Ein Arbeitnehmer erhält eine Kündigung – aber nicht als Papierbrief mit Originalunterschrift, sondern als PDF-Datei per E-Mail, als Scan oder als Foto über WhatsApp. Viele Betroffene fragen sich in dieser Situation, ob eine solche Kündigung überhaupt wirksam ist. Die kurze Antwort: Nein. Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss nach § 623 BGB schriftlich im Original mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen. Eine eingescannte Unterschrift auf einem PDF reicht gesetzlich nicht aus. Die elektronische Form ist bei Kündigungen ausdrücklich ausgeschlossen.
Das bedeutet: Wird Ihnen eine Kündigung ausschließlich als PDF, als E-Mail-Anhang, als Fax oder als Bildnachricht übermittelt, liegt keine formwirksame Kündigung vor. Das Arbeitsverhältnis wird durch ein solches Dokument nicht beendet. Allerdings gibt es einige praktische Fallstricke, die Arbeitnehmer kennen sollten, um keine Nachteile zu erleiden.
Das sollten Sie jetzt wissen
Eine Kündigung per PDF oder Scan mit eingescannter Unterschrift ist formunwirksam – das Arbeitsverhältnis endet dadurch nicht. Die Schriftform nach § 623 BGB verlangt eine Originalurkunde mit eigenhändiger Unterschrift des Ausstellers. Die elektronische Form, auch mit qualifizierter elektronischer Signatur, ist bei Kündigungen gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen. Gleiches gilt für Kündigungen per E-Mail, Fax, SMS und WhatsApp. Wird die Kündigung durch einen Bevollmächtigten ausgesprochen, muss diesem eine Originalvollmacht vorliegen – eine Kopie reicht nicht aus. Erhalten Sie nur eine PDF-Kündigung, sollten Sie das Original anfordern und sich nicht vorschnell auf ein Ende des Arbeitsverhältnisses einlassen.
Schriftform ist zwingend – was § 623 BGB verlangt
Das Gesetz stellt für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses strenge Formanforderungen auf. Nach § 623 BGB bedarf jede Kündigung zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Die elektronische Form ist dabei ausdrücklich ausgeschlossen. Der Arbeitgeber darf die Kündigung also nicht elektronisch übermitteln.
Die Schriftform ist in § 126 Abs. 1 BGB geregelt. Danach muss die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Der Gesetzgeber verlangt also eine echte, handschriftliche Unterschrift auf einem physischen Dokument. Der Zweck dieser Vorschrift liegt darin, den Arbeitnehmer vor übereilten oder unklaren Beendigungserklärungen zu schützen und Beweissicherheit über den Beendigungstatbestand zu schaffen. Mechanische Hilfsmittel wie Stempel, Faksimile oder eingescannte Unterschriften sind unzulässig.
Aus unserer anwaltlichen Praxis wissen wir: Gerade bei kleineren Unternehmen, bei Eilfällen oder wenn der Arbeitgeber räumlich getrennt vom Arbeitnehmer sitzt, versuchen Arbeitgeber immer wieder, den Weg über das Papier zu umgehen. Eine kurze E-Mail mit einem angehängten Kündigungsschreiben erscheint praktisch und schnell – sie genügt der Schriftform aber nicht.
Reicht ein eingescanntes Kündigungsschreiben als PDF?
Nein. Ein eingescanntes Kündigungsschreiben, das als PDF per E-Mail verschickt wird, erfüllt die Schriftform nicht. Das gilt auch dann, wenn die Vorlage des Scans tatsächlich von Hand unterschrieben war. Der Grund liegt darin, dass die Kündigung als empfangsbedürftige Willenserklärung dem Empfänger in der Form zugehen muss, die für ihre Abgabe erforderlich ist. Dem Arbeitnehmer geht bei einem PDF lediglich eine Kopie zu – nicht die Originalurkunde mit der eigenhändigen Unterschrift.
Eine eingescannte Unterschrift ist keine eigenhändige Unterschrift im Sinne von § 126 Abs. 1 BGB. Sie ist lediglich ein technisch erzeugtes Abbild einer Unterschrift. Ob der Arbeitgeber das Originaldokument tatsächlich unterschrieben hat und es danach eingescannt hat, ändert nichts daran, dass dem Arbeitnehmer nur die Kopie zugeht. Die Schriftform verlangt, dass die Originalurkunde selbst in den Machtbereich des Empfängers gelangt.
Praktisch besonders relevant ist ein Punkt, der leicht übersehen wird: Auch wenn der Arbeitgeber das Original später noch per Post nachschickt, kommt es auf den Zeitpunkt des Zugangs an. Geht die Originalurkunde erst Tage oder Wochen später zu, wird die Kündigung erst in diesem Zeitpunkt wirksam – sofern nicht bereits zuvor eine formwirksame Kündigung im Original vorlag. Die Kündigungsfrist beginnt dann entsprechend später zu laufen.
Warum auch Fax, E-Mail und WhatsApp nicht ausreichen
Die Anforderungen an die Schriftform sind strikt. Nicht nur eingescannte PDFs, sondern auch andere elektronische Übermittlungswege führen nicht zu einer formwirksamen Kündigung.
Eine Kündigung per Fax ist unwirksam, weil der Empfänger lediglich eine Kopie des Originals erhält. Gleiches gilt für E-Mails – selbst wenn das Kündigungsschreiben als eingescannte Anlage beigefügt ist. Eine SMS erfüllt die Schriftform schon mangels Unterschrift nicht. Und auch eine Kündigung per WhatsApp ist formunwirksam, selbst wenn dabei ein Foto eines unterschriebenen Kündigungsschreibens übermittelt wird. In all diesen Fällen geht dem Arbeitnehmer nur der Inhalt der Erklärung zu, nicht aber die Erklärung selbst in der gesetzlich vorgeschriebenen Form.
Auch die sogenannte elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur nach § 126a BGB, die in anderen Rechtsbereichen die Schriftform ersetzen kann, ist bei Kündigungen ausgeschlossen. § 623 BGB schließt dies ausdrücklich aus. Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet, die elektronische Form zuzulassen. Kündigungsurkunden sollen in Papierform vorliegen, damit sie bei Behörden, Arbeitsagenturen oder Neubewerbungen vorgelegt werden können.
Ein Punkt, der in der anwaltlichen Beratung regelmäßig auftaucht: Manche Arbeitgeber unterschreiben auf einem elektronischen Unterschriftenpad und übergeben dem Arbeitnehmer lediglich einen Ausdruck. Auch dies genügt der Schriftform nicht, da das Dokument zu keinem Zeitpunkt als physische Urkunde mit eigenhändiger Unterschrift existiert. Dem übergebenen Ausdruck fehlt die eigenhändige Unterschrift, sodass die Erklärung nicht formgerecht zugeht.
Kündigung durch einen Bevollmächtigten: Die Originalvollmacht
Wird die Kündigung nicht vom Arbeitgeber persönlich ausgesprochen, sondern durch einen Bevollmächtigten – etwa einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine Personalabteilung –, gelten zusätzliche Anforderungen. Nach § 174 BGB kann der Empfänger ein einseitiges Rechtsgeschäft, das ein Bevollmächtigter vornimmt, unverzüglich zurückweisen, wenn diesem keine Vollmachtsurkunde im Original vorliegt.
Das bedeutet: Der Bevollmächtigte muss dem Arbeitnehmer zusammen mit der Kündigung eine Originalvollmacht übergeben. Eine Fotokopie, ein Fax oder ein Scan der Vollmacht reicht nicht aus. Lehnt der Arbeitnehmer die Kündigung wegen fehlender Originalvollmacht nicht unverzüglich ab, kann er dieses Recht verlieren. Kennt der Arbeitnehmer die Bevollmächtigung jedoch bereits – etwa weil ihm der Bevollmächtigte schon länger als Ansprechpartner bekannt ist –, ist eine Zurückweisung ausgeschlossen.
Aus anwaltlicher Sicht kommt es hier auf einen entscheidenden praktischen Punkt an: Die Zurückweisung nach § 174 BGB muss unverzüglich erfolgen, also ohne schuldhaftes Zögern. In der Regel bedeutet das, dass der Arbeitnehmer innerhalb weniger Tage reagieren muss. Wer zu lange wartet, verliert das Recht zur Zurückweisung – auch wenn die Vollmacht tatsächlich nicht im Original vorgelegt wurde. Umgekehrt kann eine vorschnelle Zurückweisung ohne vorherige rechtliche Prüfung nachteilig sein, wenn sich später herausstellt, dass der Zurückweisungsgrund nicht besteht.
Wann der Zugang der Originalurkunde entscheidend wird
Der Zugang der Kündigung ist der Zeitpunkt, in dem die Kündigung rechtlich wirksam wird. Eine Kündigung wird wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer in der gesetzlich vorgeschriebenen Form zugeht. Das bedeutet: Die Originalurkunde mit eigenhändiger Unterschrift muss in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangen, sodass er unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, von ihr Kenntnis zu nehmen.
Geht dem Arbeitnehmer nur ein PDF zu, ist die Kündigung nicht formwirksam zugegangen. Das Arbeitsverhältnis besteht fort. Der Arbeitgeber kann die Kündigung jedoch jederzeit neu aussprechen, indem er das Originaldokument mit eigenhändiger Unterschrift übermittelt oder persönlich übergibt. Eine Heilung der Formunwirksamkeit tritt nicht ein – es bedarf einer neuen, formgerechten Kündigungserklärung.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält am 1. März eine Kündigung als PDF per E-Mail. Er geht davon aus, dass das Arbeitsverhältnis damit beendet ist, und bleibt der Arbeit fern. Schickt der Arbeitgeber am 5. März das Original per Post, wird die Kündigung erst mit Zugang des Originals wirksam. Die Kündigungsfrist beginnt entsprechend später zu laufen. Das unentschuldigte Fehlen in der Zwischenzeit kann rechtliche Folgen haben.
Was Arbeitnehmer tun sollten, die nur eine PDF-Kündigung erhalten haben
Wenn Ihnen eine Kündigung nur als PDF, Scan oder per E-Mail zugegangen ist, sollten Sie folgende Schritte beachten:
Sichern Sie das Dokument und notieren Sie den genauen Zugangstag. Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Zusagen des Arbeitgebers. Fordern Sie das Original der Kündigung schriftlich an. Gehen Sie nicht vorschnell davon aus, dass das Arbeitsverhältnis beendet ist – solange keine formwirksame Kündigung im Original vorliegt, besteht das Arbeitsverhältnis fort. Setzen Sie sich zeitnah mit einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Rechtsanwalt in Verbindung, um die rechtliche Situation prüfen zu lassen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Arbeitnehmer bei Erhalt einer PDF-Kündigung sofort aufhören zu arbeiten. Das kann erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben, etwa wenn der Arbeitgeber das Original nachreicht und dann ein unentschuldigtes Fehlen vorliegt. Bis eine formwirksame Kündigung im Original vorliegt, sollten Arbeitnehmer grundsätzlich ihrer Arbeitspflicht nachkommen – es sei denn, ein Rechtsanwalt rät unter den konkreten Umständen zu einem anderen Vorgehen.
Diese Fehler können teuer werden
Einige typische Fehler können für Arbeitnehmer erhebliche Nachteile mit sich bringen:
Wer eine PDF-Kündigung erhält und einfach abwartet, ohne das Original anzufordern, riskiert, dass der Arbeitgeber das Original später nachreicht und die Kündigungsfrist dann erst zu laufen beginnt. Wer bei Erhalt einer PDF-Kündigung die Arbeit einstellt, ohne rechtlichen Rat eingeholt zu haben, riskiert eine verhaltensbedingte Kündigung oder den Verlust von Vergütungsansprüchen. Wer eine Kündigung durch einen Bevollmächtigten erhält und die fehlende Originalvollmacht nicht unverzüglich rügt, verliert das Zurückweisungsrecht nach § 174 BGB. Und wer sich auf die Formunwirksamkeit verlässt, ohne zu prüfen, ob der Arbeitgeber das Original möglicherweise noch rechtzeitig nachreicht, kann den richtigen Zeitpunkt für eine Kündigungsschutzklage verpassen.
Wichtig: Auch wenn eine PDF-Kündigung formunwirksam ist, sollte der Arbeitnehmer nicht untätig bleiben. Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt grundsätzlich mit dem Zugang einer formwirksamen Kündigung. Wann genau das der Fall ist, kann im Einzelfall schwierig zu beurteilen sein – besonders wenn der Arbeitgeber das Original kurz nach dem PDF nachreicht.
Lassen Sie die Form Ihrer Kündigung rechtlich prüfen
Eine Kündigung, die nur als PDF, Scan oder in elektronischer Form zugeht, ist formunwirksam. Das klingt zunächst beruhigend – bedeutet aber nicht, dass das Arbeitsverhältnis automatisch sicher fortbesteht. Der Arbeitgeber kann das Original jederzeit nachreichen, und dann laufen auch die Fristen für eine Kündigungsschutzklage. Wenn Sie eine Kündigung erhalten haben und unsicher sind, ob sie formwirksam ist, unterstützt Sie die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne bei der rechtlichen Prüfung und bespricht mit Ihnen die weiteren Schritte.
