Wenn ein Angestellter gegen seine vertraglichen Verpflichtungen verstößt, hat der Arbeitgeber das Recht, ihn abzumahnen. Damit Abmahnungen rechtlich wirksam sind, müssen jedoch bestimmte inhaltliche sowie formale Kriterien erfüllt sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine rechtssichere Abmahnung formulieren, Fehler vermeiden und auf einen Widerspruch des Arbeitnehmers reagieren können.
Warum eine Abmahnung schreiben?
Durch eine Abmahnung signalisiert der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter, dass eine Pflichtverletzung des Arbeitsvertrags vorliegt und kündigt im Falle einer Wiederholung eine verhaltensbedingte Kündigung an. Die Abmahnung stellt somit das letzte rechtliche Mittel vor einer Entlassung dar. Bei der Erstellung einer schriftlichen Abmahnung sind verschiedene inhaltliche Vorgaben zu beachten, darunter die detaillierte Schilderung des Vorwurfs und der Hinweis auf die vertraglichen Regelungen.
Abmahnung schreiben in aller Kürze
Sie muss präzise formuliert sein und setzt sich aus drei Elementen zusammen:
- Zunächst erfolgt eine detaillierte Beschreibung des vertragswidrigen Verhaltens, einschließlich Datum, Ort und Uhrzeit (Dokumentation).
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, das Fehlverhalten klar zu benennen und den Arbeitnehmer aufzufordern, dieses einzustellen (Ermahnung).
- Hauptziel der Abmahnung ist es, die Grundlage für arbeitsrechtliche Konsequenzen, insbesondere eine mögliche Kündigung, zu legen. Der Arbeitnehmer wird gewarnt, dass er bei Wiederholung seines Fehlverhaltens sein Arbeitsverhältnis gefährden könnte (Warnung).
Das muss in einer Abmahnung an Arbeitnehmer stehen
1 – Verweis auf die Regelungen des Arbeitsvertrags
Nachdem Sie den Vorwurf dargelegt haben, sollte sofort auf die spezifische Vertragsverletzung im Arbeitsvertrag hingewiesen werden; andernfalls ist die Abmahnung nicht rechtsgültig. Am besten verwenden Sie die Formulierung aus dem Vertrag.
2 – Aufforderung zur Einstellung des Fehlverhaltens
Daraufhin sollte der Arbeitnehmer aufgefordert werden, sein unangemessenes Verhalten künftig zu unterlassen. Stellen Sie klar, dass Sie solche Pflichtverstöße nicht länger akzeptieren. So erhält der abgemahnte Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Verhaltensanpassung und -verbesserung.
3 – Drohung einer Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen
Bei einer Abmahnung ist es wichtig, klar und deutlich zu kommunizieren, dass bei Nichteinhaltung der arbeitsvertraglichen Pflichten eine Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen droht. Andernfalls könnte die Abmahnung lediglich als Ermahnung interpretiert werden, die rechtlich nicht für eine Kündigung ausreicht.
4 – Bestätigung des Empfangs durch den Arbeitnehmer
Es ist ratsam, am Ende der Abmahnung einen Hinweis anzufügen, der den Empfang der Abmahnung durch den Arbeitnehmer dokumentiert. So wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer die Abmahnung tatsächlich erhalten hat. Der Arbeitnehmer kann jedoch die Bestätigung verweigern. In diesem Fall kann alternativ die Unterschrift eines Zeugen herangezogen werden. Falls Sie die Abmahnung per Einschreiben mit Rückschein versenden, dient der Rückschein als rechtlich verbindlicher Nachweis für den Empfang durch den Arbeitnehmer.
Welche Fristen sind beim Abmahnung schreiben zu beachten?
Es existiert kein gesetzlich festgelegter Zeitraum, der zwischen dem beanstandeten Vorfall und der entsprechenden Abmahnung liegen darf. Grundsätzlich könnte der Arbeitgeber auch Verstöße ahnden, die mehrere Jahre zurückliegen. Jedoch sollte er sich fragen lassen, ob ihm das Problem aufgrund der langen Verzögerung tatsächlich so bedeutend war oder ob er lediglich eine verhaltensbedingte Kündigung anstrebt. Eine verspätete Abmahnung untergräbt letztlich deren Funktion als Hinweis und Warnung.
Wer darf eine Abmahnung schreiben?
In der Regel werden Abmahnungen hauptsächlich von den Arbeitgebern erteilt. Allerdings haben auch Arbeitnehmer das Recht, eine Abmahnung auszusprechen, sofern der Arbeitgeber seine vertraglichen Verpflichtungen nicht einhält.
Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, auf Pflichtverletzungen wie beispielsweise (erhebliche) Gehaltsrückstände nur mit einer außerordentlichen und fristlosen Kündigung zu reagieren. Zusätzlich können sie Schadensersatz gemäß § 628 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) verlangen, vorausgesetzt, sie haben dem Arbeitgeber zuvor durch eine Abmahnung die Gelegenheit gegeben, sein Verhalten zu ändern, um eine Kündigung abzuwenden.
Nur wenn dieser Schritt unternommen wurde, ist es den Arbeitnehmern gestattet, die Kündigung als Reaktion auf die Pflichtverletzung auszusprechen. Nicht nur die Personen, die befugt sind, eine Kündigung auszusprechen, können seitens des Arbeitgebers eine Abmahnung aussprechen. Vielmehr sind alle Vorgesetzten dazu berechtigt, die dem betroffenen Arbeitnehmer Anweisungen geben können.
Welche Gründe müssen für eine Abmahnung an Arbeitnehmer vorliegen?
Eine Abmahnung setzt eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten voraus und kann je Sachverhalt unterschiedlich ausfallen.
Hierbei geht es um die zentrale vertragliche Verpflichtung des Angestellten: die Erbringung der vereinbarten Arbeitsleistung. Ein Arbeitnehmer kann diese Pflicht verletzen durch Arbeitsverweigerung, Missachtung von Anweisungen, unentschuldigtes Fehlen, das Versäumen von Krankmeldungen, Verspätungen, vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes oder Manipulationen bei der Zeiterfassung.
Der Konsum von Alkohol während der Arbeitszeit, Diebstahl sowie nicht genehmigte oder überlange Pausen stehen im Widerspruch zu den Arbeitsverpflichtungen. Daher hat der Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, solche Vorfälle und ähnliche Situationen zu beanstanden. In gravierenden oder wiederholten Fällen kann auch eine fristlose Kündigung in Betracht gezogen werden.
Eine Abmahnung kann auch erfolgen, wenn die arbeitsvertraglichen Nebenpflichten verletzt werden. Der Angestellte darf absichtlich nicht den legitimen Interessen seines Arbeitgebers schaden. Beispielsweise ist es ihm untersagt, die Konkurrenz zu unterstützen, den Betriebsfrieden zu stören oder den Ruf des Unternehmens in der Öffentlichkeit zu gefährden.
Daher können schädliche Kommentare in sozialen Netzwerken, das Beschimpfen von Führungskräften, diskriminierende Aussagen über Kollegen, das Offenbaren vertraulicher Informationen oder ein geheimer Nebenjob bei einem Konkurrenten ebenfalls zu einer Abmahnung führen. Bei gravierenden Verstößen kann dies sogar eine Kündigung nach sich ziehen.
Muss der Betriebsrat einer Abmahnung zustimmen?
Im Gegensatz zu einer Kündigung hat die Vertretung der Beschäftigten bei einer Abmahnung kein gesetzlich festgelegtes Mitspracherecht. Dies wurde auch vom Bundesarbeitsgericht bestätigt (BAG, 17.09.2013 – 1 ABR 26/12). Dennoch informieren viele Arbeitgeber in der Praxis den Betriebsrat häufig über Abmahnungen, obwohl sie dazu rechtlich nicht verpflichtet sind.
Auch ein Eintrag in der Personalakte ist nicht erforderlich. Die Situation ändert sich jedoch, wenn eine frühere Abmahnung für die nun ausgesprochene Kündigung von Bedeutung ist. In diesem Fall muss der Betriebsrat über die Kündigung informiert und angehört werden.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ihm spätestens in diesem Zusammenhang von der früheren Abmahnung zu berichten, die die Kündigung rechtfertigen soll. Ist diese ungerechtfertigt, kann der Betriebsrat seine Ablehnung der Kündigung darauf stützen, was jedoch die Kündigung nicht automatisch unwirksam macht.
Der Beschäftigte wird jedoch darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein Kündigungsschutzverfahren vielversprechende Perspektiven bietet.
Abmahnung schreiben: Die häufigsten Fehler und deren Vermeidung
Bei der Formulierung einer Abmahnung sind zahlreiche Fehler möglich, die ihre Wirksamkeit beeinträchtigen. Die nachstehenden Fehler sollten Sie vermeiden:
- Abmahnung nie mündlich aussprechen: Das vertragswidrige Verhalten des Arbeitnehmers sollte stets schriftlich abgemahnt werden. Aus Gründen der Dokumentation muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers immer schriftlich erfolgen. Dies dient auch der Vorbereitung um eine spätere Kündigung aussprechen zu können.
- Nummerierung der Abmahnungen: Wenn Sie Ihre Abmahnungen an die Mitarbeiter nummerieren und eine davon ungültig ist, verlieren auch alle nachfolgenden Abmahnungen ihre Gültigkeit.
- Bei mehreren Pflichtverletzungen in einer Abmahnung wird die gesamte Abmahnung unwirksam, wenn ein Verstoß nicht gültig ist.
- Wiederholtes Abmahnen: Abmahnungen sollten als ultima ratio vor einer Kündigung betrachtet werden. Wenn sie jedoch zu oft ausgesprochen werden, könnten Mitarbeiter diese nicht ernst nehmen. Außerdem könnte ein Arbeitsgericht die Glaubwürdigkeit der Abmahnungen infrage stellen, wenn sie regelmäßig erfolgen.
- Verspätete Kündigung: Eine Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen darf sich nicht auf Pflichtverletzungen beziehen, die schon vor vielen Jahren stattfanden. Der Angestellte hat ein Recht auf Verjährung. Dies bedeutet, dass nach einer gewissen Zeit die Abmahnung aus der Personalakte gelöscht werden kann, jedoch ohne festgelegte Frist.
- Wenn eine Pflichtverletzung bereits abgemahnt wurde, kann sie später nicht erneut als Kündigungsgrund verwendet werden.
Der Arbeitnehmer legt Widerspruch ein. Was nun?
Laut § 83 Abs. 2 BetrVG und § 242 BGB hat der Arbeitnehmer das Recht, eine schriftliche Stellungnahme abzugeben. Auf Wunsch des Arbeitnehmers kann diese in die Personalakte aufgenommen und der Abmahnung beigefügt werden.
Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Stellungnahme nur abzulehnen, wenn sie für ihn unzumutbar ist oder einen rechtsmissbräuchlichen Inhalt aufweist. Letzteres betrifft insbesondere beleidigende Äußerungen oder solche, die keinen Bezug zur Abmahnung haben.
Wenn weitere Mitarbeiter den beanstandeten Vorfall beobachtet haben und die Perspektive des betroffenen Arbeitnehmers unterstützen können, können deren Aussagen ebenfalls in die Personalakte aufgenommen werden.
Wann ist eine Abmahnung nicht gültig?
Eine Abmahnung im Arbeitsrecht muss spezifische Anforderungen erfüllen, um rechtlich wirksam zu sein. Die folgenden Aspekte könnten eine Abmahnung des Arbeitgebers ungültig machen:
- Unzureichende Präzisierung: Eine Abmahnung sollte deutlich und präzise formuliert sein. Es ist wichtig, genau anzugeben, welches Verhalten des Mitarbeiters gegen die vertraglichen Vereinbarungen verstößt. Ist die Abmahnung vage formuliert, kann sie als nicht rechtskräftig gelten.
- Mangelnde Nachweise: Eine Abmahnung muss auf stichhaltigen Beweisen beruhen. Wenn der Arbeitgeber keine Beweise für den angeblichen Vertragsverstoß vorlegen kann, könnte die Abmahnung ungültig sein.
- Unangemessenheit: Die Abmahnung sollte im angemessenen Verhältnis zum Vergehen stehen. Ist die Abmahnung übertrieben oder unangemessen, kann sie als nichtig betrachtet werden.
- Fristen: Eine Abmahnung sollte zeitnah nach dem Vertragsverstoß ausgestellt werden. Wartet der Arbeitgeber zu lange mit der Abmahnung, kann dies ebenfalls zur Ungültigkeit führen.
- Formale Mängel: Eine Abmahnung sollte den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Fehlen wesentliche Informationen oder erfüllt sie nicht die Anforderungen, könnte sie als nichtig gelten.
Beratung zur rechtssicheren Abmahnung in Anspruch nehmen
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Mitarbeiter für die Nichteinhaltung von arbeitsvertraglichen Verpflichtungen zu verwarnen. Damit eine solche Verwarnung rechtsgültig ist, müssen verschiedene formale und inhaltliche Aspekte beachtet werden. Andernfalls könnte eine berechtigte Verwarnung unwirksam sein.
Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann bei der Prüfung der notwendigen Voraussetzungen unterstützen, die Verwarnung formulieren und Sie über alle Risiken, die damit verbunden sind, aufklären.
