Arbeitgeber, die einen Mitarbeiter kündigen möchten, müssen vor Ausspruch der Kündigung mehrere rechtliche Voraussetzungen, Fristen und Formalien sorgfältig prüfen. Fehler bei der Vorbereitung oder Durchführung einer Kündigung können dazu führen, dass die Kündigung unwirksam ist und das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung fortbesteht. Zudem drohen arbeitsgerichtliche Verfahren und die damit verbundenen Kosten sowie Risiken. Eine strukturierte Vorbereitung der Kündigung hilft, diese Risiken zu minimieren und rechtssicher vorzugehen.
Schritt 1: Kündigungsgrund prüfen und dokumentieren
Die Prüfung eines geeigneten Kündigungsgrundes ist der erste und zentrale Schritt bei jeder Kündigung. Ohne einen hinreichenden Kündigungsgrund ist eine Kündigung regelmäßig sozial ungerechtfertigt und damit unwirksam. Nach § 1 Abs. 2 KSchG ist eine Kündigung sozial ungerechtfertigt, wenn sie nicht durch Gründe, die in der Person oder in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen, oder durch dringende betriebliche Erfordernisse bedingt ist.
Arbeitgeber sollten zunächst klären, welcher Kündigungsgrund in Betracht kommt:
- Verhaltensbedingte Kündigung wegen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers
- Personenbedingte Kündigung wegen in der Person des Arbeitnehmers liegender Gründe
- Betriebsbedingte Kündigung aus unternehmerischen Gründen
- Außerordentliche fristlose Kündigung aus wichtigem Grund
Der Kündigungsgrund muss konkret, nachvollziehbar und beweisbar sein. Arbeitgeber sollten alle relevanten Tatsachen und Umstände dokumentieren, die den Kündigungsgrund stützen. Diese Dokumentation ist besonders wichtig, falls der Arbeitnehmer Kündigungsschutzklage erhebt und der Arbeitgeber die Kündigungsgründe im Prozess darlegen und beweisen muss.
Schritt 2: Kündigungsschutz prüfen
Nicht jedes Arbeitsverhältnis ist vom allgemeinen Kündigungsschutz erfasst. Arbeitgeber müssen prüfen, ob das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Nach § 1 Abs. 1 KSchG gilt der Kündigungsschutz grundsätzlich für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis in demselben Betrieb oder Unternehmen ohne Unterbrechung länger als sechs Monate bestanden hat, und wenn der Betrieb in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt.
Liegen diese Voraussetzungen vor, ist die Kündigung nur dann wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist. Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, die die Kündigung bedingen. Fehlt ein hinreichender Kündigungsgrund oder ist die Kündigung sozial ungerechtfertigt, kann der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Klage beim Arbeitsgericht auf Feststellung erheben, dass das Arbeitsverhältnis durch die Kündigung nicht aufgelöst ist, sofern § 4 KSchG Anwendung findet.
Schritt 3: Sonderkündigungsschutz beachten
Vor Ausspruch einer Kündigung muss geprüft werden, ob der Arbeitnehmer unter einem besonderen Kündigungsschutz steht. Besteht ein solcher Sonderkündigungsschutz, ist eine ordentliche Kündigung oft unzulässig oder nur unter erschwerten Voraussetzungen möglich.
Besondere Kündigungsschutzregelungen bestehen unter anderem für:
- Schwangere Frauen und Frauen nach der Entbindung nach dem Mutterschutzgesetz
- Eltern in Elternzeit nach dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz
- Schwerbehinderte Menschen nach dem Sozialgesetzbuch IX
- Mitglieder des Betriebsrats, der Jugend- und Auszubildendenvertretung oder anderer Arbeitnehmervertretungen nach § 15 KSchG
- Auszubildende während der Probezeit nach § 22 Berufsbildungsgesetz
Wird ein Arbeitnehmer trotz bestehendem Sonderkündigungsschutz gekündigt, ist die Kündigung regelmäßig unwirksam. In vielen Fällen ist zudem die Zustimmung einer entsprechenden Behörde oder eines Gremiums erforderlich. Arbeitgeber sollten den Sonderkündigungsschutz sorgfältig prüfen, bevor sie eine Kündigung aussprechen.
Schritt 4: Abmahnung bei verhaltensbedingter Kündigung
Bei einer verhaltensbedingten Kündigung wegen Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers ist in der Regel eine vorherige Abmahnung erforderlich. Die Abmahnung dient dazu, dem Arbeitnehmer deutlich zu machen, dass sein Verhalten beanstandet wird und dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Zudem erhält der Arbeitnehmer durch die Abmahnung die Chance, sein Verhalten zu ändern.
Eine Abmahnung sollte folgende Elemente enthalten:
- Eine konkrete Beschreibung des beanstandeten Verhaltens
- Eine Rüge dieses Verhaltens
- Eine Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Wiederholungsfall
- Eine Aufforderung zu künftigem vertragskonformen Verhalten
In bestimmten Fällen kann eine Abmahnung entbehrlich sein, etwa bei besonders schweren Pflichtverletzungen, bei denen dem Arbeitgeber eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses auch nach einer Abmahnung nicht zugemutet werden kann, oder wenn der Arbeitnehmer erkennbar nicht bereit ist, sein Verhalten zu ändern. Arbeitgeber sollten im Einzelfall prüfen, ob eine Abmahnung erforderlich ist oder ausnahmsweise entbehrlich sein kann.
Schritt 5: Betriebsratsanhörung durchführen
Besteht im Unternehmen ein Betriebsrat, muss dieser vor jeder Kündigung angehört werden. Nach § 102 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat vor jeder Kündigung zu hören. Der Arbeitgeber hat ihm die Gründe für die Kündigung mitzuteilen. Eine ohne Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam.
Der Arbeitgeber sollte dem Betriebsrat folgende Informationen mitteilen:
- Die Personalien des betroffenen Arbeitnehmers
- Den geplanten Kündigungstermin
- Die Kündigungsart (ordentlich oder außerordentlich)
- Die konkreten Kündigungsgründe
Der Betriebsrat hat bei einer ordentlichen Kündigung eine Woche Zeit, um Bedenken gegen die Kündigung mitzuteilen. Bei einer außerordentlichen Kündigung beträgt diese Frist drei Tage. Äußert sich der Betriebsrat innerhalb der Frist nicht, gilt seine Zustimmung zur Kündigung als erteilt. Der Arbeitgeber darf die Kündigung erst nach Abschluss des Anhörungsverfahrens aussprechen.
Wichtig: Ändert sich der Sachverhalt zwischen der Anhörung des Betriebsrats und dem Ausspruch der Kündigung wesentlich, muss der Arbeitgeber den Betriebsrat erneut anhören. Eine ohne erneute Anhörung ausgesprochene Kündigung kann unwirksam sein.
Schritt 6: Kündigungsfrist bestimmen
Arbeitgeber müssen die richtige Kündigungsfrist bestimmen und einhalten. Die gesetzlichen Kündigungsfristen ergeben sich aus § 622 BGB. Danach beträgt die grundlegende Kündigungsfrist vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats.
Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber verlängert sich die Frist abhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses:
- Nach 2 Jahren Betriebszugehörigkeit: einen Monat zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 5 Jahren Betriebszugehörigkeit: zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 8 Jahren Betriebszugehörigkeit: drei Monate zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 10 Jahren Betriebszugehörigkeit: vier Monate zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 12 Jahren Betriebszugehörigkeit: fünf Monate zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 15 Jahren Betriebszugehörigkeit: sechs Monate zum Ende eines Kalendermonats
- Nach 20 Jahren Betriebszugehörigkeit: sieben Monate zum Ende eines Kalendermonats
Während einer vereinbarten Probezeit, längstens für die Dauer von sechs Monaten, kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Tarifvertragliche oder einzelvertragliche Regelungen können von den gesetzlichen Fristen abweichen. Arbeitgeber sollten den Arbeitsvertrag und etwaige Tarifverträge prüfen, um die zutreffende Kündigungsfrist zu ermitteln.
Schritt 7: Schriftform und Zugang der Kündigung
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, WhatsApp oder其他的 elektronischen Kommunikationsmitteln ist daher unwirksam.
Die Kündigungserklärung sollte folgende Informationen enthalten:
- Die eindeutige Erklärung, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird
- Den Kündigungstermin oder die Kündigungsfrist
- Die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines vertretungsberechtigten Vertreters
Der Zugang der Kündigung ist ein entscheidender Zeitpunkt für den Beginn von Fristen. Die Kündigung geht zu, wenn sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt und unter normalen Umständen mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann. Arbeitgeber sollten den Zugang der Kündigung dokumentieren, etwa durch Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder durch Einwurfeinschreiben.
Schritt 8: Dokumentation und Beweissicherung
Eine umfassende Dokumentation des gesamten Kündigungsvorgangs ist wichtig, um im Fall einer Kündigungsschutzklage die Kündigungsgründe und das ordnungsgemäße Vorgehen nachweisen zu können. Arbeitgeber sollten alle relevanten Unterlagen und Informationen sammeln und sicher aufbewahren.
Zur Dokumentation gehören unter anderem:
- Der Kündigungsgrund und die zugrundeliegenden Tatsachen
- Die Personalakte des betroffenen Arbeitnehmers
- Vorherige Abmahnungen und Gespräche
- Die Anhörung des Betriebsrats und dessen Stellungnahme
- Der Kündigungstermin und der Zugang der Kündigung
- Etwaige Sonderkündigungsschutzregelungen und deren Prüfung
Eine sorgfältige Dokumentation hilft dem Arbeitgeber, seine Darlegungs- und Beweislast im Kündigungsschutzprozess zu erfüllen und das Prozessrisiko zu minimieren.
Diese Fehler sollten Arbeitgeber bei Kündigungen vermeiden
Bei der Vorbereitung und Durchführung von Kündigungen machen Arbeitgeber immer wieder dieselben Fehler, die zu rechtlichen Nachteilen führen können. Zu den typischen Fehlern gehören:
- Kündigung ohne ausreichenden Kündigungsgrund
- Fehlende oder unvollständige Anhörung des Betriebsrats
- Übersehen von Sonderkündigungsschutz
- Fehlende Abmahnung bei verhaltensbedingter Kündigung
- Verkennung oder falsche Berechnung der Kündigungsfrist
- Kündigung nicht in Schriftform
- Unzureichende Dokumentation des Kündigungsgrundes und des Vorgehens
- Ausspruch der Kündigung vor Abschluss der Betriebsratsanhörung
Arbeitgeber sollten diese typischen Fehler kennen und bei jeder Kündigung sorgfältig prüfen, ob alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine strukturierte Vorbereitung und Prüfung hilft, Fehler zu vermeiden und das Risiko einer unwirksamen Kündigung zu minimieren.
Was sollten Arbeitgeber vor Ausspruch einer Kündigung tun?
Arbeitgeber und Personalabteilungen sollten vor Ausspruch einer Kündigung systematisch vorgehen und folgende Schritte beachten:
- Den Sachverhalt vollständig aufklären und dokumentieren
- Den Arbeitsvertrag und die Personalakte prüfen
- Den Kündigungsgrund konkret benennen und belegen können
- Prüfen, ob das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet
- Prüfen, ob ein Sonderkündigungsschutz besteht
- Bei verhaltensbedingter Kündigung prüfen, ob eine Abmahnung erforderlich ist
- Den Betriebsrat ordnungsgemäß anhören
- Die richtige Kündigungsfrist bestimmen
- Die Kündigung schriftlich formulieren und den Zugang sicherstellen
- Den gesamten Vorgang dokumentieren
Bei komplexen Sachverhalten oder unsicheren Rechtsfragen sollte eine rechtliche Beratung in Betracht gezogen werden. Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Arbeitgeber und Unternehmen bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen und unterstützt bei der rechtssicheren Vorbereitung und Umsetzung von Kündigungen.
Häufig gestellte Fragen zu Kündigungsvoraussetzungen für Arbeitgeber
Kann ein Arbeitgeber ohne Grund kündigen?
Nein, eine Kündigung ohne hinreichenden Kündigungsgrund ist in der Regel sozial ungerechtfertigt und damit unwirksam, sofern das Kündigungsschutzgesetz Anwendung findet. Der Arbeitgeber muss die Kündigung durch Gründe, die in der Person oder dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen, oder durch dringende betriebliche Erfordernisse rechtfertigen können.
Was passiert, wenn der Betriebsrat nicht angehört wird?
Eine ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Nach § 102 Abs. 1 Satz 3 BetrVG ist eine Kündigung unwirksam, wenn der Betriebsrat nicht vor der Kündigung angehört wurde. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat vor jeder Kündigung hören und ihm die Kündigungsgründe mitteilen.
Wann ist eine Abmahnung vor einer Kündigung erforderlich?
Bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine vorherige Abmahnung erforderlich. Die Abmahnung muss den konkreten Fehlverhalten rügen, auf die mögliche Kündigung hinweisen und eine Verhaltensänderung einfordern. Nur bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein.
Wie lange hat ein Arbeitnehmer Zeit, gegen eine Kündigung zu klagen?
Ein Arbeitnehmer hat nach § 4 KSchG drei Wochen Zeit, nach Zugang der schriftlichen Kündigung Klage beim Arbeitsgericht auf Feststellung zu erheben, dass das Arbeitsverhältnis durch die Kündigung nicht aufgelöst ist. Wird diese Frist versäumt, gilt die Kündigung als von Anfang an rechtswirksam, sofern der Arbeitnehmer nicht verspätet ist ohne eigenes Verschulden.
Kann ein Arbeitgeber auch während der Probezeit ohne Grund kündigen?
Während der Probezeit gilt ein vereinfachter Kündigungsschutz. Die Kündigung muss nicht sozial gerechtfertigt sein, es sei denn, die Kündigung verstoßt gegen gesetzliche Verbote oder die guten Sitten. Dennoch muss auch während der Probezeit die Kündigungsfrist von zwei Wochen eingehalten und die Schriftform beachtet werden. Besteht ein Betriebsrat, muss dieser auch während der Probezeit vor der Kündigung angehört werden.
Ist eine Kündigung per E-Mail zulässig?
Nein, eine Kündigung per E-Mail ist nicht zulässig. Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Kündigung muss daher eigenhändig unterschrieben sein und dem Arbeitnehmer in schriftlicher Form zugehen.
Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Kündigungsgrund nennen?
Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer den Kündigungsgrund zu nennen. In der Praxis ist es jedoch sinnvoll, den Kündigungsgrund zumindest kurz anzugeben, um Missverständnisse zu vermeiden und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, die Kündigung besser nachvollziehen zu können. Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber den Kündigungsgrund ohnehin darlegen und beweisen.
Kündigungen sollten Arbeitgeber sorgfältig vorbereiten
Eine sorgfältige und strukturierte Vorbereitung von Kündigungen ist für Arbeitgeber essenziell, um rechtliche Risiken zu minimieren und unwirksame Kündigungen zu vermeiden. Die Prüfung der Kündigungsgründe, die Beachtung des Kündigungsschutzes, die Anhörung des Betriebsrats, die Einhaltung der Kündigungsfristen und die Schriftform sind zentrale Voraussetzungen für eine rechtssichere Kündigung. Typische Fehler können durch eine systematische Vorgehensweise vermieden werden.
Arbeitsrechtliche Maßnahmen sollten insbesondere bei Kündigungen frühzeitig und strukturiert vorbereitet werden. Wenn Sie eine personelle Maßnahme rechtlich prüfen oder deren Umsetzung begleiten lassen möchten, berät die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Arbeitgeber und Unternehmen gerne zu den möglichen Handlungsoptionen.
