Wer eine schriftliche Kündigung erhält und feststellt, dass nicht der Geschäftsführer selbst unterschrieben hat, sondern ein Mitarbeiter der Personalabteilung, stellt sich schnell die Frage, ob das überhaupt zulässig ist. Die kurze Antwort: Ja, grundsätzlich darf auch ein HR-Mitarbeiter eine Kündigung unterschreiben – allerdings nur, wenn er dazu bevollmächtigt ist. Fehlt die erforderliche Vertretungsmacht oder wird keine Vollmachtsurkunde vorgelegt, kann der Arbeitnehmer die Kündigung unter bestimmten Voraussetzungen unverzüglich zurückweisen. Ob das im Einzelfall möglich ist, hängt maßgeblich davon ab, welche Position der Unterzeichner im Unternehmen innehat und ob der Arbeitnehmer von dessen Bevollmächtigung wusste.
Das sollten Arbeitnehmer wissen
Eine Kündigung muss gemäß § 623 BGB schriftlich erfolgen – E-Mail, WhatsApp oder mündliche Ankündigungen reichen nicht. Unterschreibt nicht der Arbeitgeber selbst, sondern ein Vertreter, muss dieser über die entsprechende Vertretungsmacht verfügen. Ist das nicht der Fall und liegt dem Kündigungsschreiben auch keine Vollmachtsurkunde im Original bei, kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen. Bei einem Leiter der Personalabteilung ist die Zurückweisung in der Regel ausgeschlossen, weil diese Position üblicherweise mit dem Kündigungsrecht verbunden ist. Bei einem einfachen Personalsachbearbeiter gilt das nicht automatisch. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. Wer zu lange wartet, verliert dieses Recht. Die Zurückweisung nach § 174 BGB ist unabhängig von der dreiwöchigen Frist für eine Kündigungsschutzklage, sollte aber nicht an deren Stelle treten.
Wer darf für den Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber selbst zur Kündigung berechtigt. Handelt es sich um eine GmbH, sind das die Geschäftsführer; bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand. Diese Personen verfügen über sogenannte gesetzliche Vertretungsmacht. Eine Kündigung durch einen Geschäftsführer kann nicht nach § 174 BGB zurückgewiesen werden, weil diese Vorschrift nur für rechtsgeschäftliche Vertreter gilt, nicht für gesetzliche Vertreter.
In der Praxis wird die Kündigung aber häufig nicht vom Geschäftsführer persönlich ausgesprochen, sondern delegiert. Das Gesetz lässt das zu: Der Arbeitgeber kann sich beim Ausspruch einer Kündigung vertreten lassen. Dann gelten die allgemeinen Regeln über die Stellvertretung nach §§ 164 ff. BGB. Der Vertreter handelt im Namen des Arbeitgebers, und die Kündigung entfaltet ihre Wirkung gegenüber dem Arbeitnehmer, als hätte der Arbeitgeber selbst gehandelt – vorausgesetzt, die Vertretungsmacht besteht.
Darf ein HR-Mitarbeiter die Kündigung unterschreiben?
Ja, ein Mitarbeiter der Personalabteilung darf eine Kündigung unterschreiben, wenn er dazu bevollmächtigt wurde. Die bloße Tatsache, dass jemand in der Personalabteilung arbeitet, reicht dafür allerdings nicht aus. Erforderlich ist eine ausdrückliche oder konkludente Bevollmächtigung durch den Arbeitgeber.
In der Praxis erhalten Personalleiter – also die Leiter der Personalabteilung – in der Regel eine entsprechende Vollmacht. Die Stellung als Personalleiter ist eine Position, mit der das Kündigungsrecht üblicherweise verbunden ist. Das bedeutet: Unterschreibt der Personalleiter die Kündigung, kann der Arbeitnehmer dies in der Regel nicht mit dem Argument angreifen, der Unterzeichner sei nicht befugt.
Anders verhält es sich bei einfachen Personalsachbearbeitern oder Referatsleitern innerhalb der Personalabteilung. Diese Positionen sind nicht generell mit einer Kündigungsbefugnis verbunden. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob eine ausdrückliche Vollmacht erteilt wurde und ob der Arbeitnehmer davon wusste.
Wann kann eine Kündigung wegen fehlender Vollmacht zurückgewiesen werden?
Kündigt ein Bevollmächtigter und nicht der Arbeitgeber selbst, greift § 174 BGB. Diese Vorschrift gibt dem Empfänger einer einseitigen Willenserklärung – und dazu gehört die Kündigung – das Recht, die Erklärung zurückzuweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde im Original vorgelegt wird. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, das heißt ohne schuldhaftes Zögern.
Praktisch bedeutet das: Erhalten Sie ein Kündigungsschreiben, das von einem HR-Mitarbeiter unterschrieben ist, und liegt dem Schreiben keine Originalvollmacht bei, können Sie die Kündigung zurückweisen. Die Kündigung wird dadurch unwirksam – zumindest vorerst. Der Arbeitgeber müsste dann erneut kündigen, diesmal mit ordnungsgemäßer Vollmacht.
Wichtig: Die Zurückweisung ist nur möglich, wenn der Unterzeichner rechtsgeschäftlich bevollmächtigt war. Handelt es sich um einen gesetzlichen Vertreter – etwa den Geschäftsführer einer GmbH –, ist § 174 BGB nicht anwendbar. Eine Zurückweisung scheidet dann von vornherein aus.
Wann ist die Zurückweisung ausgeschlossen?
174 Satz 2 BGB schließt die Zurückweisung aus, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer von der Bevollmächtigung des Unterzeichners in Kenntnis gesetzt hat. Dieses Inkenntnissetzen kann ausdrücklich geschehen, etwa durch ein Rundschreiben, einen Aushang am Schwarzen Brett oder einen Hinweis im Intranet. Es kann aber auch konkludent erfolgen.
Ein konkludentes Inkenntnissetzen liegt nach ständiger Rechtsprechung insbesondere dann vor, wenn der Arbeitgeber bestimmte Mitarbeiter in eine Position berufen hat, die üblicherweise mit dem Kündigungsrecht verbunden ist. Das gilt namentlich für Prokuristen, Generalbevollmächtigte und Leiter der Personalabteilung. Voraussetzung ist allerdings, dass der Arbeitnehmer auch tatsächlich weiß, dass die betreffende Person diese Position innehat. Eine rein interne Ernennung, die im Betrieb nicht nach außen ersichtlich wird, reicht nicht aus.
Bei Prokuristen kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Ist die Prokura bereits länger als fünfzehn Tage im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht worden, wird die Kenntnis des Arbeitnehmers von der Bevollmächtigung fingiert. Der Arbeitnehmer muss sich dann so behandeln lassen, als wüsste er von der Prokura – unabhängig davon, ob er tatsächlich davon Kenntnis hatte.
Personalleiter oder Sachbearbeiter: Warum die Unterscheidung entscheidend ist
Aus anwaltlicher Sicht ist die Unterscheidung zwischen einem Personalleiter und einem einfachen Sachbearbeiter der Personalabteilung einer der entscheidenden Punkte bei der Prüfung, ob eine Zurückweisung nach § 174 BGB erfolgversprechend ist. In der Beratungspraxis zeigt sich, dass Arbeitnehmer häufig nicht genau wissen, welche Position der Unterzeichner tatsächlich innehat. Ein Titel wie „HR Business Partner“ oder „Personalsachbearbeiter“ sagt rechtlich noch nichts darüber aus, ob diese Person zum Ausspruch von Kündigungen bevollmächtigt ist.
Bei einem Leiter der Personalabteilung ist die Zurückweisung in der Regel ausgeschlossen, weil diese Position üblicherweise mit einer entsprechenden Vollmacht verbunden ist und der Arbeitnehmer das im Regelfall auch weiß. Das gilt selbst dann, wenn der Personalleiter zusätzlich Gesamtprokurist ist und die Prokura im Handelsregister ein alleiniges Handeln nicht deckt. Der Arbeitnehmer darf darauf vertrauen, dass der Personalleiter zum alleinigen Ausspruch von Kündigungen befugt ist.
Bei einem Personalsachbearbeiter oder einem Referatsleiter innerhalb der Personalabteilung liegt die Sache anders. Diese Positionen sind nicht generell mit einer Kündigungsbefugnis verbunden. Hier muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er den Arbeitnehmer von einer ausdrücklichen Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat. Gelingt ihm das nicht, kann die Zurückweisung erfolgreich sein.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Der Unterzeichner muss das Vertretungsverhältnis im Kündigungsschreiben durch einen entsprechenden Zusatz deutlich machen, etwa „i.V.“ (in Vollmacht) oder „ppa.“ (per Prokura). Fehlt ein solcher Zusatz, kann das ein Indiz dafür sein, dass der Unterzeichner nicht als Vertreter handeln wollte oder durfte. Das allein macht die Kündigung aber nicht automatisch unwirksam.
Was bedeutet „unverzüglich“? Die Frist für die Zurückweisung
Die Zurückweisung einer Kündigung nach § 174 BGB muss unverzüglich erfolgen. „Unverzüglich“ bedeutet nicht „sofort“, sondern ohne schuldhaftes Zögern. Der Arbeitnehmer darf sich kurz Zeit nehmen, um die Rechtslage zu prüfen und rechtlichen Rat einzuholen. Eine feste Frist in Tagen oder Wochen gibt es nicht. In der Praxis können bereits wenige Tage zu lang sein.
Wichtig: Die Zurückweisung nach § 174 BGB ist etwas anderes als die Kündigungsschutzklage. Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG läuft unabhängig davon, ob eine Zurückweisung nach § 174 BGB erfolgt. Wer eine Kündigung zurückweist, sollte dennoch innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Kündigungsschutzklage erheben, sofern der allgemeine Kündigungsschutz greift. Die Zurückweisung allein ersetzt die Klage nicht.
Besondere Risiken bei der Zurückweisung
Wer die Zurückweisung einer Kündigung erwägt, sollte sich der Risiken bewusst sein. Die Zurückweisung ist selbst ein einseitiges Rechtsgeschäft. Wird sie durch einen Rechtsanwalt erklärt, muss dieser wiederum eine Originalvollmacht beifügen. Tut er das nicht, kann der Arbeitgeber die Zurückweisung ihrerseits nach § 174 BGB zurückweisen. In diesem Fall ist eine erneute Zurückweisung der Kündigung ausgeschlossen, weil sie nicht mehr unverzüglich erfolgen kann.
Ein weiteres Risiko besteht darin, dass die Zurückweisung nur erfolgreich ist, wenn tatsächlich keine Vollmacht vorlag oder keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wurde. War der Unterzeichner tatsächlich bevollmächtigt und war der Arbeitnehmer davon in Kenntnis gesetzt, ist die Zurückweisung wirkungslos. Der Arbeitgeber kann im schlimmsten Fall darauf vertrauen, dass die Kündigung wirksam ist.
Aus unserer anwaltlichen Praxis lässt sich zudem beobachten, dass Arbeitgeber bei einer erfolgreichen Zurückweisung häufig einfach erneut kündigen – dann mit ordnungsgemäß beigefügter Vollmachtsurkunde. Die Zurückweisung verschafft dem Arbeitnehmer also in der Regel nur Zeit, verändert aber an der grundsätzlichen Kündigungsabsicht des Arbeitgebers nichts. Das ist besonders bei fristlosen Kündigungen relevant: Hier beträgt die Erklärungsfrist für den Arbeitgeber zwei Wochen ab Kenntnis der Kündigungsgründe. Wird die erste Kündigung zurückgewiesen und muss der Arbeitgeber erneut kündigen, kann diese Frist bereits abgelaufen sein.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält eine fristlose Kündigung, unterschrieben von einem Personalsachbearbeiter ohne beigefügte Vollmacht. Er weist die Kündigung unverzüglich nach § 174 BGB zurück. Der Arbeitgeber kann nun nicht mehr fristlos kündigen, weil die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB abgelaufen ist. Er kann nur noch ordentlich kündigen – was für den Arbeitnehmer deutlich günstigere Bedingungen bezüglich Kündigungsfrist und Weiterbeschäftigung bedeutet.
Was Arbeitnehmer konkret tun können
Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben, die nicht vom Geschäftsführer selbst, sondern von einem HR-Mitarbeiter unterschrieben wurde, sollten Sie folgende Schritte prüfen:
Prüfen Sie, wer das Kündigungsschreiben unterschrieben hat. Steht dort ein Name mit einem Zusatz wie „i.V.“ oder „ppa.“? Handelt es sich um den Leiter der Personalabteilung oder um einen Sachbearbeiter?
Prüfen Sie, ob dem Kündigungsschreiben eine Vollmachtsurkunde im Original beigefügt ist. Eine Fotokopie oder ein Fax genügen nicht. Fehlt die Originalvollmacht, kommt eine Zurückweisung nach § 174 BGB in Betracht.
Überlegen Sie, ob Sie wussten, dass der Unterzeichner zum Kündigen bevollmächtigt ist. War Ihnen die Position des Unterzeichners im Unternehmen bekannt? Wurde die Bevollmächtigung irgendwo im Betrieb bekannt gegeben?
Warten Sie nicht ab. Wenn Sie eine Zurückweisung erwägen, handeln Sie schnell. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen. Holen Sie sich zeitnah rechtlichen Rat ein.
Erheben Sie innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Kündigungsschutzklage, sofern Sie unter den Kündigungsschutz fallen. Die Zurückweisung nach § 174 BGB ersetzt die Klage nicht.
Sichern Sie alle Unterlagen: das Kündigungsschreiben, den Umschlag, eventuelle Anhänge und den Zugangstag.
Diese Fehler können teuer werden
Die gefährlichste Fehlerquelle ist, die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG verstreichen zu lassen, weil man sich auf eine Zurückweisung nach § 174 BGB verlässt. Die Zurückweisung macht die Kündigung zwar vorerst unwirksam, der Arbeitgeber kann aber erneut kündigen. Ist dann die Klagefrist abgelaufen, kann eine neue Kündigung nicht mehr mit dem allgemeinen Kündigungsschutz angegriffen werden.
Ein weiterer häufiger Fehler ist, die Zurückweisung durch einen Anwalt erklären zu lassen, ohne dass dieser eine Originalvollmacht beilegt. Der Arbeitgeber kann dann die Zurückweisung zurückweisen, und das Fenster für eine erneute Zurückweisung ist geschlossen.
Umgekehrt ist es auch ein Fehler, eine Zurückweisung auszusprechen, ohne zuvor sorgfältig zu prüfen, ob der Unterzeichner tatsächlich nicht bevollmächtigt war. Eine unberechtigte Zurückweisung verbraucht Zeit und kann den Eindruck erwecken, der Arbeitnehmer wisse um die Wirksamkeit der Kündigung und versuche nur, Zeit zu gewinnen.
Bei einer Kündigung auf die Formalien achten
Eine Kündigung durch einen HR-Mitarbeiter ist nicht per se unwirksam. Ob Sie sie zurückweisen können, hängt von der Position des Unterzeichners, einer eventuell beigefügten Vollmacht und Ihrer eigenen Kenntnis von der Bevollmächtigung ab. Die Prüfung dieser Fragen erfordert juristische Sorgfalt und sollte schnell erfolgen, da die Zurückweisung unverzüglich geschehen muss. Gleichzeitig läuft die dreiwöchige Frist für eine Kündigungsschutzklage weiter. Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben und unsicher sind, ob der Unterzeichner befugt war oder welche Fristen gelten, unterstützt die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Sie gerne bei der rechtlichen Prüfung und den möglichen nächsten Schritten.
