Arbeitgeber, die sich von einem Arbeitnehmer trennen möchten, müssen die Kündigung sorgfältig vorbereiten. Fehler bei der Kündigungsvorbereitung können dazu führen, dass die Kündigung unwirksam ist und das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht. Zudem drohen arbeitsgerichtliche Verfahren mit erheblichen Kosten und Zeitaufwand. Eine strukturierte Vorbereitung hilft, rechtliche Risiken zu minimieren und die Entscheidung rechtssicher umzusetzen.
Welche Kündigungsgründe gibt es und wie unterscheiden sie sich?
Arbeitgeber können Kündigungen aus unterschiedlichen Gründen aussprechen. Die Unterscheidung ist wichtig, da jede Kündigungsart eigene Voraussetzungen hat. Grundsätzlich lassen sich drei Kategorien unterscheiden:
Bei der verhaltensbedingten Kündigung liegt der Grund im Verhalten des Arbeitnehmers. Typische Beispiele sind wiederholte Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, Verstöße gegen betriebliche Regelungen oder andere schuldhafte Pflichtverletzungen. Voraussetzung ist in der Regel eine vorherige Abmahnung, es sei denn, der Verstoß ist so schwerwiegend, dass eine Abmahnung entbehrlich ist.
Die personenbedingte Kündigung beruht auf Gründen in der Person des Arbeitnehmers, die dieser nicht steuern kann. Der wichtigste personenbedingte Kündigungsgrund ist Krankheit. Auch dauernde Leistungsunfähigkeit oder der Verlust einer erforderlichen Qualifikation können personenbedingte Kündigungsgründe sein.
Betriebsbedingte Kündigungen haben ihre Ursache im Unternehmen selbst. Sie kommen in Betracht, wenn Arbeitsplätze aus unternehmerischen Gründen wegfallen, etwa durch Rationalisierungsmaßnahmen, Auftragsrückgang oder Betriebsstilllegungen. Hierbei ist eine soziale Auswahl unter den vergleichbaren Arbeitnehmern erforderlich.
Was müssen Arbeitgeber vor Ausspruch einer Kündigung prüfen?
Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, sollte die Personalabteilung eine systematische Prüfung durchführen. Zunächst ist der Arbeitsvertrag auf Kündigungsmöglichkeiten und Fristen zu überprüfen. Tarifvertragliche oder einzelvertragliche Sonderregelungen können von den gesetzlichen Regelungen abweichen.
Wichtig ist die Prüfung, ob das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet. Nach § 23 KSchG gilt das Kündigungsschutzgesetz grundsätzlich in Betrieben mit mehr als zehn Arbeitnehmern, wobei eine Übergangsregelung für Arbeitsverhältnisse zu beachten ist, die vor dem 1. Januar 2004 bestanden haben. Liegen die Voraussetzungen des Kündigungsschutzgesetzes vor, ist die Kündigung nur sozial gerechtfertigt, wenn sie durch Gründe bedingt ist, die in der Person oder im Verhalten des Arbeitnehmers liegen oder durch dringende betriebliche Erfordernisse gerechtfertigt ist.
Bei krankheitsbedingten Kündigungen ist eine dreistufige Prüfung erforderlich. Zunächst muss eine negative Gesundheitsprognose vorliegen, also die begründete Besorgnis weiterer krankheitsbedingter Ausfallzeiten. Zudem müssen die Fehlzeiten zu einer erheblichen Beeinträchtigung betrieblicher Interessen führen. Schließlich ist in einer Interessenabwägung zu prüfen, ob diese Belastung für den Arbeitgeber zumutbar ist.
Bei verhaltensbedingten Kündigungen ist zu prüfen, ob eine Abmahnung erforderlich und bereits ausgesprochen wurde. Die Abmahnung muss das konkrete Fehlverhalten benennen, eine Wiederholungsgefahr aufzeigen und androhen, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses in Frage gestellt wird.
Die Betriebsratsanhörung: Eine häufige Fehlerquelle
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, muss dieser vor jeder Kündigung angehört werden. Nach § 102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG ist eine ohne vorherige Anhörung ausgesprochene Kündigung unwirksam. Die Betriebsratsanhörung ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen.
Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat alle für die Kündigung aus seiner Sicht maßgeblichen Umstände mitteilen. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat so umfassend informiert werden muss, dass er ohne eigene Nachforschungen die Stichhaltigkeit der Kündigungsgründe prüfen kann. Bei einer verhaltensbedingten Kündigung sind das konkrete Fehlverhalten, die erteilten Abmahnungen und entlastende Umstände zu nennen. Bei einer krankheitsbedingten Kündigung müssen die genauen Fehlzeiten, die Art der Erkrankung soweit bekannt und die betrieblichen Auswirkungen dargelegt werden.
Wichtig: Die Anhörung muss vor Ausspruch der Kündigung erfolgen. Der Betriebsrat hat bei einer ordentlichen Kündigung eine Woche Zeit zur Stellungnahme. Das Anhörungsverfahren muss abgeschlossen sein, bevor die Kündigung ausgesprochen wird. Eine Kündigung, die während der laufenden Anhörungsfrist ausgesprochen wird, ist unwirksam.
Kündigungsfristen korrekt bestimmen und berechnen
Die Kündigungsfrist richtet sich nach § 622 BGB, sofern der Arbeitsvertrag keine abweichende Regelung enthält. Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Frist bis zu sieben Monaten zum Ende eines Kalendermonats bei einer Betriebszugehörigkeit von 20 Jahren.
Tarifverträge, Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen können abweichende Fristen regeln. Zu prüfen ist auch, ob für den Arbeitnehmer eine längere Kündigungsfrist vereinbart ist, da die Kündigung zum nächstmöglichen Termin nur mit der für den Arbeitnehmer geltenden Frist wirksam ist.
Bei einer außerordentlichen fristlosen Kündigung nach § 626 BGB muss die Kündigung innerhalb von zwei Wochen erklärt werden, nachdem der Arbeitgeber von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt hat. Wird diese Frist versäumt, kann die Kündigung nur noch als ordentliche Kündigung ausgesprochen werden.
Sonderkündigungsschutz nicht übersehen
Besondere Arbeitnehmer genießen einen erweiterten Kündigungsschutz. Zu beachten sind insbesondere Schwangere nach § 9 MuSchutz, Mitarbeiter in Elternzeit nach § 18 BEEG, schwerbehinderte Menschen nach § 168 SGB IX sowie Betriebsratsmitglieder nach § 15 KSchG.
Bei diesen Personengruppen sind zusätzliche Zustimmungserfordernisse zu beachten. So ist die Kündigung eines schwerbehinderten Menschen nur mit vorheriger Zustimmung des Integrationsamtes zulässig. Bei Schwangeren und Mitarbeiterinnen in Elternzeit ist die Kündigung generell unzulässig, es sei denn, die zuständige Behörde erteilt eine Ausnahmezustimmung.
Ein Verstoß gegen den Sonderkündigungsschutz führt zur Unwirksamkeit der Kündigung. Die Personalabteilung sollte daher bei jedem Kündigungsverfahren prüfen, ob ein Sonderkündigungsschutz vorliegt und welche zusätzlichen Schritte erforderlich sind.
Dokumentation und Beweissicherung
Eine umfassende Dokumentation ist für die Vorbereitung einer Kündigung unerlässlich. Alle relevanten Vorgänge sollten in der Personalakte festgehalten werden. Dazu gehören bei verhaltensbedingten Kündigungen die genauen Beschreibungen der Pflichtverletzungen, Datum und Uhrzeit, Zeugenaussagen sowie erteilte Abmahnungen.
Bei krankheitsbedingten Kündigungen ist eine detaillierte Übersicht der Fehlzeiten in den letzten Jahren erforderlich. Erfasst werden sollten der genaue Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, die Art der Erkrankung soweit bekannt, AU-Bescheinigungen sowie betriebliche Auswirkungen wie Überstunden anderer Mitarbeiter oder Produktionsausfälle.
Wichtig: Die Dokumentation sollte objektiv und nachvollziehbar sein. Wertungen sollten von der tatsächlichen Beschreibung des Sachverhalts getrennt werden. Eine gute Dokumentation erleichtert nicht nur die Vorbereitung der Kündigung, sondern ist auch im Falle einer Kündigungsschutzklage von entscheidender Bedeutung.
Alternativen zur Kündigung prüfen
Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, sollten Arbeitgeber prüfen, ob Alternativen zur Trennung bestehen. Ein Aufhebungsvertrag kann eine einvernehmliche Lösung sein, bei der beide Seiten Verhandlungsspielraum haben. Allerdings ist zu beachten, dass ein Aufhebungsvertarbeitgeberseitig nicht einseitig erzwungen werden kann und der Arbeitnehmer in der Regel eine Abfindung erwartet.
Weitere Alternativen können eine Änderungskündigung mit Angebot anderer Arbeitsbedingungen, eine Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz oder bei Leistungsproblemen eine Fort- oder Weiterbildung sein. Auch eine vorübergehende Freistellung oder eine Altersteilzeit können Möglichkeiten sein, das Arbeitsverhältnis zu beenden.
Die Prüfung von Alternativen ist nicht nur aus arbeitsrechtlicher Sicht sinnvoll. Sie kann dazu beitragen, Konflikte zu vermeiden und das Betriebsklima zu schützen. Zudem zeigen Arbeitgeber damit, dass sie alle Möglichkeiten ausgeschöpft haben, bevor sie zum letzten Mittel der Kündigung greifen.
Diese Fehler sollten Arbeitgeber vermeiden
In der Praxis wiederholen sich bestimmte Fehler bei der Kündigungsvorbereitung. Häufig wird die Betriebsratsanhörung nicht oder nicht vollständig durchgeführt. Einige Arbeitgeber informieren den Betriebsrat nur pauschal oder versäumen es, entlastende Umstände mitzuteilen.
Ein weiterer häufiger Fehler ist das Aussprechen einer Kündigung ohne ausreichende Dokumentation. Fehlende Beweise oder unklare Sachverhalte führen dazu, dass die Kündigung im Kündigungsschutzprozess nicht durchgesetzt werden kann.
Auch das Übersehen von Sonderkündigungsschutz oder das Versäumen von Fristen kommt regelmäßig vor. Wird die Zwei-Wochen-Frist bei einer außerordentlichen Kündigung versäumt, kann die Kündigung nur noch als ordentliche Kündigung ausgesprochen werden.
Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?
Die Vorbereitung einer Kündigung sollte strukturiert und sorgfältig erfolgen. Zunächst ist der Sachverhalt vollständig aufzuklären und zu dokumentieren. Anschließend sind der Arbeitsvertrag und die Personalakte auf relevante Regelungen und Vorgeschichte zu prüfen.
Der nächste Schritt ist die Prüfung, ob das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet und welche Kündigungsgründe in Betracht kommen. Bei verhaltensbedingten Kündigungen ist zu prüfen, ob Abmahnungen erforderlich und ausgesprochen wurden. Bei krankheitsbedingten Kündigungen sind die Fehlzeiten zu erfassen und die Prognose zu begründen.
Besteht ein Betriebsrat, ist dieser ordnungsgemäß vor Ausspruch der Kündigung anzuhören. Die Kündigungsfrist ist zu bestimmen und der Kündigungstermin zu berechnen. Abschließend sollte geprüft werden, ob ein Sonderkündigungsschutz vorliegt und ob Alternativen zur Kündigung sinnvoll sind.
Häufig gestellte Fragen zur Kündigungsvorbereitung
Kann ein Arbeitgeber ohne Abmahnung kündigen? Eine Abmahnung ist in der Regel erforderlich, es sei denn, der Verstoß ist so schwerwiegend, dass dem Arbeitnehmer die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar ist oder eine Abmahnung erkennbar erfolglos wäre.
Was passiert, wenn der Betriebsrat nicht angehört wird? Eine ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist nach § 102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unwirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, unabhängig davon, ob die Kündigung materiell gerechtfertigt wäre.
Wie lange muss ein Arbeitgeber vor einer krankheitsbedingten Kündigung warten? Es gibt keine festen Zeiträume. Die Rechtsprechung berücksichtigt in der Regel einen Zeitraum von mindestens drei Jahren. Entscheidend ist, dass eine negative Gesundheitsprognose begründet werden kann und die Fehlzeiten zu einer erheblichen betrieblichen Beeinträchtigung führen.
Kann eine Kündigung zurückgenommen werden? Einmal ausgesprochen, kann eine Kündigung grundsätzlich nicht einseitig zurückgenommen werden. Sie kann jedoch mit Zustimmung des Arbeitnehmers widerrufen werden. Die rechtlichen Wirkungen einer Rücknahme sind im Einzelfall zu prüfen.
Wann sollte ein Anwalt bei der Kündigungsvorbereitung eingeschaltet werden? Bei komplexen Sachverhalten, unsicherer Rechtslage, Vorliegen von Sonderkündigungsschutz oder drohender Kündigungsschutzklage ist eine anwaltliche Beratung sinnvoll. Auch bei betriebsbedingten Kündigungen mit Sozialauswahl oder bei Massenkündigungen sollte rechtlicher Rat eingeholt werden.
Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert das Kündigungsrisiko
Kündigungen gehören zu den risikoreichsten personellen Maßnahmen für Arbeitgeber. Eine unzureichende Vorbereitung kann dazu führen, dass die Kündigung unwirksam ist und das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Zudem drohen arbeitsgerichtliche Verfahren mit hohen Kosten und ungewissem Ausgang.
Eine systematische Vorbereitung hilft, rechtliche Risiken zu minimieren. Die Personalabteilung sollte alle relevanten Aspekte prüfen, dokumentieren und die erforderlichen Schritte in der richtigen Reihenfolge einleiten. Besonderes Augenmerk gilt der Betriebsratsanhörung, die in der Praxis häufige Fehlerquelle ist.
Wenn Sie eine Kündigung rechtssicher vorbereiten oder das damit verbundene Prozessrisiko bewerten möchten, berät die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Arbeitgeber und Unternehmen gerne zu den möglichen Handlungsoptionen und begleitet Sie bei der Umsetzung arbeitsrechtlicher Maßnahmen.
