Wer eine Abmahnung erhalten hat, kann deren Entfernung aus der Personalakte verlangen, wenn die Abmahnung rechtlich fehlerhaft ist – etwa weil sie unrichtige Tatsachen behauptet, weil unklar bleibt, was Ihnen überhaupt vorgeworfen wird, oder weil sie disproportional ausfällt. Der Anspruch besteht nicht automatisch. Er setzt voraus, dass die Abmahnung einer der anerkannten Fehlergruppen unterfällt. Ausreichend ist es nicht, dass Sie sich die Rüge ungerecht fühlen. Entscheidend ist eine genaue Prüfung des Abmahnungsschreibens – und die sollte zeitnah erfolgen, denn die Abmahnung bleibt sonst in Ihrer Akte und kann bei späteren Entscheidungen wie Kündigungen, Versetzungen oder Beurteilungen gegen Sie wirken.
Kurz zusammengefasst
Eine Abmahnung muss unter anderem aus Ihrer Personalakte entfernt werden, wenn sie formell fehlerhaft zustande gekommen ist, wenn sie unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, wenn sie auf einer rechtlich unzutreffenden Bewertung Ihres Verhaltens beruht oder wenn sie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Rechtsgrundlage ist der aus dem Arbeitsvertrag folgende Beseitigungsanspruch, der auf den Grundgedanken der §§ 242, 1004 BGB gestützt wird. Bei einer Sammelabmahnung, die mehrere Vorwürfe bündelt, genügt es, dass auch nur einer davon unzutreffend ist – dann muss das Schreiben vollständig entfernt werden. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses ist ein Anspruch nur unter engeren Voraussetzungen möglich. Gegen allgemeine Ausschlussfristen ist der Anspruch grundsätzlich geschützt, er kann aber bei längerem Zuwarten verwirken.
Wann genau entsteht ein Entfernungsanspruch?
Der Arbeitgeber muss aus seiner Fürsorgepflicht heraus keine Angaben über Sie aufbewahren, die unrichtig sind oder Sie in unzulässiger Weise in Ihrem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen. Daraus folgt ein Beseitigungsanspruch, den die Gerichte über eine entsprechende Anwendung der §§ 242 und 1004 BGB begründen. Er richtet sich auf die tatsächliche Herausnahme des Abmahnungsschreibens aus der Personalakte – und zwar nicht nur aus der klassischen Papierakte, sondern aus dem gesamten Datenbestand, den Ihr Arbeitgeber über Sie führt. Es genügt also nicht, dass die Abmahnung aus der offiziellen Akte herausgenommen und in der Schublade des Vorgesetzten aufbewahrt wird.
Der Anspruch setzt aber voraus, dass Sie konkrete Umstände darlegen, die gegen die Zulässigkeit der Abmahnung sprechen. Die Darlegungs- und Beweislast für die Unrichtigkeit liegt grundsätzlich bei Ihnen. Das ist ein Punkt, den Arbeitnehmer regelmäßig unterschätzen: Nicht der Arbeitgeber muss belegen, dass die Abmahnung berechtigt ist, sondern Sie müssen die Gründe für die Entfernung tragen – wobei die Abmahnung selbstverständlich das Vorbringen des Arbeitgebers dokumentiert, auf das er sich im Prozess auch festhält.
Unrichtige Tatsachenbehauptung: Wenn die Abmahnung falsche Fakten enthält
Enthält die Abmahnung Tatsachenbehauptungen, die schlicht nicht stimmen, ist der Entfernungsanspruch am deutlichsten. Ein typischer Fall: Ihnen wird vorgeworfen, Sie seien an einem bestimmten Tag zu spät erschienen, obwohl die Zeiterfassung oder ein nachvollziehbarer Sachverhalt das Gegenteil belegt. Auch die falsche Datierung eines Vorwurfs oder die Erfindung von Gesprächsinhalten, die so nie gefallen sind, fallen darunter. Wichtig für Sie: Auf Tatsachenbehauptungen muss sich der Arbeitgeber im Streit festhalten lassen. Es ist ihm verwehrt, im laufenden Verfahren weitere Abmahnungsgründe nachzuschieben, die im Schreiben selbst nicht genannt sind. Das unterscheidet den Abmahnungsprozess deutlich von einem Kündigungsprozess und ist für die Erfolgsaussichten häufig entscheidend.
Anders liegt es bei Wertungen: Sätze wie „Ihr Verhalten war unkollegial“ sind Bewertungen, die der Arbeitgeber in der Abmahnung vornehmen darf. Solche Bewertungen werden aber unzulässig, wenn sie auf falschen oder unvollständig dargestellten Tatsachen beruhen. Die Trennung zwischen Tatsache und Wertung ist deshalb einer der ersten Punkte, die wir bei der Prüfung eines Abmahnungsschreibens vornehmen.
Unbestimmte Abmahnung: Wenn unklar bleibt, was Ihnen vorgeworfen wird
Eine Abmahnung hat eine Warnfunktion: Sie muss Ihnen erkennbar machen, welches Verhalten der Arbeitgeber beanstandet und dass eine Wiederholung arbeitsrechtliche Folgen, insbesondere eine Kündigung, nach sich ziehen kann. Fehlt es daran, ist die Abmahnung inhaltlich zu unbestimmt und muss entfernt werden. Typische Beispiele sind Formulierungen wie „Sie zeigen wiederholt ein unangemessenes Verhalten“ ohne jede Konkretisierung, oder die Androhung einer „fristlosen Kündigung“ bei einem Vorwurf, der eine solche Kündigung nach Art und Gewicht gar nicht tragen könnte, weil hierfür die entsprechend schwerwiegenden Voraussetzungen des § 626 BGB vorliegen müssten.
Aus anwaltlicher Sicht ist dieser Prüfpunkt leicht zu übersehen, weil eine unbestimmte Abmahnung auf den ersten Blick harmlos wirkt. Das Gegenteil ist der Fall: Gerade vage gehaltene Schreiben bergen die Gefahr, dass der Arbeitgeber den Rahmen dessen, was er Ihnen vorhält, später im Kündigungsstreit weit auslegen kann. Für die rechtliche Prüfung ist daher besonders relevant, ob sich aus dem Schreiben selbst ergibt, wann welches konkrete Verhalten gerügt wird und welche Folge angedroht wird. Fehlt eine dieser Angaben, ist das ein eigenständiger Angriffspunkt für den Entfernungsanspruch.
Unverhältnismäßige Abmahnung: Wenn die Reaktion außer Verhältnis steht
Auch eine inhaltlich zutreffende Abmahnung kann unverhältnismäßig und deshalb entfernungsbedürftig sein. Zwar setzt eine Abmahnung regelmäßig ein gewisses Gewicht des Fehlverhaltens voraus, sie muss aber nicht so schwer wiegen, dass ihre Wiederholung unmittelbar eine Kündigung rechtfertigen würde. Dennoch gibt es Grenzen: Bagatellverstöße und Handlungen, die im betrieblichen Alltag allenfalls als nachlässig zu bewerten sind, dürfen nicht mit einem förmlichen Abmahnungsschreiben belegt werden, das die dauerhafte Vorwurfshistorie eines Arbeitnehmers prägt.
Ein Punkt aus unserer anwaltlichen Praxis ist dabei die Anzahl der Abmahnungen: Gibt der Arbeitgeber innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von Abmahnungen heraus, kann dies auch ohne Prüfung der Berechtigung jeder einzelnen Rüge unverhältnismäßig sein, weil der Gesamteindruck in der Personalakte eine Eigendynamik entfaltet, die dem Arbeitnehmer nicht mehr gerecht wird. Bei der Prüfung solcher Konstellationen achten wir deshalb darauf, wie viele Abmahnungen in welchem Zeitraum ergangen sind und ob sie auf denselben Anlass zurückgehen.
Sammelabmahnung: Ein falscher Vorwurf genügt
Werden in einem Schreiben mehrere Pflichtverstöße gleichzeitig gerügt, spricht man von einer Sammelabmahnung. Hier gilt eine für Arbeitnehmer günstige Besonderheit: Erweist sich auch nur einer der gebündelten Vorwürfe als unzutreffend oder rechtlich unzutreffend bewertet, kann die Entfernung des gesamten Schreibens verlangt werden – und nicht nur eine „Schwärzung“ des einen Vorwurfs. Der Arbeitgeber kann das Schreiben nicht teilweise aufrechterhalten. Er darf das gerügte Verhalten in den zutreffenden Punkten zwar weiterhin mündlich geltend machen, das schriftliche Schreiben verliert mit seiner Entfernung aus der Akte aber seine dokumentierende Wirkung für spätere Personalentscheidungen.
Was Sie beachten sollten: Fristen, Beweise und Ihr Vorgehen
Der Entfernungsanspruch unterliegt grundsätzlich nicht den üblichen Ausschlussfristen aus Tarif- oder Arbeitsvertrag, weil er auch auf Ihrem Persönlichkeitsrecht beruht. Gleichwohl sollten Sie nicht abwarten: Der Anspruch kann verwirken, wenn Sie die Entfernung über längere Zeit nicht geltend machen. Sinnvoll ist daher, gegenüber dem Arbeitgeber zeitnah und schriftlich zu widersprechen und die Entfernung zu verlangen – auch wenn ein solcher Widerspruch allein die Abmahnung noch nicht beseitigt, dokumentiert er Ihre ablehnende Haltung und wirkt sich prozessual aus.
Sichern Sie zunächst das Abmahnungsschreiben selbst samt Umschlag, prüfen Sie, ob Sie eine Kopie erhalten haben, und halten Sie Zeugen, Zeiterfassungsdaten oder E-Mail-Verkehr fest, die die Vorwürfe entkräften können. Nutzen Sie Ihr Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte, um zu überprüfen, was dort tatsächlich abgelegt wurde. Unterschreiben Sie nichts, was die Vorwürfe bestätigt, und leisten Sie keine Erklärung, die als Schuldanerkenntnis verstanden werden könnte. Zu bedenken ist schließlich, dass ein isolierter Prozess um die Abmahnung die Vorwürfe in einem Gerichtsverfahren verfestigen kann – auch das ist eine Abwägung, die vor der Klage getroffen werden sollte, etwa gegen die Strategie, die Abmahnung erst im Rahmen einer möglichen späteren Kündigungsschutzklage angreifen.
Ein typischer Fall zur Veranschaulichung
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält eine Abmahnung, in der ihm „fortgesetzte Unpünktlichkeit im März“ vorgeworfen wird. Tatsächlich hat er an elf von zwölf Tagen die Arbeitszeit eingehalten; belegt wird dies durch die elektronische Zeiterfassung. Zudem nennt das Schreiben keine Termine und droht pauschal die fristlose Kündigung an. Liegen beide Punkte vor, bestehen zwei unabhängige Gründe für die Entfernung – die falsche Tatsachenbehauptung und die inhaltliche Unbestimmtheit. Der Arbeitgeber kann die Abmahnung auch nicht dadurch retten, dass er im Prozess ergänzend weitere Verspätungen aus anderen Monaten vorträgt.
Besonderheiten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses können Sie die Entfernung einer Abmahnung grundsätzlich nur verlangen, wenn es konkrete Anhaltspunkte dafür gibt, dass der Eintrag Ihnen noch schaden kann – etwa weil der frühere Arbeitgeber bei Erkundungen des neuen Arbeitgebers auf die Abmahnung verweist. Ob nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Löschungsanspruch nach Art. 17 DSGVO besteht, ist rechtlich umstritten und derzeit nicht abschließend geklärt. Verlassen Sie sich hier nicht auf Pauschalbehauptungen, sondern lassen Sie Ihre konkrete Situation prüfen.
Lassen Sie die Abmahnung prüfen, bevor sie zur Last wird
Eine Abmahnung ist keine Formalität, sondern ein Eintrag, der Ihr berufliches Fortkommen in der Personalakte dokumentiert. Sie sollte deshalb nicht unkommentiert liegen bleiben. Wenn Sie prüfen lassen möchten, ob Ihre Abmahnung unrichtig, unbestimmt oder unverhältnismäßig ist und wie Sie ihre Entfernung durchsetzen können, beraten wir Sie bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH – auf Wunsch auch vor dem Arbeitsgericht München, wenn Ihr Arbeitgeber dort seinen Sitz hat. Wir schauen uns Ihr Abmahnungsschreiben konkret an, ordnen die Vorwürfe rechtlich ein und zeigen Ihnen, welcher Schritt in Ihrer Situation erfolgversprechend ist.
