Wer sich krankmeldet und wenig später eine Abmahnung wegen einer fehlenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhält, ist häufig irritiert: Seit Januar 2023 läuft der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit für gesetzlich Versicherte doch elektronisch – warum also überhaupt noch ein Papier oder eine Abmahnung? Die Antwort liegt im Fehlerbild: Im elektronischen Verfahren (eAU) ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Krankenkasse ab, er darf das aber erst, nachdem der Arbeitnehmer ihn über die Erkrankung, deren voraussichtliche Dauer und den ärztlichen Feststellungszeitpunkt informiert hat. Genau diese Mitteilungspflicht wird in der Praxis oft übersehen. Eine Abmahnung kann deshalb auch dann berechtigt sein, wenn der Arzt die eAU korrekt übermittelt hat.
Kurz zusammengefasst
- Seit dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte: Die ärztliche Bescheinigung muss dem Arbeitgeber nicht mehr als Papier vorgelegt werden; der Arbeitgeber ruft sie elektronisch bei der Krankenkasse ab (§ 5 Abs. 1a EFZG).
- Die Pflicht, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, ihre voraussichtliche Dauer und den ärztlichen Feststellungszeitpunkt unverzüglich mitzuteilen, besteht weiterhin (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG).
- Wer sich gar nicht oder zu spät meldet, verletzt seine Pflichten – auch wenn ärztlich eindeutig Arbeitsunfähigkeit festgestellt wurde.
- Privat Versicherte, Beschäftigte in Privathaushalten und Fälle ohne vertragsärztliche Beteiligung sind von der eAU ausgenommen; hier gelten die klassischen Vorlagepflichten.
- Eine unberechtigte oder zu weit gefasste Abmahnung sollte nicht widerspruchslos hingenommen werden; sie kann die Personalakte belasten und spätere Kündigungen vorbereiten.
Warum die eAU die Pflichten verändert – und wo genau die Stolperfalle liegt
Im elektronischen Verfahren tritt an die Stelle der Vorlagepflicht eine sogenannte Feststellungspflicht: Der Arbeitnehmer muss zu den gesetzlichen Zeitpunkten das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen lassen und sich eine Bescheinigung aushändigen lassen – als Beweismittel für den Fall von Störungen im Datenaustausch oder für etwaige Auseinandersetzungen. Die Übermittlung an den Arbeitgeber übernimmt die Krankenkasse.
Daraus folgt der zentrale Punkt, den viele Arbeitnehmer verkennen: Der Arbeitgeber darf die eAU nur abrufen, wenn er zuvor vom Arbeitnehmer selbst über die Erkrankung informiert wurde. Ohne die Mitteilung weiß der Arbeitgeber schlicht nicht, dass eine Erkrankung vorliegt, und kann nicht überprüfen, ob der Arbeitnehmer seinen Pflichten nachgekommen ist. Die Folge ist ein erheblich gestiegenes Gewicht der Meldepflicht im elektronischen Verfahren – ein wiederholter Verstoß kann im Einzelfall sogar eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
Aus anwaltlicher Sicht ist das der Punkt, an dem Abmahnungen im eAU-Verfahren ihren eigentlichen Ansatzpunkt haben: Die allermeisten Abmahnungen rügen nicht das Fehlen einer elektronischen Bescheinigung als solche, sondern eine unterbliebene oder verspätete Krankmeldung. Wer die Abmahnung versteht, muss deshalb zuerst rekonstruieren, was der Arbeitgeber wann wusste – und nicht, welche Technik zwischen Praxis, Krankenkasse und Personalabteilung möglicherweise versagt hat.
Welche Pflichten gelten im Einzelnen?
Die unverzügliche Krankmeldung gegenüber dem Arbeitgeber – mit Arbeitsunfähigkeit, voraussichtlicher Dauer und dem Datum der ärztlichen Feststellung – ist die Grundpflicht jedes Arbeitnehmers, unabhängig von der Art der Versicherung (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG). „Unverzüglich“ bedeutet ohne schuldhaftes Zögern; maßgeblich ist in der Praxis der erste Arbeitstag der Erkrankung, wenn die Arbeitsunfähigkeit schon vor Arbeitsbeginn feststeht, andernfalls der Moment der ärztlichen Feststellung.
Für gesetzlich Versicherte kommen die Feststellungspflichten hinzu: Dauert die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich länger als drei Kalendertage, muss die ärztliche Feststellung spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag erfolgt sein und eine Bescheinigung ausgehändigt worden sein; der Arbeitgeber kann auch eine frühere Feststellung verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3, Abs. 1a EFZG). Dauert die Erkrankung länger als zunächst bescheinigt, muss der Arbeitnehmer dies unverzüglich erneut mitteilen und eine neue Feststellung herbeiführen – auch bei der Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit besteht eine Anzeigepflicht.
Für die Form der Meldung gilt im Ergebnis Folgendes: Verlangt der Arbeitgeber eine bestimmte Form – etwa schriftlich oder telefonisch zu bestimmten Uhrzeiten –, sollte man sich daran halten, soweit die Regelung arbeitsvertraglich oder durch eine bekannte Betriebsabsprache gedeckt ist. Im Zweifel ist jede Form zulässig, die den Arbeitgeber tatsächlich erreicht; sicherheitshalber empfiehlt sich eine Meldung, die dokumentierbar ist, also E-Mail oder Kurznachricht neben dem Anruf.
Wer fällt nicht unter die eAU?
Die elektronische Bescheinigung gilt nicht für alle. Privat Krankenversicherte und Beihilfeberechtigte sind vom elektronischen Verfahren ausgenommen; für sie besteht weiterhin die klassische Vorlagepflicht der Papierbescheinigung (§ 5 Abs. 1 EFZG). Ebenso ausgenommen sind geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten sowie Fälle, in denen die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt festgestellt wird, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt (§ 5 Abs. 1a Satz 3 EFZG). In diesen Konstellationen muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Bescheinigung nach wie vor selbst zuleiten.
Wer sich bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland aufhält, unterliegt besonderen Mitteilungspflichten: Arbeitsunfähigkeit, voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort müssen in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitgeteilt werden; die Meldung gegenüber der Krankenkasse kommt hinzu (§ 5 Abs. 2 EFZG). Auch hier kann das Unterlassen der Information eine abmahnfähige Pflichtverletzung darstellen.
Wann ist die Abmahnung berechtigt – und wann nicht?
Eine Abmahnung setzt eine schuldhafte Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten voraus. Wer sich überhaupt nicht oder deutlich verspätet krankmeldet, verletzt die Anzeigepflicht, und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber tatsächlich einen Schaden erlitten hat. Beim ersten Verstoß ist eine Abmahnung in der Regel auch die angemessene Reaktion des Arbeitgebers.
Anders liegt der Fall, wenn nur der Nachweis fehlt: Konnte der Arbeitnehmer eine ordnungsgemäße ärztliche Feststellung nachweisen – etwa durch die ausgehändigte Papierbescheinigung –, erscheint ein Vorwurf der fehlenden Nachweisvorlage objektiv als nicht gegeben, etwa bei technischen Störungen im Datenaustausch. Das hat eine praktisch wichtige Konsequenz: Arbeitgeber fassen Abmahnungen im eAU-Kontext häufig doppelt – sie rügen sowohl die unentschuldigte Abwesenheit als auch die fehlende Bescheinigung. Stellt sich einer dieser Vorwürfe als unzutreffend heraus, kann das die Abmahnung insgesamt unwirksam machen.
Ein Punkt, der in der Praxis leicht übersehen wird: Arbeitnehmer gehen nach der Krankschreibung nicht selten davon aus, mit dem Arztbesuch sei „alles erledigt“. Das ist ein vermeidbarer Rechtsirrtum – der Arbeitgeber muss die Pflichten im Krankheitsfall nicht vorab schriftlich erklären, bevor er ein Fehlverhalten sanktionieren darf. Wer bereits eine einschlägige Abmahnung erhalten hat, sollte sein Verhalten künftig besonders sorgfältig an den Pflichten ausrichten, weil weitere Verstöße deutlich schwerer wiegen.
Was eine Abmahnung für Folgen haben kann
Die Abmahnung selbst verändert das Arbeitsverhältnis nicht unmittelbar. Sie hat zwei Funktionen: Sie rügt das vergangene Verhalten und warnt für die Zukunft – bei weiteren gleichartigen Verstößen drohen schärfere Maßnahmen bis hin zur Kündigung. Sie verbleibt zudem regelmäßig in der Personalakte.
Für betroffene Arbeitnehmer ist das mehr als ein Papier. Spätere Kündigungen wegen ähnlicher Verhaltensweisen werden auf die vorangegangene Abmahnung gestützt; eine zu Unrecht in der Akte verbliebene Abmahnung wirkt daher fort. Umgekehrt gilt: Wer eine berechtigte Abmahnung einfach aussitzt und sein Verhalten nicht anpasst, gibt den nächsten Pflichtverstoß gewissermaßen vor.
Wie reagieren? Das Vorgehen in der richtigen Reihenfolge
Erste Regel: nichts Überstürzen. Weder eine Gegendarstellung im Affekt noch eine eigene Kündigung oder der Unterschriftseifer unter ein vorbereitetes Schreiben helfen weiter. Sinnvoll ist stattdessen ein geordneter Ablauf.
Zunächst sollte der Zugangstag der Abmahnung dokumentiert werden, denn für die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte und für die Geltendmachung weitergehender Ansprüche können Fristen laufen. Danach sollte der Sachverhalt rekonstruiert werden: Wann und wie wurde die Krankmeldung übermittelt, an wen, und gibt es dafür Belege – E-Mails, Kurznachrichten, Anruflisten? Gerade im eAU-Verfahren entscheidet die Beweisbarkeit der eigenen Mitteilung über Berechtigung oder fehlende Berechtigung der Abmahnung; wer nur telefonisch gemeldet hat und keine Dokumentation besitzt, gerät in einer späteren Auseinandersetzung in Erklärungsnöte.
Sodann sollten die ärztliche Bescheinigung über die erstmalige Feststellung und gegebenenfalls Folgebescheinigungen beigeschafft werden, da sie das zentrale Beweismittel dafür sind, dass die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich bestand und rechtzeitig festgestellt wurde. Anschließend empfiehlt sich die Prüfung, ob die Abmahnung inhaltlich zutrifft, ob beide Vorwürfe – unentschuldigtes Fehlen und fehlender Nachweis – tatsächlich vorliegen und ob die Abmahnung verhaltensbezogen hinreichend bestimmt ist.
Ist die Abmahnung unberechtigt oder überzogen, kann der Arbeitnehmer ihre Entfernung aus der Personalakte verlangen und notfalls hierauf klagen. Bei Vorliegen eines Betriebsrats steht diesem eine Stellungnahme zur Abmahnung zu, die der Arbeitnehmer beachten kann. Ist die Abmahnung hingegen berechtigt, ist die richtige Reaktion, das künftige Verhalten anzupassen: Meldung am ersten Krankheitstag, mit Angabe der voraussichtlichen Dauer und des ärztlichen Feststellungszeitpunkts, am besten in dokumentierbarer Form.
Diese Fehler sollten Arbeitnehmer vermeiden
Häufige – und teure – Fehler im Zusammenhang mit der eAU sind erstens, nach dem Arztbesuch jede weitere Kommunikation mit dem Arbeitgeber einzustellen, weil man das elektronische Verfahren falsch versteht. Zweitens, bei Fortdauer der Erkrankung nur gegenüber der Krankenkasse informiert zu sein, aber den Arbeitgeber über die verlängerte Dauer im Unklaren zu lassen; auch das ist eine Verletzung der Anzeigepflicht. Drittens, eine erhaltene Abmahnung einfach zu ignorieren, obwohl sie in der Personalakte bleibt und künftige Maßnahmen vorbereitet. Und viertens, im Streitfall zu versuchen, die Auseinandersetzung allein mit der Behauptung zu führen, „die Krankenkasse hat den Schein geschickt“ – ohne eigene Dokumentation der Krankmeldung bleibt das angreifbar.
Beispiel aus der Praxis
Ein Arbeitnehmer lässt sich am Montagmorgen krankschreiben und geht davon aus, dass „der Schein elektronisch geht“. Die Krankenkasse übermittelt die Daten am Dienstag an den Arbeitgeber. Am Donnerstag erhält der Arbeitnehmer eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens. Die Abmahnung ist gleichwohl berechtigt, denn der Arbeitnehmer hat seine Meldepflicht verletzt: Ohne seine Mitteilung hätte der Arbeitgeber die eAU gar nicht abrufen dürfen. Anders wäre es, wenn er sich am Montag per E-Mail gemeldet hätte und der Abruf allein an einer technischen Störung gescheitert wäre – dann stünde dem Arbeitgeber allenfalls ein Vorwurf gegen das Verfahren, nicht aber gegen den Arbeitnehmer zu.
Bei einer Abmahnung wegen der eAU lohnt sich die genaue Prüfung
Ob eine Abmahnung wegen einer vermeintlich fehlenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung trägt, hängt im elektronischen Verfahren in erster Linie davon ab, ob und wann Sie den Arbeitgeber informiert haben – und ob sich das belegen lässt. Diese Prüfung ist faktisch die Weichenstellung für alle weiteren Schritte, von der Gegenvorstellung über die Entfernung aus der Personalakte bis zur Absicherung gegen spätere Kündigungen. Wenn Sie eine solche Abmahnung erhalten haben, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob sie rechtlich Bestand hat, welche Fristen zu beachten sind und welche Reaktion in Ihrer Situation die richtige ist.
