Wer eine Abmahnung erhält, die er für ungerecht hält, möchte sich meist sofort schriftlich wehren – und stellt sich die Frage, ob dafür eine kurze E-Mail an den Arbeitgeber genügt. Die kurz gefasste Antwort lautet: Ja, eine E-Mail ist als Form grundsätzlich zulässig, denn für eine Reaktion auf die Abmahnung gilt keine gesetzliche Schriftform. Entscheidend ist aber nicht die Form, sondern der Inhalt und die Nachweisbarkeit Ihrer Erklärung. Zudem gilt: Sie müssen gar nicht zwingend reagieren, und je nach Ziel sind Gegendarstellung und Entfernungsverlangen rechtlich zwei verschiedene Dinge. Der folgende Beitrag erklärt die Unterschiede und zeigt, worauf Sie achten sollten.
Kurz zusammengefasst
Es besteht keine Pflicht, gegen eine Abmahnung vorzugehen – Schweigen hat keine rechtlichen Nachteile. Eine E-Mail ist als Form ausreichend, muss aber inhaltlich sauber formuliert und nachweisbar zugegangen sein. Mit einer Gegendarstellung nach § 83 Abs. 2 BetrVG können Sie verlangen, dass Ihre Sicht der Dinge zur Personalakte genommen wird – das gilt auch ohne Betriebsrat und unabhängig davon, ob Ihre Darstellung zutrifft. Ein Entfernungsanspruch aus der Personalakte besteht dagegen nur, wenn die Abmahnung unberechtigt ist, etwa weil sie unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält. Für eine Reaktion auf die Abmahnung gilt keine Frist; eine spätere Klage auf Entfernung kann aber verwirken.
Muss ich überhaupt auf die Abmahnung reagieren?
Nein – und dieser Punkt wird in der Praxis häufig falsch eingeschätzt. Viele Arbeitnehmer glauben, sie müssten eine Abmahnung innerhalb kurzer Zeit „zurückweisen“, sonst gelte sie als anerkannt. Das trifft nicht zu. Ein Schweigen auf die Abmahnung ist rechtlich folgenlos. Der Arbeitgeber kann aus dem Nichtstun nicht ableiten, die Vorwürfe seien berechtigt, und im späteren Kündigungsschutzprozess greift auch kein Anscheinsbeweis zugunsten der Abmahnung. Dort muss der Arbeitgeber im Streitfall die Gründe der Abmahnung beweisen.
Aus anwaltlicher Sicht ist das ein zentraler Punkt der Erstberatung: Wer sich einer unberechtigten Abmahnung ausgesetzt sieht, sollte zunächst ruhig bleiben und nicht innerhalb weniger Stunden eine emotional formulierte Antwort schreiben. Die Abmahnung ist zwar Warnfunktion und Kündigungsvorstufe, aber sie selbst kündigt Ihr Arbeitsverhältnis nicht. Die Frage ist daher weniger „Muss ich jetzt schnell handeln?“, sondern „Welches Ziel verfolge ich mit einer Reaktion?“
Reicht eine einfache E-Mail – oder braucht es einen unterschriebenen Brief?
Für eine außergerichtliche Reaktion auf die Abmahnung gelten keine Formvorschriften. Weder das Gesetz noch die Rechtsprechung verlangen eine unterschriebene schriftliche Erklärung per Brief, schon gar nicht eine handschriftliche Unterschrift. Eine E-Mail, ein Fax oder auch ein mündlicher Einwand sind grundsätzlich wirksam.
Von einer „einfachen“ E-Mail ist trotzdem abzuraten, und zwar aus zwei Gründen. Erstens kommt es auf den Beweis an: Wenn später streitig ist, ob und wann Sie reagiert haben, liegt der Nachweis bei einer einfachen E-Mail beim Arbeitnehmer. Ein Lesebestätigungshäkchen oder ein interner Sendebericht beweist nur den Versand, nicht den Zugang beim Arbeitgeber. Praktisch besonders relevant ist deshalb, dass Sie die E-Mail nachweisbar zustellen – etwa per Einwurf-Einschreiben mit beigefügter Erklärung oder durch persönliche Übergabe gegen schriftliche Empfangsbestätigung an die Personalabteilung. Zweitens wird eine kurze, spontane E-Mail der Sache oft nicht gerecht: Sie kann den Sachverhalt verkürzen, ungewollte Zugeständnisse enthalten oder die Vorwürfe eher bestätigen als entkräften. Bevor Sie irgendetwas senden, sollten Sie die Abmahnung in Ruhe darauf prüfen, welche konkreten Tatsachen behauptet werden – denn genau auf diese muss sich Ihre Reaktion beziehen.
Gegendarstellung, Widerspruch oder Entfernungsverlangen – drei verschiedene Dinge
Sucht man im Internet nach Möglichkeiten, eine Abmahnung zurückzuweisen, begegnet man Begriffen wie Widerspruch, Gegendarstellung und Entfernungsverlangen. Diese werden oft durcheinandergebracht, obwohl sie rechtlich Unterschiedliches bedeuten.
Die Gegendarstellung ist die schärfste Waffe, die Ihnen außergerichtlich immer offensteht. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG haben Sie das Recht, Ihrer Personalakte Erklärungen beizufügen. Dieser Anspruch gilt über den Wortlaut des Betriebsverfassungsgesetzes hinaus in allen Betrieben, auch wenn es keinen Betriebsrat gibt. Sie schildern darin Ihre Sicht des abgemahnten Vorfalls und verlangen, dass diese Erklärung in unmittelbarem räumlichen Zusammenhang mit der Abmahnung zur Personalakte genommen wird. Der Arbeitgeber muss das tun – und zwar unabhängig davon, ob er Ihre Darstellung für zutreffend hält. Er darf die Gegendarstellung nicht zurückweisen, nur weil er sie für falsch hält. Grenzen gelten nur bei unsachlichen oder das Arbeitsverhältnis nicht betreffenden Ausführungen. Praktisch wertvoll ist auch folgender Aspekt: Eine Gegendarstellung ist für sich genommen risikoarm, weil Sie damit keine eigene Beweislast für die Unrichtigkeit der Abmahnung übernehmen. Sie halten lediglich Ihren Standpunkt fest.
Ein „Widerspruch“ gegen eine Abmahnung ist dagegen kein eigenes Rechtsinstitut mit festgelegter Wirkung. Der Begriff stammt eher aus anderen Verfahrenskonstellationen, etwa der Reaktion auf einen Verwaltungsakt oder auf eine Kündigung selbst. Eine E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ erzeugt für sich genommen keinen Anspruch. Sie kann aber sinnvoll sein, wenn Sie damit klar zum Ausdruck bringen, dass Sie die Vorwürfe nicht akzeptieren – richtig eingebunden ist sie erst in Form einer Gegendarstellung und/oder eines Entfernungsverlangens.
Das Entfernungsverlangen richtet sich auf das Ziel, dass die Abmahnung vollständig aus der Personalakte verschwindet. Einen Anspruch darauf haben Sie, wenn die Abmahnung unberechtigt oder unwirksam ist. Das ist etwa der Fall, wenn sie unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, wenn sie auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung Ihres Verhaltens beruht, wenn sie inhaltlich zu unbestimmt und pauschal gehalten ist oder wenn sie gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt. Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe, von denen nur einige zutreffen, kann die Entfernung der gesamten Abmahnung verlangt werden. Aber Achtung: Mit dem Entfernungsverlangen beginnt die Auseinandersetzung um die Berechtigung. Weist der Arbeitgeber das Verlangen zurück, bleibt zur Durchsetzung nur die Klage vor dem Arbeitsgericht – und dort trägt er zwar die Beweislast für die Abmahnungsgründe, ein verlorener Prozess wirkt sich aber als Beweissicherung gegen Sie aus: Die Abmahnung wäre dann rechtskräftig als berechtigt festgestellt. Zudem kann eine berechtigte Abmahnung nur in Ausnahmefällen entfernt werden, nämlich wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist – der bloße Zeitablauf genügt dafür nicht.
Was eine gute E-Mail an den Arbeitgeber enthalten sollte
Wenn Sie sich per E-Mail zurückmelden, sollte die Nachricht mehr sein als ein Wutausbruch mit drei Sätzen. Aus unserer anwaltlichen Praxis empfiehlt sich folgender Aufbau: Zunächst benennen Sie die Abmahnung konkret (Datum, Betreff, Vorwürfe). Sodann erklären Sie, welche Vorwürfe Sie zurückweisen und warum, unter Angabe der für Sie sprechenden Tatsachen und möglicher Zeugen. Schließen Sie ab mit einem klaren Begehren – etwa der Aufforderung, diese Gegendarstellung zur Personalakte zu nehmen, und – wenn Sie die Vorwürfe für widerlegbar halten – der Aufforderung, die Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen. Halten Sie den Ton sachlich. Der Ton der Gegendarstellung muss sich auf die Punkte beziehen, die Gegenstand der Abmahnung sind; unsachliche oder herabsetzende Ausführungen müssen nicht aufgenommen werden und können Ihrer Position schaden.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Die Gegendarstellung darf erst dann mit der Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden, wenn die Abmahnung selbst entfernt wird. Machen Sie das am besten ausdrücklich deutlich und bewahren Sie eine Kopie der versandten E-Mail sowie den Zustellungsnachweis auf. Konnte die Abmahnung wegen eines formalen Mangels entfernt werden, ohne dass die Vorwürfe widerlegt wurden, behält sie ihre Warnfunktion für ein mögliches Kündigungsverfahren trotzdem noch bei – auch das sollte in die Überlegung einfließen, wie weit Sie die Auseinandersetzung treiben.
Kein Grund zur Eile – aber ein Grund zur Strategie
Für die außergerichtliche Reaktion auf eine Abmahnung gilt keine Frist. Der Entfernungsanspruch unterliegt auch keinen tariflichen Ausschlussfristen, weil eine unberechtigte Abmahnung die berufliche Entwicklung fortwirkend beeinträchtigen kann. Das heißt aber nicht, dass beliebiger Zeitablauf folgenlos bleibt: Ansprüche können verwirken, wenn der Arbeitgeber über längere Zeit darauf vertrauen durfte, dass Sie sich nicht mehr melden. Sinnvoll ist daher, zeitnah – in der Regel innerhalb weniger Wochen – zu reagieren, ohne sich unter Druck zu setzen.
Wichtig für die strategische Einordnung: Von einer Klage auf Entfernung der Abmahnung ist nur nach sorgfältiger Abwägung Gebrauch zu machen. Ein solches Verfahren belastet das Arbeitsverhältnis, und unterliegt der Arbeitnehmer, steht später fest, dass die Abmahnung zu Recht ergangen ist – ein Nachteil auch für eine spätere Kündigungsschutzklage. In vielen Konstellationen ist es klüger, die Gegendarstellung zur Akte zu reichen und die eigentliche Auseinandersetzung erst dann zu führen, wenn der Arbeitgeber tatsächlich kündigt. Arbeitnehmer in München und Umgebung, die eine Klage erwägen, finden die zuständige Gerichtsbarkeit beim Arbeitsgericht München – die Erfolgsaussichten lassen sich aber erst nach Prüfung des Einzelfalls beurteilen.
Wenn die Abmahnung ehrverletzende Aussagen enthält
Enthält die Abmahnung ehrenrührige oder herabsetzende Behauptungen über Sie, kommt neben der Entfernung auch ein Widerruf in Betracht. Ein solcher Widerrufsanspruch kann sogar noch geltend gemacht werden, nachdem die Abmahnung bereits aus der Personalakte entfernt wurde, sofern die Beeinträchtigung Ihres Persönlichkeitsrechts andauert. Solche Fälle sind deshalb heikel, weil hier häufig viel auf dem Spiel steht und die Grenze zwischen zulässiger Rüge und unzulässiger Diffamierung im Einzelfall schwierig zu ziehen ist – eine anwaltliche Einschätzung ist hier besonders frühzeitig sinnvoll.
Bei einer Abmahnung: kurz prüfen, dann gezielt reagieren
Eine einfache E-Mail reicht als Form, aber nicht als Inhalt. Wer eine Abmahnung für unberechtigt hält, sollte in Ruhe prüfen, welche Vorwürfe konkret erhoben werden, dann entscheiden, ob eine Gegendarstellung zur Personalakte genügt oder ob die vollständige Entfernung angestrebt werden soll – und die eigene Stellungnahme schließlich nachweisbar übermitteln. Eine E-Mail, die nur Emotion transportiert, kann dagegen mehr schaden als nutzen. Wenn Sie unsicher sind, ob die gegen Sie erhobenen Vorwürfe tragen und welche Reaktion für Ihre Situation die richtige ist, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne Ihre rechtlichen Möglichkeiten und beraten Sie, wie Sie Ihre Position am besten dokumentieren.
