Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen – das schreibt § 623 BGB vor. Viele Arbeitnehmer, die ein Kündigungsschreiben erhalten, stellen fest, dass die Unterschrift darunter kaum oder gar nicht lesbar ist. Die Frage, ob darin ein Formfehler liegt, ist keineswegs fernliegend. Die Antwort lautet: Eine unleserliche Unterschrift ist nicht automatisch unwirksam. Das Gesetz verlangt keine Lesbarkeit im Sinne einer gut lesbaren Handschrift. Wohl aber muss der Schriftzug bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, damit die Schriftform gewahrt ist. Wann diese Grenze überschritten ist und welche Folgen das für Arbeitnehmer hat, erläutert dieser Beitrag.
Das sollten Arbeitnehmer wissen
Eine Kündigung bedarf zwingend der Schriftform nach § 623 BGB in Verbindung mit § 126 BGB. Die Unterschrift muss eigenhändig und im Original geleistet werden – Faksimile, Stempel oder eingescannte Unterschriften genügen nicht. Auf die Lesbarkeit des Namenszuges kommt es nicht an, solange der Schriftzug individuelle Merkmale aufweist, sich als Wiedergabe eines Namens darstellt und die Absicht einer vollständigen Unterschriftsleistung erkennen lässt. Eine bloße Paraphe, also ein Namenskürzel oder Initialen, erfüllt die Schriftform nicht. Unterzeichnet ein Vertreter, muss das Vertretungsverhältnis in der Urkunde zumindest andeutungsweise zum Ausdruck kommen. Wird die Kündigung von einem Bevollmächtigten unterzeichnet, kann der Arbeitnehmer diese nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, wenn keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wird. Unabhängig von der Frage der Unterschrift muss die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beachtet werden – auch wenn Zweifel an der Formwirksamkeit bestehen.
Welche Anforderungen das Gesetz an die Unterschrift stellt
Das Schriftformerfordernis des § 623 BGB bedeutet, dass eine Kündigung nicht mündlich, per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Fax ausgesprochen werden kann. Die Kündigung muss in einer Urkunde enthalten sein und vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden, wie § 126 Abs. 1 BGB vorschreibt. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Die Unterschrift erfüllt dabei zwei Funktionen: Sie schließt den Text räumlich ab und sie soll die Person des Ausstellers erkennbar machen. Das bedeutet, die Unterschrift muss unterhalb des Kündigungstextes stehen und diesen abschließen. Eine Unterschrift am Rand, über dem Text oder auf einem Briefumschlag genügt den Anforderungen nicht. Der Kündigungstext selbst muss nicht eigenhändig geschrieben sein – er kann maschinenschriftlich verfasst sein. Nur die Unterschrift muss mit der Hand geleistet werden.
Eine unleserliche Unterschrift ist nicht automatisch unwirksam
Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Unterschrift nur dann wirksam ist, wenn man den Namen klar und deutlich lesen kann. Das ist rechtlich nicht zutreffend. Die Rechtsprechung legt einen ausgesprochen großzügigen Maßstab an: Es kommt nicht auf die Lesbarkeit der Unterschrift an. Vielmehr genügt ein Schriftzug, der die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnet, individuelle und charakteristische Merkmale aufweist, die eine Nachahmung erschweren, sich als Wiedergabe eines Namens darstellt und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lässt.
Das bedeutet: Selbst ein vereinfachter und stark abgeschliffener Namenszug, bei dem einzelne Buchstaben nicht mehr erkennbar sind, kann die Schriftform wahren. Entscheidend ist, ob der Schriftzug insgesamt noch den Eindruck einer Namensunterschrift vermittelt und nicht nur aus willkürlichen Strichen besteht. Die maschinenschriftliche Namensangabe unter oder über der Unterschrift kann dabei vergleichend zur Deutung herangezogen werden. Wenn also unter einem unleserlichen Schriftzug der Name etwa als „Müller“ maschinenschriftlich wiedergegeben ist, kann dies bei der Beurteilung helfen, ob der Schriftzug noch als Unterschrift dieses Namens tragfähig ist.
Aus anwaltlicher Praxis lässt sich festhalten, dass Arbeitnehmer die Wirksamkeit der Unterschrift häufig zu optimistisch beurteilen, wenn sie unleserlich erscheint. Die Gerichte sind hier oft großzügiger als erwartet. Umgekehrt bedeutet das: Allein weil die Unterschrift schwer lesbar ist, auf eine Formunwirksamkeit zu hoffen, ist regelmäßig unrealistisch. Die Prüfung muss sich auf die Frage konzentrieren, ob der Schriftzug noch als Namensunterschrift erkennbar ist oder ob er bereits den Charakter einer bloßen Paraphe oder eines Handzeichens hat.
Wann eine Unterschrift die Grenze zur Unwirksamkeit überschreitet
Nicht jeder Schriftzug unter einer Kündigung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Die Grenze zur Formunwirksamkeit ist überschritten, wenn der Schriftzug nicht mehr als Wiedergabe eines Namens erkennbar ist. Bloße Striche, geometrische Figuren, Wellenlinien oder Winkelzeichnungen genügen nicht. Ebenso wenig reicht es aus, wenn der Schriftzug lediglich aus zwei oder drei aneinandergereihten Zeichen besteht, die keinen einheitlichen Schriftzug bilden und keinen Bezug zu einem Namen mehr erkennen lassen.
Besonders relevant ist die Abgrenzung zwischen einer Unterschrift und einer Paraphe. Eine Paraphe ist ein Namenskürzel, bei dem lediglich Anfangsbuchstaben oder abgekürzte Namensbestandteile verwendet werden. Solche Handzeichen erfüllen die Schriftform des § 126 BGB grundsätzlich nicht. Sie können nur dann wirksam sein, wenn sie notariell beglaubigt sind – was bei Kündigungsschreiben in der Praxis praktisch nicht vorkommt. Für die Abgrenzung zwischen Unterschrift und Paraphe ist das äußere Erscheinungsbild maßgeblich. Es kommt darauf an, ob der Unterzeichnende erkennbar seinen vollständigen Namen hat niederschreiben wollen, auch wenn das Ergebnis flüchtig und unleserlich geraten ist, oder ob er bewusst nur eine Abkürzung gesetzt hat.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Auch eine eingescannte Unterschrift oder ein Unterschriftenstempel erfüllen die Schriftform nicht. Wenn der Arbeitnehmer den Eindruck hat, dass die Unterschrift nicht mit Tinte auf das Papier geschrieben, sondern möglicherweise eingefügt oder aufgedruckt wurde, ist dies ein ernstzunehmendes Indiz für einen Formverstoß. Gleiches gilt, wenn die Kündigung offensichtlich nur als Fotokopie zugegangen ist und keine Originalunterschrift enthält.
Unterzeichnet nicht der Arbeitgeber selbst – der Vertretungszusatz
In vielen Kündigungsschreiben unterschreibt nicht der Arbeitgeber persönlich, sondern ein Vertreter – etwa ein Personalleiter, ein Prokurist oder ein anderer Mitarbeiter. Das ist grundsätzlich zulässig. Die Stellvertretung muss jedoch in der Urkunde erkennbar sein. Ein Zusatz wie „i.V.“ (in Vertretung) oder „ppa.“ (per procura) macht deutlich, dass der Unterzeichnende im Namen des Arbeitgebers handelt.
Praktisch besonders relevant und häufig fehlerträchtig ist der Zusatz „i.A.“ (im Auftrag). Dieser Zusatz kann darauf hindeuten, dass der Unterzeichnende nicht selbst als Vertreter handelt, sondern lediglich als Bote eine Erklärung übermittelt, die von einem anderen stammt. Wäre der Unterzeichnende tatsächlich nur Bote, wäre die Schriftform nicht gewahrt, weil die eigenhändige Unterschrift des eigentlichen Erklärenden fehlt. Ob „i.A.“ zur Unwirksamkeit führt, hängt jedoch von den Gesamtumständen ab. Fest steht: Für die Schriftform reicht es aus, wenn der Vertretungswille in der Urkunde jedenfalls andeutungsweise Ausdruck gefunden hat.
Ein weiterer Aspekt, der für Arbeitnehmer wichtig ist: Wenn die Kündigung von einem rechtsgeschäftlich Bevollmächtigten unterzeichnet wird, kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, wenn dem Kündigungsschreiben keine Vollmachtsurkunde beigefügt ist. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, was bedeutet ohne schuldhaftes Zögern. Wie viel Zeit genau zur Verfügung steht, hängt vom Einzelfall ab. Das Zurückweisungsrecht besteht nicht, wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber über die Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt wurde – etwa weil der Unterzeichnende eine Position innehat, die üblicherweise mit einer entsprechenden Vollmacht ausgestattet ist, wie ein Personalleiter.
Aus unserer anwaltlichen Praxis ist dieser Punkt besonders wichtig: Viele Arbeitnehmer kennen ihr Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB nicht und lassen die Gelegenheit verstreichen. Wenn die Kündigung von einem Bevollmächtigten unterzeichnet wurde und keine Vollmacht beiliegt, sollte umgehend anwaltlicher Rat eingeholt werden, um zu prüfen, ob eine Zurückweisung sinnvoll und noch fristgerecht möglich ist.
Was der Zugang der Kündigung für die Form bedeutet
Die Schriftform ist nur gewahrt, wenn die Originalurkunde mit der eigenhändigen Unterschrift dem Arbeitnehmer zugeht. Eine Fotokopie, ein Fax oder ein eingescanntes Dokument per E-Mail genügen den Anforderungen nicht. Geht dem Arbeitnehmer nur eine Kopie zu, fehlt es an der Originalunterschrift, und die Kündigung ist formunwirksam.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält sein Kündigungsschreiben per Post. Auf dem Umschlag steht „Kündigung“. Beim Öffnen stellt er fest, dass es sich offensichtlich um eine Fotokopie handelt – die Unterschrift wirkt wie ein Graustufenabdruck, es ist keine tatsächliche Tinte auf dem Papier zu erkennen. In diesem Fall liegt keine eigenhändige Unterschrift vor, und die Kündigung ist formunwirksam.
Anders liegt der Fall, wenn dem Arbeitnehmer das Originalkündigungsschreiben zwar übergeben wird, er es aber nur durchliest und dann eine Kopie behält. In diesem Fall ist die Schriftform gewahrt, weil das Original mit der eigenhändigen Unterschrift zugegangen ist. Auf die tatsächliche Kenntnisnahme des Inhalts kommt es nicht an.
Die dreiwöchige Klagefrist bleibt auch bei Formbedenken
Wichtig: Auch wenn Arbeitnehmer Zweifel an der Formwirksamkeit der Kündigung haben, läuft die dreiwöchige Frist des § 4 KSchG weiter. Innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung muss Kündigungsschutzklage beim zuständigen Arbeitsgericht erhoben werden. Wird diese Frist versäumt, gilt die Kündigung nach § 7 KSchG grundsätzlich als wirksam – selbst wenn sie ursprünglich formunwirksam war.
Das bedeutet: Die bloße Erwartung, die Kündigung sei wegen einer unleserlichen Unterschrift ohnehin unwirksam, befreit den Arbeitnehmer nicht von der Pflicht, rechtzeitig zu klagen. Formbedenken können und sollten zwar in das Kündigungsschutzverfahren eingebracht werden. Sie ersetzen aber nicht die Klage innerhalb der Drei-Wochen-Frist.
Was Arbeitnehmer konkret tun können
Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben und die Unterschrift darunter unleserlich oder fragwürdig erscheint, sollten Sie folgende Schritte beachten:
Sichern Sie das Originaldokument und verändern Sie daran nichts. Notieren Sie den Tag, an dem Ihnen die Kündigung zugegangen ist. Prüfen Sie, ob es sich um eine Originalunterschrift handelt oder um eine Kopie, einen Stempel oder einen eingescannten Unterschrift. Achten Sie darauf, wer unterschrieben hat und ob ein Vertretungszusatz wie „i.V.“, „i.A.“ oder „ppa.“ vorhanden ist. Wenn die Kündigung von einem Bevollmächtigten unterzeichnet wurde und keine Vollmachtsurkunde beiliegt, prüfen Sie, ob eine Zurückweisung nach § 174 BGB in Betracht kommt. Warten Sie nicht ab – die dreiwöchige Klagefrist läuft. Suchen Sie rechtzeitig anwaltlichen Rat, wenn Sie unsicher sind.
Diese Fehler sollten Arbeitnehmer vermeiden
Ein häufiger Fehler ist, die Kündigung allein wegen der unleserlichen Unterschrift für offensichtlich unwirksam zu halten und deshalb keine Kündigungsschutzklage einzureichen. Wie dargelegt, ist eine unleserliche Unterschrift nicht automatisch formunwirksam. Wer die Klagefrist verstreichen lässt, riskiert, dass die Kündigung endgültig als wirksam gilt.
Ein weiterer Fehler besteht darin, die Kündigung vorschnell zurückzuweisen, ohne die rechtlichen Konsequenzen zu bedenken. Eine Zurückweisung nach § 174 BGB kann sinnvoll sein, sie erfordert aber eine sorgfältige Prüfung der Umstände. Schließlich ist es ein Fehler, nur auf die Unterschrift zu schauen und andere Formmängel zu übersehen – etwa ob die Kündigung überhaupt im Original zugegangen ist oder ob bei Gesamtvertretung beide Vertreter unterzeichnet haben.
Bei Formbedenken rechtzeitig anwaltliche Hilfe suchen
Eine unleserliche Unterschrift unter einer Kündigung kann ein Hinweis auf einen Formfehler sein – sie ist es aber nicht zwingend. Die rechtliche Beurteilung erfordert eine einzelfallbezogene Prüfung, bei der das äußere Erscheinungsbild des Schriftzugs, die Frage der Vertretung und die Umstände des Zugangs insgesamt zu bewerten sind. Diese Prüfung sollte nicht dem Laien überlassen bleiben, zumal die dreiwöchige Klagefrist unerbittlich läuft. Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben und unsicher sind, ob die Schriftform gewahrt ist, unterstützt Sie die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne bei der rechtlichen Prüfung und berät Sie zu den möglichen nächsten Schritten.
