang auf den nächsten Werktag.
- Der Arbeitgeber muss den Zugang der Kündigung beweisen. Streit über das Zugangsdatum ist in der Praxis einer der häufigsten Angriffspunkte in Kündigungsschutzverfahren.
- Wer die Kündigung erst verspätet entdeckt – etwa wegen Urlaubs oder Krankheit –, kann unter strengen Voraussetzungen die nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage nach § 5 KSchG beantragen.
- Arbeitnehmer sollten den Tag der Postentnahme und alle Begleitumstände umgehend dokumentieren, um sich Beweise zu sichern.
Was bedeutet „Zugang“ einer Kündigung rechtlich?
Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Sie wird nach § 130 Abs. 1 BGB in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie dem Empfänger zugeht. Zugangen ist die Kündigung, wenn sie in verkehrsüblicher Weise in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Empfängers gelangt ist und für diesen unter gewöhnlichen Verhältnissen die Möglichkeit besteht, von ihr Kenntnis zu nehmen. Bei einer postalischen Zustellung bedeutet das: Der Brief muss so in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt sein, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Ein Einwurf in den Hausbriefkasten erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich.
Entscheidend ist nicht, ob der Arbeitnehmer den Brief tatsächlich gelesen hat, sondern ob er die Möglichkeit dazu hatte. Ob der Arbeitnehmer im Urlaub ist, krankheitsbedingt das Bett hütet oder aus anderen Gründen den Briefkasten vorübergehend nicht leert, ändert am Zugang nichts. Der Arbeitnehmer trifft die Obliegenheit, die nötigen Vorkehrungen zu treffen, um von ihm zugehende Erklärungen auch zur Kenntnis zu nehmen. Unterlässt er das, geht die Kündigung dennoch zu.
Wann genau beginnt die 3-Wochen-Frist bei einer Kündigung per Post?
Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt mit dem Zugang der schriftlichen Kündigung. Bei Einwurf in den Hausbriefkasten gilt die Kündigung an dem Tag als zugegangen, an dem nach der allgemeinen Verkehrsauffassung mit der nächsten Leerung des Briefkastens zu rechnen ist. Dabei kommt es nicht auf die individuellen Gewohnheiten des einzelnen Arbeitnehmers an, sondern auf eine generalisierende Betrachtung: Es gilt die Verkehrsanschauung, wonach Hausbriefkästen im Allgemeinen unmittelbar nach Abschluss der üblichen Postzustellzeiten geleert werden.
Wird der Brief von einem Zusteller der Deutschen Post AG während der üblichen Postzustellzeiten in den Briefkasten eingelegt, spricht ein Beweis des ersten Anscheins dafür, dass der Einwurf zu diesen Zeiten erfolgt ist. Die Kündigung gilt dann an diesem Tag als zugegangen. Die genaue Uhrzeit muss nicht ermittelt werden. Ist der Brief jedoch erst am späten Abend oder in der Nacht eingeworfen worden, verschiebt sich der Zugang auf den nächsten Werktag. Dasselbe gilt für Sonn- und Feiertage: An diesen Tagen ist eine Briefkastenleerung nicht verkehrsüblich, die Kündigung geht erst am folgenden Werktag zu.
Wichtig: Die dreiwöchige Klagefrist nach § 4 KSchG beginnt mit dem Tag nach dem Zugang. Hat der Arbeitnehmer die Kündigung also beispielsweise an einem Montag im Briefkasten gefunden und geht der Zugang auf diesen Montag zurück, beginnt die Frist am Dienstag und endet drei Wochen später.
Einwurf-Einschreiben und Übergabe-Einschreiben: Unterschiede beim Zugang
Die Art der postalischen Zustellung hat erhebliche Bedeutung für die Frage, wann die Kündigung zugeht und wie der Zugang bewiesen werden kann. Beim Einwurf-Einschreiben wirft der Zusteller den Brief in den Briefkasten des Empfängers ein und dokumentiert dies durch einen Auslieferungsbeleg. Spricht der Auslieferungsbeleg für den Einwurf an einem bestimmten Werktag, so begründet dies nach überwiegender Auffassung den Beweis des ersten Anscheins dafür, dass die Kündigung an diesem Tag zugegangen ist – sofern der Einwurf während der postüblichen Zustellzeiten erfolgte.
Beim Übergabe-Einschreiben hingegen muss der Brief dem Empfänger persönlich übergeben werden. Wird der Empfänger nicht angetroffen und hinterlässt der Zusteller eine Benachrichtigung im Briefkasten, geht die Kündigung erst zu, wenn der Empfänger sie bei der Post abholt. Nimmt der Arbeitnehmer die Sendung jedoch nicht ab, kann der Zugang unter Umständen ausbleiben. Das kann für den Arbeitgeber riskant sein, weil die Kündigung dann möglicherweise nicht wirksam zugegangen ist.
Aus unserer anwaltlichen Praxis wissen wir: Gerade beim Einwurf-Einschreiben kommt es häufig darauf an, ob der Arbeitgeber den Auslieferungsbeleg vollständig vorlegen kann. Ein bloßer Ausdruck des Sendungsverlaufs reicht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht aus, um den Zugang zu beweisen. Fehlt der Auslieferungsbeleg, kann der Arbeitgeber den Zugang der Kündigung unter Umständen nicht nachweisen – mit der Folge, dass die Klagefrist möglicherweise gar nicht zu laufen begonnen hat.
Was ist entscheidend: Datum auf dem Schreiben, Poststempel oder Zugangstag?
Das Datum, das oben auf dem Kündigungsschreiben steht, ist rechtlich ohne Bedeutung für den Beginn der Klagefrist. Es gibt lediglich an, wann der Arbeitgeber die Kündigung verfasst hat. Auch der Poststempel oder der Einlieferungsbeleg sagen nichts darüber aus, wann die Kündigung dem Arbeitnehmer tatsächlich zugegangen ist. Ausschlaggebend ist allein der Zugangszeitpunkt.
Das bedeutet: Eine Kündigung kann beispielsweise auf den 1. des Monats datiert sein, aber erst am 5. des Monats im Briefkasten des Arbeitnehmers liegen und damit erst an diesem Tag zugehen. Die dreiwöchige Klagefrist beginnt erst ab dem 6. des Monats zu laufen. Umgekehrt kann eine Kündigung, die der Arbeitgeber erst Wochen nach Ausstellung abschickt, auch erst Wochen später zugehen.
Praktisch besonders relevant ist dieser Punkt, wenn Arbeitnehmer das Datum auf dem Kündigungsschreiben mit dem Zugangsdatum verwechseln und die Klagefrist fälschlicherweise ab dem Datum auf dem Brief berechnen. Das kann dazu führen, dass die Klage entweder zu früh oder zu spät erhoben wird.
Wie können Arbeitnehmer den Zugang dokumentieren?
Da der Arbeitgeber den Zugang der Kündigung beweisen muss, könnte man meinen, der Arbeitnehmer brauche selbst nichts zu dokumentieren. Das ist jedoch ein Trugschluss. In der Praxis ist der Zugang häufig zwischen den Parteien streitig. Wenn der Arbeitgeber behauptet, die Kündigung sei bereits an einem bestimmten Tag zugestellt worden, der Arbeitnehmer aber erst später davon erfahren hat, kommt es auf die Umstände des Einzelfalls an. Je besser der Arbeitnehmer den tatsächlichen Ablauf dokumentieren kann, desto sicherer ist seine rechtliche Position.
Konkret sollten Arbeitnehmer folgende Schritte unternehmen: Notieren Sie sofort, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit Sie den Briefkasten geleert und das Kündigungsschreiben gefunden haben. Fotografieren Sie den Briefumschlag, falls vorhanden mit dem Poststempel. Bewahren Sie den Umschlag auf. Wenn Familienmitglieder oder Mitbewohner den Briefkasten geleert haben, notieren Sie auch deren Namen und den Zeitpunkt. Bei einem Einwurf-Einschreiben können Sie prüfen, ob ein Zustellbeleg vorliegt, und sich diesen aushändigen lassen.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Wenn der Arbeitnehmer den Briefkasten nicht täglich leert, kann der Arbeitgeber argumentieren, die Kündigung sei bereits früher zugestellt und damit früher zugegangen. Hier kann der Arbeitnehmer entlasten, wenn er nachweisen kann, dass er etwa wegen einer mehrtägigen Abwesenheit den Briefkasten erst zu einem bestimmten Zeitpunkt leeren konnte. Allerdings gilt bei vorübergehender Abwesenheit – wie einem ein- bis zweiwöchigen Urlaub –, dass der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, besondere Vorkehrungen für die Postentnahme zu treffen. Die Kündigung geht trotzdem zu, aber der Arbeitnehmer kann unter Umständen nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage nach § 5 KSchG beantragen, wenn er wegen der Abwesenheit die Frist versäumt hat.
Was passiert, wenn das Zugangsdatum streitig ist?
Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Auffassungen darüber vertreten, wann die Kündigung zugegangen ist, muss das Arbeitsgericht dies aufklären. Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für den Zugang. Er muss konkret vortragen, wann und auf welchem Weg die Kündigung zugestellt wurde. Gelingt ihm der Nachweis nicht, kann die Kündigung als nicht zugegangen behandelt werden – mit der Folge, dass die Klagefrist nicht zu laufen begonnen hat und eine Kündigungsschutzklage nicht verspätet ist.
In der anwaltlichen Beratung zeigt sich häufig, dass Arbeitgeber sich auf den Einwurf in den Briefkasten berufen, aber keinen lückenlosen Nachweis erbringen können. Wenn etwa nur der Sendungsverlauf eines Einwurf-Einschreibens vorgelegt wird, ohne den Auslieferungsbeleg, reicht das nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht aus, um den Zugang zu beweisen. In solchen Fällen kann es für den Arbeitnehmer vorteilhaft sein, wenn er seinerseits nachweisen kann, wann er den Brief tatsächlich gefunden hat.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer findet das Kündigungsschreiben an einem Montagmorgen im Briefkasten. Der Arbeitgeber behauptet, die Kündigung sei bereits am vorherigen Freitag zugestellt worden. Kann der Arbeitnehmer darlegen, dass er den Briefkasten am Freitag und am Wochenende mehrfach geleert hat und das Schreiben dort nicht lag, spricht viel dafür, dass die Kündigung erst am Montag zugegangen ist. Die Klagefrist beginnt dann erst am Dienstag.
Wenn die Frist durch Urlaub oder Krankheit versäumt wurde
Geht die Kündigung dem Arbeitnehmer während einer Abwesenheit zu, etwa weil er sich im Urlaub befindet, ändert das nichts am Zugang. Die Kündigung geht trotzdem zu, wenn sie in den Briefkasten eingeworfen wird. Die Klagefrist beginnt zu laufen. Ist der Arbeitnehmer jedoch wegen der Abwesenheit daran gehindert, rechtzeitig Klage zu erheben, kann er die nachträgliche Zulassung der Kündigungsschutzklage nach § 5 Abs. 1 KSchG beantragen.
Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer trotz Anwendung aller ihm nach Lage der Umstände zuzumutenden Sorgfalt verhindert war, die Klage innerhalb von drei Wochen zu erheben. Bei einem Urlaub von bis zu etwa sechs Wochen kann das gegeben sein, wenn der Arbeitnehmer nach Rückkehr die verbleibende Zeit nicht mehr ausreicht, um Klage zu erheben. Der Antrag auf nachträgliche Zulassung muss innerhalb von zwei Wochen nach Behebung des Hindernisses gestellt werden, längstens jedoch innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der versäumten Klagefrist.
Die Anforderungen sind streng. Schon leichte Fahrlässigkeit schließt die nachträgliche Zulassung aus. Wer sich im Urlaub befindet, muss nach Rückkehr unverzüglich handeln. Eine bloße Unkenntnis der Klagefrist reicht nicht aus – der Arbeitnehmer muss sich rechtzeitig informieren oder rechtlichen Rat einholen. Aus unserer anwaltlichen Praxis ist dieser Punkt besonders kritisch: Viele Arbeitnehmer versäumen die Frist, weil sie nach der Rückkehr aus dem Urlaub zunächst abwarten oder mit dem Arbeitgeber verhandeln möchten, statt sofort rechtliche Schritte einzuleiten.
Diese Fehler können teuer werden
Einige Fehler, die Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem Zugangsdatum einer Kündigung machen, können gravierende rechtliche Folgen haben. Das Datum auf dem Kündigungsschreiben als maßgeblichen Stichtag zu betrachten, ist einer der häufigsten Irrtümer. Die Klagefrist richtet sich ausschließlich nach dem Zugang, nicht nach dem Ausstellungsdatum. Wer die Frist ab dem Datum auf dem Brief berechnet, kann sie versehentlich versäumen.
Ein weiterer typischer Fehler: Der Arbeitnehmer wartet ab, ob der Arbeitgeber sich noch einmal meldet oder ob sich eine einvernehmliche Lösung finden lässt. Während solcher Gespräche läuft die Klagefrist unerbittlich weiter. Scheitern die Verhandlungen erst nach Ablauf der drei Wochen, ist es für eine Kündigungsschutzklage zu spät. Vergleichsverhandlungen mit dem Arbeitgeber rechtfertigen grundsätzlich nicht die nachträgliche Zulassung der Klage.
Auch der Umschlag der Kündigung wird oft achtlos weggeworfen. Gerade bei Streit über das Zugangsdatum kann der Umschlag mit Poststempel jedoch ein wichtiges Beweismittel sein. Ebenso sollten Arbeitnehmer keine vorschnellen Erklärungen abgeben, etwa den Erhalt der Kündigung schriftlich bestätigen, ohne sich über die rechtlichen Folgen im Klaren zu sein.
Wenn die Kündigung per Post kommt: So gehen Sie jetzt vor
Wenn Sie eine Kündigung per Post erhalten haben, notieren Sie umgehend den Tag und die Uhrzeit der Postentnahme. Fotografieren Sie den Briefumschlag und das Kündigungsschreiben. Bewahren Sie alle Unterlagen sorgfältig auf. Leeren Sie den Briefkasten künftig täglich und notieren Sie sich die Zeiten, solange der Zugang streitig sein könnte. Setzen Sie sich zeitnah mit einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsanwalt in Verbindung, um die Frist korrekt zu berechnen und gegebenenfalls rechtzeitig Kündigungsschutzklage zu erheben. Das zuständige Arbeitsgericht – in München etwa das Arbeitsgericht München – ist rasch erreichbar, aber die Frist läuft unabhängig davon, wie schnell ein Termin zustande kommt.
Die Klagefrist ernst nehmen und das Zugangsdatum richtig ermitteln
Das Zugangsdatum einer Kündigung per Post ist einer der entscheidenden Punkte im gesamten Kündigungsschutzrecht. Es bestimmt, ab wann die dreiwöchige Klagefrist läuft, und es kann im Streitfall darüber entscheiden, ob eine Kündigungsschutzklage noch rechtzeitig erhoben wurde oder ob die Kündigung als wirksam gilt. Wer das Zugangsdatum falsch einschätzt, riskiert den Verlust aller rechtlichen Möglichkeiten. Wenn Sie eine Kündigung per Post erhalten haben und unsicher sind, an welchem Tag sie Ihnen rechtlich zugegangen ist, berät Sie die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne bei der rechtlichen Prüfung und den möglichen nächsten Schritten.
