Wer eine Kündigung erhält, erwartet ein unterschriebenes Schreiben. Doch nicht immer ist das der Fall: Manchmal fehlt die eigenhändige Unterschrift, manchmal wird die Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder Fax übermittelt, manchmal liegt lediglich eine Kopie vor. In all diesen Fällen stellt sich dieselbe Frage: Ist die Kündigung überhaupt wirksam? Die kurze Antwort: Eine Kündigung ohne eigenhändige Unterschrift ist formunwirksam und damit nichtig. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesem Fall unverändert fort. Dennoch sollten Arbeitnehmer nicht untätig bleiben, denn es gibt wichtige rechtliche Besonderheiten bei der Klagefrist und bei Kündigungen durch Vertreter, die es zu beachten gilt.
Die wichtigsten Punkte
Eine Kündigung bedarf nach § 623 BGB zwingend der Schriftform, die nur durch eine eigenhändige Unterschrift auf Papier gewahrt wird. Kündigungen per E-Mail, Fax, WhatsApp oder als bloße Kopie sind formunwirksam und entfalten keine rechtliche Wirkung. Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG läuft bei einer formunwirksamen Kündigung nicht – der Formmangel kann auch später noch geltend gemacht werden, allerdings droht bei längerem Zuwarten Verwirkung. Wird die Kündigung von einem Vertreter ohne Vollmachtsurkunde ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer sie nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen. Bei Zweifeln an der Schriftform sollte dennoch vorsorglich innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erhoben werden, um keine Frist zu versäumen.
Wann eine Kündigung ohne Unterschrift unwirksam ist
Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie die gesetzliche Schriftform einhält. Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung zwingend der Schriftform – die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Das bedeutet: Die Kündigung muss auf Papier vorliegen und vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein, wie § 126 Abs. 1 BGB vorschreibt.
Fehlt die eigenhändige Unterschrift, ist die Kündigung nach § 125 S. 1 BGB nichtig. Sie entfaltet keinerlei rechtliche Wirkung, das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort. Eine Heilung des Formmangels ist nicht möglich – auch nicht durch nachträgliche schriftliche Bestätigung oder durch das stillschweigende Einverständnis des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber müsste die Kündigung unter Einhaltung der Kündigungsfristen erneut aussprechen und dabei die Schriftform beachten. Das kann insbesondere bei einer fristlosen Kündigung daran scheitern, dass die Erklärungsfrist des § 626 Abs. 2 BGB bereits abgelaufen ist.
Diese Kündigungsformen erfüllen die Schriftform nicht
In der Praxis kommt es häufig vor, dass Arbeitgeber versuchen, das Arbeitsverhältnis auf elektronischem Weg zu beenden. Eine Kündigung per E-Mail – selbst wenn das unterschriebene Original eingescannt als Anhang beigefügt ist – erfüllt die Schriftform nicht. Dasselbe gilt für Kündigungen per Telefax, SMS, WhatsApp oder andere elektronische Messenger. Auch die Übermittlung einer Fotokopie des Kündigungsschreibens genügt nicht, da dem Arbeitnehmer nicht das Original mit der eigenhändigen Unterschrift übergeben wird.
Ein weiterer Fall: Der Arbeitgeber händigt dem Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben aus, das zwar maschinenschriftlich verfasst ist, aber keine eigenhändige Unterschrift trägt – etwa weil die Unterschrift vergessen wurde oder nur ein Namensstempel aufgebracht ist. Auch hier ist die Kündigung formunwirksam. Ein Faksimile, ein Stempel oder ein maschinell erzeugter Unterschriftszug reichen nicht aus. Die Schriftform verlangt nach einer echten, mit der Hand gesetzten Unterschrift.
Aus unserer anwaltlichen Praxis lässt sich beobachten, dass Arbeitnehmer häufig unsicher sind, ob eine übergebene Kopie des Kündigungsschreibens ausreicht. Das ist sie nicht. Der Arbeitnehmer hat das Recht, das Original mit der eigenhändigen Unterschrift zu verlangen. Wird nur eine Kopie übergeben, sollte dies dokumentiert werden, da es für die Frage der Formwirksamkeit von entscheidender Bedeutung ist.
Wann die Unterschrift als eigenhändig gilt – und wann nicht
Die Unterschrift muss nicht zwingend lesbar sein. Es genügt ein Schriftzug, der die Identität des Unterzeichnenden ausreichend kennzeichnet und individuelle, charakteristische Merkmale aufweist, die eine Nachahmung erschweren. Eine bloße Paraphe – also eine bewusste und gewollte Namensabkürzung – reicht jedoch nicht aus. Der Unterschied zwischen einer eigenhändigen Unterschrift und einer Paraphe kann im Einzelfall fließend sein und ist oft eine Frage der konkreten Umstände.
Die Unterschrift muss am Ende der Erklärung stehen und den vorangegangenen Text abschließen. Sie muss vom Aussteller selbst gesetzt worden sein. Wenn der Arbeitgeber das Kündigungsschreiben von einem Boten überbringen lässt, reicht es nicht aus, wenn der Bote unterschreibt – die Unterschrift muss vom Arbeitgeber selbst oder von dessen bevollmächtigtem Vertreter stammen.
Kündigung durch einen Vertreter: Wann fehlt die Vollmacht?
Häufig wird eine Kündigung nicht vom Arbeitgeber persönlich ausgesprochen, sondern von einem Vertreter – etwa einem Personalleiter, Prokuristen oder einem mit „i.V.“ oder „i.A.“ zeichnenden Mitarbeiter. In diesem Fall muss das Vertretungsverhältnis im Kündigungsschreiben erkennbar zum Ausdruck kommen. Unterzeichnet jemand mit „i.A.“, ist nicht ohne Weiteres klar, ob er als Vertreter oder nur als Bote handelt. Die Gesamtumstände müssen herangezogen werden, um dies zu klären.
Ein eigenes Problem stellt § 174 BGB dar: Wenn ein Bevollmächtigter eine Kündigung ausspricht, ohne eine Vollmachtsurkunde im Original vorzulegen, kann der Arbeitnehmer die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Die Kündigung ist dann unwirksam. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. Eine Fotokopie oder ein Fax der Vollmacht genügt nicht – es muss das Original oder eine Ausfertigung vorgelegt werden.
Das Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB besteht jedoch nicht bei allen Vertretern. Nicht anwendbar ist es bei gesetzlichen Vertretern, bei Organvertretern juristischer Personen (etwa dem Geschäftsführer einer GmbH) und bei Prokuristen, deren Prokura im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht ist. Auch wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor von der Bevollmächtigung der konkreten Person in Kenntnis gesetzt hat, ist eine Zurückweisung ausgeschlossen.
Praktisch besonders relevant ist § 174 BGB bei außerordentlichen fristlosen Kündigungen: Wird eine solche Kündigung zurückgewiesen und die Zurückweisung war berechtigt, muss der Arbeitgeber die Kündigung erneut aussprechen. Die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB für außerordentliche Kündigungen ist dann häufig bereits abgelaufen, sodass eine fristlose Kündigung nicht mehr wiederholt werden kann. Aus anwaltlicher Sicht ist dieser Punkt taktisch bedeutsam: Die Prüfung, ob eine Vollmacht vorliegt und ob eine Zurückweisung möglich ist, sollte unverzüglich nach Erhalt der Kündigung erfolgen. Ein verspätet geltend gemachtes Zurückweisungsrecht ist endgültig verloren.
Beispiel: Ein Personalsachbearbeiter überreicht dem Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben, das mit „i.V.“ unterzeichnet ist. Eine Vollmachtsurkunde wird nicht vorgelegt. Der Arbeitnehmer weist die Kündigung unverzüglich nach § 174 BGB zurück. War der Sachbearbeiter tatsächlich nur rechtsgeschäftlich bevollmächtigt und nicht etwa kraft seiner Position als Leiter der Personalabteilung, ist die Kündigung unwirksam. Der Arbeitgeber muss neu kündigen – und hat bei einer fristlosen Kündigung möglicherweise keine Zeit mehr dafür.
Läuft die 3-Wochen-Frist bei einer formunwirksamen Kündigung?
Nein. Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt nur mit dem Zugang einer schriftlichen Kündigung. Fehlt es an der Schriftform, läuft die Frist nicht. Der Arbeitnehmer kann die Formunwirksamkeit der Kündigung auch noch nach Ablauf von drei Wochen geltend machen.
Das bedeutet konkret: Wenn die Kündigung keine eigenhändige Unterschrift trägt, per E-Mail übermittelt wurde oder nur als Kopie vorliegt, greift die Fiktionswirkung des § 7 KSchG nicht ein. Die Kündigung kann nicht dadurch wirksam werden, dass der Arbeitnehmer nichts unternimmt. Das unterscheidet den Formmangel von anderen Unwirksamkeitsgründen, die innerhalb von drei Wochen geltend gemacht werden müssen.
Allerdings gibt es eine wichtige Einschränkung: Das Recht, sich auf die Formunwirksamkeit zu berufen, kann verwirken. Verwirkung tritt ein, wenn ein längerer Zeitraum verstrichen ist und besondere Umstände hinzukommen, die den Arbeitgeber darauf vertrauen lassen konnten, der Arbeitnehmer werde sich nicht mehr auf die Unwirksamkeit berufen. Die genaue Dauer hängt vom Einzelfall ab – in der Regel sind jedoch mehrere Monate erforderlich.
Wichtig: Wenn unklar ist, ob die Kündigung die Schriftform einhält – etwa weil die Unterschrift unleserlich ist oder zweifelhaft bleibt, ob das übergebene Dokument das Original ist –, sollte der Arbeitnehmer vorsorglich innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben. Liegt die Schriftform tatsächlich vor, wäre die Frist sonst versäumt, und die Kündigung würde nach § 7 KSchG als wirksam gelten – selbst wenn sie inhaltlich unrechtmäßig gewesen wäre.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält ein Kündigungsschreiben, bei dem er sich nicht sicher ist, ob die Unterschrift eigenhändig oder ein Stempel ist. Er wartet ab, weil er davon ausgeht, die Kündigung sei formunwirksam. Stellt sich später heraus, dass es sich um eine eigenhändige Unterschrift handelte, ist die dreiwöchige Klagefrist möglicherweise bereits abgelaufen. Die Kündigung gilt dann als wirksam.
So gehen Sie jetzt vor: Konkrete Schritte
Wer eine Kündigung erhält, bei der die eigenhändige Unterschrift fehlt oder zweifelhaft ist, sollte folgende Schritte beachten:
Prüfen Sie, ob das Original mit eigenhändiger Unterschrift vorliegt. Wurde nur eine Kopie, ein Fax oder ein E-Mail-Ausdruck übergeben, fordern Sie den Arbeitgeber auf, das Original auszuhändigen. Dokumentieren Sie den Zugangstag des übergebenen Dokuments.
Klären Sie, ob ein Vertreter aufgetreten ist und ob eine Vollmachtsurkunde im Original vorgelegt wurde. Fehlt die Vollmacht, prüfen Sie, ob eine Zurückweisung nach § 174 BGB in Betracht kommt. Diese muss unverzüglich erfolgen – zögern Sie nicht, hier rechtlichen Rat einzuholen.
Erheben Sie bei Zweifeln an der Schriftform vorsorglich innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage beim zuständigen Arbeitsgericht. Liegt die Schriftform tatsächlich nicht vor, schadet die Klage nicht. Liegt sie doch vor, ist die Frist gewahrt. Das zuständige Arbeitsgericht richtet sich nach dem gewöhnlichen Arbeitsort – für Arbeitnehmer in München ist dies regelmäßig das Arbeitsgericht München.
Geben Sie keine voreiligen Erklärungen ab. Unterschreiben Sie keine Kündigungsbestätigung, keinen Aufhebungsvertrag und keine Erklärung, die als Anerkennung der Kündigung verstanden werden könnte. Sichern Sie alle Dokumente und Kommunikationswege.
Bei Formzweifeln nicht abwarten – rechtlich prüfen lassen
Eine Kündigung ohne eigenhändige Unterschrift ist nichtig – das ist die klare rechtliche Ausgangslage nach § 623 BGB. Dennoch sollten Arbeitnehmer nicht darauf vertrauen, dass sich das Problem von selbst erledigt. Insbesondere bei Zweifeln an der Formgültigkeit ist schnelles Handeln geboten, da die dreiwöchige Klagefrist im Zweifel gewahrt werden muss. Wer die Frist versäumt, weil er fälschlicherweise von einer Formunwirksamkeit ausgeht, kann das Arbeitsverhältnis verlieren, obwohl die Kündigung inhaltlich möglicherweise unrechtmäßig war. Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben und unsicher sind, ob die Schriftform eingehalten wurde, berät die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Sie gerne bei der rechtlichen Prüfung und den möglichen nächsten Schritten.
