Wer eine Abmahnung erhält, die er für ungerecht hält, kann vor dem Arbeitsgericht klagen und die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Dieses sogenannte Entfernungsverfahren ist häufig erfolgreicher als viele Arbeitnehmer denken – insbesondere dann, wenn die Vorwürfe in der Abmahnung unzutreffend, zu pauschal oder rechtlich falsch bewertet sind. Anders als bei einer Kündigung muss der Arbeitnehmer aber abwägen: Es gibt keine Klagefrist, die eine sofortige Klage erzwingt, dafür aber Kostenfragen und strategische Überlegungen, die über Erfolg und Nutzen des Verfahrens entscheiden. Der folgende Beitrag zeigt, wann sich eine Klage gegen eine Abmahnung tatsächlich lohnt.
Kurz zusammengefasst
Gegen eine zu Unrecht erteilte, schriftliche Abmahnung, die zur Personalakte genommen wurde, können Sie klagen und ihre Entfernung verlangen. Rechtsgrundlage des Anspruchs sind die §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB. Eine gesetzliche Klagefrist existiert nicht – Sie müssen also nicht innerhalb von drei Wochen handeln, solange sich die Abmahnung in der Akte befindet, entsteht der Anspruch immer wieder neu. Den Vorwurf muss der Arbeitgeber vor Gericht beweisen, nicht Sie. Für die Klage spricht vieles, wenn die Abmahnung eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vorbereiten soll. In der ersten Instanz vor dem Arbeitsgericht trägt jede Partei ihre Anwaltskosten grundsätzlich selbst (§ 12a ArbGG). Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ist die Klage regelmäßig nicht mehr erfolgreich.
Was eine Klage gegen eine Abmahnung erreichen kann
Ziel einer solchen Klage ist die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Das Verfahren ist eine Leistungsklage, mit der Sie einen eigenen einklagbaren Anspruch geltend machen. Der Anspruch besteht in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB, weil eine unberechtigte Abmahnung Sie in Ihrem Persönlichkeitsrecht und Ihrem beruflichen Fortkommen beeinträchtigt, solange sie in Ihrer Akte liegt.
Voraussetzung ist zunächst, dass die Abmahnung schriftlich erteilt und tatsächlich zur Personalakte genommen wurde. Eine rein mündliche Abmahnung kann nicht aus einer Akte entfernt werden; existiert aber ein Gesprächsprotokoll, kann die Klage auf die Entfernung dieses Protokolls gerichtet werden. Wichtig zu wissen: Eine Klage mit dem Ziel feststellen zu lassen, die Abmahnung sei „unwirksam“, wäre unzulässig. Richtig ist der Antrag, die Abmahnung vom konkreten Datum aus der Personalakte zu entfernen. Je nach Fall kommt als Ergänzung ein Anspruch auf Widerruf der Abmahnung in Betracht, etwa wenn der Vorwurf Dritten gegenüber fortwirkend belastet.
Aus anwaltlicher Sicht ist der entscheidende praktische Punkt, dass die Personalakte ein zutreffendes Bild über Sie abgeben soll. Genau daran knüpft das Gericht an: Enthält die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen, pauschale und undifferenzierte Vorwürfe ohne konkrete Angaben oder beruht sie auf einer rechtlich falschen Bewertung Ihres Verhaltens, muss sie in der Regel vollständig verschwinden. Das gilt übrigens auch dann, wenn nur einer von mehreren Vorwürfen unzutreffend ist: Eine solche „Mischabmahnung“ wird dann insgesamt aus der Akte entfernt und nicht vom Gericht teilweise neu formuliert.
Wann das Gericht die Abmahnung entfernen muss
Eine Abmahnung muss aus der Personalakte entfernt werden, wenn sie zu Unrecht erteilt wurde oder wenn der Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse an ihrem Verbleib mehr hat. Konkret kommen vor allem folgende Fallgruppen in Betracht: Erstens enthält die Abmahnung unrichtige Tatsachenbehauptungen, also Behauptungen über Vorfälle, die sich so nicht ereignet haben. Zweitens ist sie inhaltlich zu unbestimmt, etwa weil sie Schlagwörter wie „unpünktliches Verhalten“ verwendet, ohne Datum, Uhrzeit oder Anlass zu nennen; die Warnfunktion setzt voraus, dass Sie genau erkennen können, welches Verhalten beanstandet wird. Drittens liegt eine unzutreffende rechtliche Bewertung vor, wenn Sie sich pflichtgemäß verhalten haben, der Arbeitgeber aber meint, ein Arbeitsvertragsverstoß liege vor. Viertens ist die Abmahnung unverhältnismäßig, weil der Arbeitgeber auf eine mildere Reaktion wie eine Ermahnung hätte beschränken müssen.
Hinzu kommt eine oft übersehene Fallgruppe: Auch eine ursprünglich berechtigte Abmahnung muss entfernt werden, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse an der weiteren Dokumentation mehr hat. Das kann der Fall sein, wenn der gerügte Vorwurf lange zurückliegt, nicht schwerwiegend war und Sie sich seither beanstandungsfrei verhalten haben. Ein automatisches „Verjähren“ nach zwei Jahren gibt es allerdings nicht – auf einen bloßen Zeitablauf allein kommt es nicht an; entscheidend ist eine Gesamtwürdigung, bei der auch künftige Pflichtverletzungen aus dem Vertrauensbereich deutlich länger wiegen können.
Eine wichtige Einschränkung betrifft den Zeitpunkt der Klage: Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht der Entfernungsanspruch regelmäßig nicht mehr, weil die Personalakte dann ihre Funktion weitgehend verloren hat. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn die Abmahnung Ihnen auch nach dem Ausscheiden noch objektiv schaden kann – etwa weil sie für eine spätere Auskunft an Dritte relevant werden könnte. Für diese Ausnahme trägt allerdings Sie die Darlegungs- und Beweislast.
Wer muss was beweisen? Die entscheidende Beweisfrage im Verfahren
Der Arbeitgeber muss beweisen, dass die Vorwürfe der Abmahnung zutreffen – nicht umgekehrt. Sie brauchen also nicht nachzuweisen, dass Sie sich korrekt verhalten haben; es genügt, dass Sie den behaupteten Sachverhalt bestreiten. Das ist für die Erfolgsaussichten einer Klage oft der wichtigste Punkt überhaupt.
In der Praxis zeigt sich allerdings, dass diese Beweisverteilung weniger Arbeitnehmern hilft als gemeinhin angenommen wird. Der Arbeitgeber muss zunächst nur das eigene Vorbringen mit Beweismitteln untermauern, etwa mit Zeugen, E-Mails, Zeiterfassungssystemen oder Protokollen. Steht dem ein Zeuge gegenüber, der den Vorfall aus eigener Wahrnehmung bestätigt, verlieren allgemeine Bestreitungen schnell an Gewicht. Deshalb achten wir bei der Prüfung solcher Fälle zuerst darauf, welche konkreten Gegenbeweise verfügbar sind: eigene Notizen mit Datum, schriftliche Kommunikation, Kollegen, die bereit sind, als Zeugen auszusagen, oder technische Aufzeichnungen. Ein zweiter praktisch entscheidender Punkt: Der Arbeitgeber kann im Prozess keine neuen Vorwürfe „nachschieben“, die in der Abmahnung nicht enthalten waren. Relevant ist allein, was in dem Schreiben konkret gerügt wurde – hier lohnt sich der genaue Vergleich zwischen Vorwurfstext und dem, was der Arbeitgeber später vorträgt.
Kosten und Risiken: Was eine Entfernungsklage kostet
In der ersten Instanz vor dem Arbeitsgericht trägt nach § 12a ArbGG grundsätzlich jede Partei ihre eigenen Kosten, unabhängig vom Ausgang des Verfahrens. Auch wenn Sie also gewinnen, erhalten Sie Ihre Anwaltskosten nicht vom Arbeitgeber erstattet; umgekehrt droht Ihnen bei einer Niederlage aber auch keine Erstattungspflicht für dessen Anwaltskosten. Gerichtskosten fallen nur in geringem Umfang an. In der zweiten Instanz, dem Berufungsverfahren, gilt dagegen die übliche Kostenerstattung nach § 91 ZPO – wer verliert, trägt dann auch die Anwaltskosten der Gegenseite. Diese Abstufung ist für die Frage „lohnt sich die Klage?“ zentral: Das finanzielle Risiko einer Klage erster Instanz ist überschaubar und gut kalkulierbar, während ein verlorener Berufungsrechtszug deutlich teurer werden kann.
Für die Streitwertfestsetzung wird bei Streitigkeiten um eine Abmahnung regelmäßig eine Bruttomonatsvergütung angesetzt; dies beeinflusst die Anwaltsgebühren und eventuell eine Rechtschutzversicherung, deren Deckung vor Klageerhebung erfragt werden sollte.
Keine Frist – aber gute Gründe, nicht ewig zu warten
Anders als bei einer Kündigung, gegen die innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erhoben werden muss, gibt es für die Klage gegen eine Abmahnung keine gesetzliche Frist. Der Entfernungsanspruch besteht, solange sich die Abmahnung in der Personalakte befindet, immer wieder neu.
Drei strategische Gründe sprechen dennoch dafür, zeitnah zu handeln. Erstens: Eine Abmahnung ist regelmäßig die Vorstufe einer verhaltensbedingten Kündigung. Wer die erste oder zweite Abmahnung unangefochten lässt, obwohl sie unberechtigt ist, erschwert die Verteidigung gegen eine spätere Kündigung nicht automatisch – im Kündigungsschutzprozess können Sie die Berechtigung einer Abmahnung weiterhin bestreiten, es tritt keine Präklusion ein. Aber: Ist die Abmahnung bereits rechtskräftig als berechtigt festgestellt, wirkt sie gegen Sie. Zweitens verblassen Beweise und Erinnerungen von Zeugen mit der Zeit. Drittens signalisiert ein konsequentes Vorgehen gegenüber der Gegenseite, dass unberechtigte Rügen nicht folgenlos bleiben – das kann weitere Abmahnungen verhindern.
Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält Anfang des Jahres eine Abmahnung wegen „mehrfacher Unpünktlichkeit“, obwohl die Zeiten nachweislich auf Dienstreisen entfielen. Er wartet ab, weil er den Betriebsfrieden nicht gefährden will. Monate später folgt eine zweite Abmahnung auf die erste aufbauend – und schließlich eine verhaltensbedingte Kündigung, in der beide Abmahnungen als Beleg für ein Verhaltensmuster dienen. Hätte er die erste Abmahnung frühzeitig mit Fahrtenbuch und Reiseabrechnungen angegriffen, wäre dem Kündigungsvorwurf die Grundlage entzogen gewesen. Zwar hätte er die Berechtigung auch noch im Kündigungsprozess bestreiten können – aber mit einer bereits erfolgreichen Entfernungsklage wäre seine Verteidigungsposition deutlich einfacher gewesen.
Wann sich das Verfahren lohnt – und wann eher nicht
Aus unserer anwaltlichen Praxis lässt sich die Frage nach dem „Ob“ mit einigen Kriterien beantworten. Ein Verfahren lohnt sich in der Regel, wenn die Abmahnung objektiv falsche Behauptungen enthält und sich dies belegen lässt, wenn sie erkennbar eine spätere Kündigung vorbereiten soll oder wenn sie Ihre berufliche Entwicklung im Unternehmen direkt beeinträchtigt, etwa im Rahmen von Beförderungsentscheidungen. Ebenso, wenn mehrere Vorwürfe in einem Schreiben gebündelt sind und schon einer davon angreifbar ist, da die gesamte Abmahnung dann entfernt werden muss.
Eher abzuraten ist dagegen, wenn Sie den Vorwurf im Kern für zutreffend halten und nur die Formulierung oder den Ton als ungerecht empfinden – eine gewisse sprachliche Schärfe allein macht eine Abmahnung noch nicht entfernbar. Auch wer keinerlei Belege oder Zeugen hat und einem konkreten, bezeugten Vorwurf gegenübersteht, sollte die Erfolgsaussichten kritisch prüfen lassen, bevor Gerichtskosten und Verfahrensstress auf sich genommen werden. Ob eine außergerichtliche Aufforderung zur Entfernung oder ein direktes Klageverfahren die bessere Strategie ist, hängt schließlich vom Ziel ab: Wer das Arbeitsverhältnis fortführen will, wählt zuweilen eine zurückhaltendere Kommunikation als jemand, der ohnehin mit einer Kündigung rechnet.
Sinnvoll ist die Klage in aller Regel nur während des bestehenden Arbeitsverhältnisses. Arbeitnehmer, die bereits einen Aufhebungsvertrag unterschrieben haben oder deren Kündigungsfrist abgelaufen ist, sollten den verbleibenden Anwendungsbereich prüfen lassen, bevor sie Klage erheben.
Gehen Sie die Abmahnung vor einer Entscheidung strukturiert an
Bewahren Sie das Abmahnungsschreiben samt Umschlag auf und dokumentieren Sie, wann und wie Sie es erhalten haben. Fordern Sie Einsicht in Ihre Personalakte, um zu prüfen, was dort noch zu Ihrer Person abgelegt ist. Stellen Sie zeitnah eine eigene Sachverhaltsdarstellung mit allen belegbaren Fakten zusammen: Datum, Uhrzeiten, E-Mails, Gesprächsnotizen, mögliche Zeugen. Unterschreiben Sie nichts ohne Prüfung – insbesondere keine Bestätigung der Abmahnung oder ein Schuldeingeständnis – und vermeiden Sie emotional aufgeladene Rechtfertigungsschreiben, die später als weiterer Anlass ausgelegt werden könnten. Werden Sie anschließend innerhalb kurzer Zeit erneut abgemahnt oder gekündigt, ist die Lage meist nicht mehr nur eine Frage der Ehre, sondern existenziell.
Wenn Sie abwägen, ob sich eine Klage gegen Ihre Abmahnung lohnt, klären wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH zunächst die entscheidenden Fragen: Sind die Vorwürfe beweisbar falsch oder unbestimmt, dient die Abmahnung ersichtlich der Kündigungsvorbereitung, und welches Kostenrisiko trägt die Klage in Ihrer konkreten Situation – auch mit Blick auf eine mögliche Rechtsschutzversicherung. Zuständig für eine Entfernungsklage ist regelmäßig das Arbeitsgericht am Ort Ihres Betriebs; im Raum München also etwa das Arbeitsgericht München. Im Rahmen einer Ersteinschätzung lässt sich meist schnell sagen, ob Ihr Fall zu den Konstellationen gehört, in denen sich das Verfahren für Sie wirklich auszahlt.
