Wer von seinem Arbeitgeber eine Kündigung per E-Mail erhält, stellt sich sofort die Frage, ob das Arbeitsverhältnis damit tatsächlich beendet ist. Die Antwort ist eindeutig: Nein. Eine Kündigung, die ausschließlich elektronisch per E-Mail übermittelt wird, ist formunwirksam und entfaltet keine rechtliche Beendigungswirkung. Das Arbeitsverhältnis besteht rechtlich unverändert fort. Dennoch sollten Arbeitnehmer nicht untätig bleiben, denn es gibt praktische und rechtliche Fallstricke, die im Einzelfall zu unerwarteten Konsequenzen führen können.
Das sollten Arbeitnehmer wissen
Eine Kündigung per E-Mail genügt nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform des § 623 BGB und ist deshalb nichtig. Das Arbeitsverhältnis setzt sich zu den bisherigen Bedingungen fort. Eine Heilung des Formmangels ist nicht möglich – der Arbeitgeber müsste eine neue, formgerechte Kündigung auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift aussprechen. Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt bei einer formnichtigen Kündigung grundsätzlich nicht zu laufen. Das gilt aber nicht uneingeschränkt, wenn im Streitfall unklar ist, ob die Schriftform gewahrt wurde. Wer eine E-Mail-Kündigung erhält, sollte die E-Mail sichern, nichts unterschreiben und zeitnah anwaltlichen Rat einholen.
Warum eine Kündigung per E-Mail formunwirksam ist
Eine Kündigung per E-Mail ist rechtlich unwirksam, weil sie die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform nicht einhält. Nach § 623 BGB bedarf die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung zwingend der Schriftform. § 126 Abs. 1 BGB verlangt dafür, dass die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet wird. Eine E-Mail enthält keine eigenhändige Unterschrift und genügt diesem Erfordernis nicht.
Besonders wichtig: § 623 BGB schließt ausdrücklich auch die elektronische Form aus. Das bedeutet, dass selbst eine E-Mail mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur oder eine digital signierte Erklärung die Schriftform nicht ersetzen kann. Der Gesetzgeber hat diesen Ausschluss bewusst vorgenommen, weil die Warnfunktion der Schriftform – also der Schutz vor unüberlegten, spontanen Beendigungserklärungen – durch eine elektronische Übermittlung nicht in gleicher Weise gewährleistet ist. Die Schriftform soll sicherstellen, dass der Kündigende sich der Tragweite seiner Erklärung bewusst wird und der Empfänger die Möglichkeit hat, die Echtheit der Unterschrift zu überprüfen.
Aus unserer anwaltlichen Praxis wissen wir, dass Arbeitgeber gelegentlich davon ausgehen, eine E-Mail mit angehängtem eingescanntem Kündigungsschreiben reiche aus. Das ist ein Irrtum, der für den Arbeitgeber erhebliche rechtliche Folgen haben kann.
Gilt das auch für ein eingescanntes Kündigungsschreiben als PDF-Anhang?
Ja. Auch wenn der Arbeitgeber ein physisch unterschriebenes Kündigungsschreiben einscannt und als PDF-Datei per E-Mail verschickt, ist die Kündigung formunwirksam. Der Empfänger erhält auf diesem Weg lediglich eine elektronische Kopie der Originalurkunde, nicht aber das Original selbst. Die Schriftform verlangt aber, dass die eigenhändig unterschriebene Urkunde dem Empfänger zugeht. Eine eingescannte Unterschrift ist keine eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde, die dem Empfänger übergeben oder zugesandt wird.
Daran ändert sich auch nichts, wenn das eingescannte Dokument optisch wie ein originales Kündigungsschreiben aussieht. Entscheidend ist nicht, ob der Empfänger den Inhalt der Kündigung zur Kenntnis nehmen kann, sondern ob ihm eine eigenhändig unterschriebene Originalurkunde zugegangen ist. Genau das ist bei einer Übermittlung per E-Mail – auch mit PDF-Anhang – nicht der Fall.
Weitere elektronische Übermittlungswege: Fax, WhatsApp und SMS
Dasselbe Formerfordernis gilt für alle anderen elektronischen oder telekommunikativen Übermittlungswege. Eine Kündigung per Fax, per WhatsApp-Nachricht, per SMS oder per Telegram genügt der Schriftform ebenfalls nicht. Auch bei einem Fax enthält das dem Empfänger zugehende Dokument lediglich eine Kopie der beim Absender verbleibenden Originalunterschrift. Bei WhatsApp oder SMS fehlt eine eigenhändige Unterschrift ohnehin. Selbst wenn ein Arbeitgeber ein Foto eines unterschriebenen Kündigungsschreibens per WhatsApp übermittelt, ist die Kündigung formunwirksam, weil die Kündigung nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Form zugeht.
Das Arbeitsverhältnis besteht fort – was das rechtlich bedeutet
Da die Kündigung per E-Mail nichtig ist, besteht das Arbeitsverhältnis rechtlich mit allen Rechten und Pflichten unverändert fort. Der Arbeitnehmer hat weiterhin Anspruch auf Beschäftigung und Vergütung. Eine Heilung des Formmangels ist ausgeschlossen. Das bedeutet: Die formnichtige E-Mail-Kündigung kann nicht nachträglich wirksam werden, auch nicht durch Bestätigung, durch Schweigen des Arbeitnehmers oder durch beiderseitiges Einverständnis.
Der Arbeitgeber kann das Arbeitsverhältnis nur beenden, indem er eine neue, formgerechte Kündigung ausspricht – also ein schriftliches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift, das dem Arbeitnehmer im Original zugeht. Erst mit dem Zugang dieser formgerechten Kündigung beginnt die Kündigungsfrist zu laufen, und erst dann beginnt auch die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG.
Praktisch besonders relevant ist: Wenn der Arbeitgeber die Unwirksamkeit seiner E-Mail-Kündigung erkennt und nachträglich ein schriftliches Kündigungsschreiben nachreicht, beginnt mit dessen Zugang eine neue Kündigungsfrist. Der Arbeitnehmer hat dann ab diesem Zeitpunkt wieder drei Wochen Zeit, um Kündigungsschutzklage zu erheben.
Läuft die dreiwöchige Klagefrist bei einer formnichtigen Kündigung?
Die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt grundsätzlich erst mit dem Zugang einer schriftlichen Kündigung. Ist die Kündigung von vornherein formnichtig – wie bei einer E-Mail-Kündigung –, läuft die Frist nicht. Der Arbeitnehmer kann die Formnichtigkeit also auch noch nach Ablauf von drei Wochen geltend machen.
Allerdings gibt es dabei eine wichtige Einschränkung: Streiten die Parteien darüber, ob die Schriftform gewahrt wurde – etwa weil unklar ist, ob eine eigenhändige Unterschrift vorliegt –, so läuft die dreiwöchige Klagefrist ab dem Zugang der Erklärung. Versäumt der Arbeitnehmer in diesem Fall die Frist, gilt die Kündigung nach § 7 KSchG als von Anfang an rechtswirksam, selbst wenn sich später herausstellt, dass die Form tatsächlich nicht gewahrt war.
Hinzu kommt das Risiko der Verwirkung: Wer sich über längere Zeit hin nicht auf die Formnichtigkeit der Kündigung beruft, obwohl er dazu in der Lage gewesen wäre, kann sein Recht, die Unwirksamkeit geltend zu machen, verwirken. Das ist dann der Fall, wenn aufgrund besonderer Umstände des Einzelfalls das Vertrauen des Arbeitgebers geschützt ist, der Arbeitnehmer werde sich nicht mehr auf die Formnichtigkeit berufen.
Aus unserer anwaltlichen Praxis lässt sich klar empfehlen: Wer eine Kündigung per E-Mail erhält, sollte sich nicht darauf verlassen, dass die Klagefrist ohnehin nicht läuft. Zu groß ist das Risiko, dass im Nachhinein streitig wird, ob die Form gewahrt war, oder dass Verwirkung eintritt. Die sicherste Vorgehensweise besteht darin, die Formnichtigkeit der Kündigung innerhalb von drei Wochen nach Erhalt der E-Mail gerichtlich geltend zu machen.
Worauf wir bei der rechtlichen Prüfung besonders achten
In der anwaltlichen Beratung zeigt sich, dass der Teufel oft im Detail steckt. Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird, ist die Frage, ob der Arbeitgeber nach der E-Mail-Kündigung noch weitere Schreiben verschickt hat, die als neue, formgerechte Kündigung ausgelegt werden könnten. Eine schriftliche Bestätigung der zuvor ausgesprochenen Kündigung kann im Zweifel als eigenständige Kündigungserklärung behandelt werden. Wird sie nicht innerhalb von drei Wochen angegriffen, kann die Kündigung nach § 7 KSchG als wirksam gelten.
Ein weiterer Punkt, den wir bei der Prüfung solcher Fälle besonders beachten, ist die Frage der Vertretung. Wenn das Kündigungsschreiben nicht vom Arbeitgeber persönlich, sondern von einem Bevollmächtigten – etwa einem Prokuristen oder einem Personalreferenten – unterzeichnet wurde, kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 BGB unverzüglich zurückweisen, wenn ihm keine Vollmachtsurkunde vorgelegt wurde. Diese Zurückweisung muss allerdings unverzüglich erfolgen, sobald der Arbeitnehmer von der fehlenden Vollmacht erfährt.
Schließlich prüfen wir, ob das Arbeitsverhältnis möglicherweise durch andere Erklärungen des Arbeitgebers beendet worden ist, die nicht per E-Mail übermittelt wurden. Manchmal erhält ein Arbeitnehmer zunächst eine E-Mail-Kündigung und wenig später ein Schreiben per Post, das er für eine bloße Bestätigung hält, das aber rechtlich als eigenständige, formgerechte Kündigung zu werten ist.
Was Arbeitnehmer jetzt tun sollten
Wenn Sie eine Kündigung per E-Mail erhalten haben, gibt es mehrere Schritte, die Sie unternehmen sollten. Sichern Sie zunächst die E-Mail einschließlich aller Anhänge und Metadaten. Dokumentieren Sie den genauen Zeitpunkt des Eingangs. Stellen Sie Ihren Arbeitsvertrag und eventuelle Vorabmahnungen zusammen. Unterschreiben Sie keine Dokumente, die Ihnen im Zusammenhang mit der Kündigung vorgelegt werden – insbesondere keinen Aufhebungsvertrag und keine Erklärung, mit der Sie der Kündigung zustimmen.
Gehen Sie nicht einfach zur Arbeit weiter, als sei nichts passiert, und bleiben Sie auch nicht der Arbeit fern, ohne sich rechtlich beraten zu lassen. Beides kann im Einzelfall nachteilige Folgen haben. Wenn Sie der Arbeit fernbleiben, obwohl das Arbeitsverhältnis rechtlich fortbesteht, riskiert der Arbeitgeber möglicherweise eine Abmahnung oder sogar eine weitere Kündigung. Wenn Sie hingegen kommentarlos weiterarbeiten, könnte der Arbeitgeber dies als stillschweigende Zustimmung deuten.
Holen Sie zeitnah anwaltlichen Rat ein. Die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH berät Arbeitnehmer, die eine Kündigung per E-Mail oder auf anderem elektronischen Weg erhalten haben, und prüft, welche rechtlichen Schritte im konkreten Fall sinnvoll sind.
Wenn der Arbeitgeber später das Original nachreicht
Ein in der Praxis häufiger Ablauf: Der Arbeitgeber erkennt, dass die E-Mail-Kündigung formunwirksam war, und schickt wenig später ein schriftliches Kündigungsschreiben per Post. In diesem Fall ist die schriftliche Kündigung eine eigenständige, neue Kündigung. Sie ist – sofern die Schriftform gewahrt ist – formwirksam. Ab deren Zugang beginnt die Kündigungsfrist zu laufen, und auch die dreiwöchige Klagefrist des § 4 KSchG beginnt erneut.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält am 1. März eine Kündigung per E-Mail. Er geht zunächst davon aus, dass das Arbeitsverhältnis beendet ist, und wartet ab. Am 10. März erhält er per Post ein schriftliches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift. Ab dem 10. März hat er nun drei Wochen Zeit, um Kündigungsschutzklage zu erheben – also bis zum 31. März. Hätte er sich nur auf die Formnichtigkeit der E-Mail verlassen und die Postsendung ignoriert, könnte die Kündigung nach Ablauf der Frist als wirksam gelten.
Bei einer E-Mail-Kündigung nicht auf die Zeit verlassen lassen
Eine Kündigung per E-Mail ist rechtlich nicht wirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, und der Arbeitgeber kann es nur durch eine neue, formgerechte schriftliche Kündigung beenden. Aber die praktische Situation ist oft komplexer, als es auf den ersten Blick scheint: Nachgereichte Originalschreiben, mögliche Bestätigungsschreiben, unklare Vertretungsverhältnisse und das Risiko der Verwirkung machen es ratsam, auch bei einer offensichtlich formnichtigen E-Mail-Kündigung nicht abzuwarten, sondern aktiv zu werden. Wenn Sie eine Kündigung per E-Mail erhalten haben und prüfen lassen möchten, ob Ihr Arbeitsverhältnis tatsächlich beendet ist und welche Schritte jetzt geboten sind, berät Sie die SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne zu Ihren rechtlichen Möglichkeiten.
