Eine Abmahnung wegen einer verspäteten Krankmeldung ist für viele Arbeitnehmer ein Schock – besonders dann, wenn sie tatsächlich krank waren. Entscheidend ist aber nicht, ob Sie arbeitsunfähig waren, sondern ob Sie Ihre Anzeigepflicht rechtzeitig erfüllt haben. Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG müssen Sie dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Tun Sie das nicht, kann eine Abmahnung rechtlich zulässig sein – auch wenn die Erkrankung selbst außer Frage steht. Im Folgenden erläutern wir, welche Meldepflichten im Einzelnen gelten, wann eine Abmahnung berechtigt ist und welche Fehler Sie jetzt vermeiden sollten.
Kurz zusammengefasst
– Sie müssen dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich, in der Regel zu Beginn der Arbeitszeit am ersten Krankheitstag, mitteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG). – Die ärztliche Bescheinigung ist bei länger als drei Kalendertage dauernder Arbeitsunfähigkeit spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). – Eine Abmahnung ist möglich, wenn die Meldepflicht schuldhaft verletzt wurde; bei fehlendem Verschulden scheidet sie aus. – Der Arbeitgeber kann die Entgeltfortzahlung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG für die Verzugszeit vorübergehend verweigern, wenn die Bescheinigung verspätet vorgelegt wird. – Anzeige und Nachweis sind selbstständige Pflichten; für beide Verletzungen kann getrennt abgemahnt werden. – Gegen eine unberechtigte Abmahnung gibt es rechtliche Gegenmittel – untätig bleiben sollten Sie nicht.
Welche Meldepflichten gelten bei Arbeitsunfähigkeit?
Die wichtigste Pflicht zuerst: Nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. „Unverzüglich“ bedeutet im Rechtssinne ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis verlangt das regelmäßig, dass Sie sich – soweit Ihre Erkrankung dies zulässt – zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit am ersten Krankheitstag melden, also regelmäßig vor dem geplanten Arbeitsantritt und vor dem Arztbesuch. Der Anruf aus der Arztpraxis mit dem Hinweis „Ich wurde gerade krankgeschrieben“ ist in aller Regel zu spät.
Einige Punkte werden in der Praxis häufig missverstanden. Die Meldung kann mündlich, telefonisch oder schriftlich erfolgen; eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Sie kann auch durch einen Angehörigen oder eine andere dritte Person übermittelt werden. Mitzuteilen sind die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer – ausdrücklich nicht die Art der Erkrankung. Wichtig ist außerdem, dass Sie die richtige Person informieren: den Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Person, die im Betrieb für Krankmeldungen zuständig ist. Wer nur einen Kollegen informiert, hat damit seine Anzeigepflicht in der Regel nicht erfüllt. Übermittlungsfehler – etwa eine nicht zugestellte E-Mail – gehen grundsätzlich zu Ihren Lasten, deshalb empfiehlt sich eine Form, die den Zugang belegen kann.
Die zweite Pflicht betrifft den Nachweis. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist eine ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Der Arbeitgeber kann die Vorlage schon für den ersten Krankheitstag verlangen (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Für gesetzlich Krankenversicherte gilt seit 2023 zusätzlich die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeit ärztlich feststellen und sich die Bescheinigung aushändigen zu lassen; der Arbeitgeber ruft sie dann bei der Krankenkasse ab (§ 5 Abs. 1a EFZG). Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können die Pflichten verschärfen, etwa durch eine kürzere Meldefrist oder die Vorlage der Bescheinigung ab dem ersten Tag.
Eine leicht übersehene Besonderheit: Beginnt die Arbeitsunfähigkeit an einem arbeitsfreien Tag, etwa am freien Wochenende bei Teilzeitkräften, und ist absehbar, dass Sie am nächsten Arbeitstag nicht arbeiten können, muss die Anzeige bereits zum Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgen – nicht erst zum nächsten individuellen Arbeitstag. Auch die Fortdauer einer längeren Erkrankung muss unverzüglich angezeigt werden, wenn sich die ursprünglich mitgeteilte Dauer verlängert.
Wann ist eine Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung berechtigt?
Eine Abmahnung setzt eine schuldhafte Verletzung einer arbeitsvertraglichen Pflicht voraus. Das ist entscheidend: Waren Sie krankheitsbedingt gar nicht in der Lage, sich zu melden – etwa bei plötzlicher Bewusstlosigkeit, einem Unfall oder einer akuten Erkrankung, die eine Verständigung unmöglich machte – und haben Sie sich anschließend so bald wie möglich gemeldet, liegt regelmäßig kein schuldhafter Verstoß vor. Die Abmahnung wäre dann unberechtigt. Auch wer durch eine falsche Auskunft des Arbeitgebers über den zuständigen Ansprechpartner oder durch eine defekte Meldestelle gehindert wurde, hat sich nicht pflichtwidrig verhalten.
Aus anwaltlicher Sicht kommt es bei der Prüfung einer solchen Abmahnung besonders auf drei Punkte an. Erstens: Welcher Pflichtverstoß wird eigentlich gerügt? Anzeige- und Nachweispflicht sind selbstständige Pflichten; eine Abmahnung wegen der verspäteten Anzeige deckt nicht automatisch auch die verspätete Vorlage der Bescheinigung ab. Zweitens: Entspricht die in der Abmahnung behauptete Frist überhaupt der geltenden Regelung? Arbeitgeber berufen sich mitunter auf arbeitsvertragliche Klauseln, die Meldepflichten vorgeben, die es so gar nicht enthalten oder deren AGB-rechtliche Wirksamkeit fraglich ist – eine Klausel, die etwa ausschließlich eine persönliche telefonische Meldung „vor 8 Uhr“ verlangt, kann unangemessen benachteiligend sein. Drittens: Ist das Verschulden belegt? Der Arbeitgeber muss die Pflichtverletzung im Streitfall darlegen; die Frage, ob eine Krankmeldung tatsächlich zugegangen ist, wird nicht selten zum entscheidenden Beweisproblem. Dokumentieren Sie deshalb Datum, Uhrzeit und Weg jeder Krankmeldung.
Zu bedenken ist außerdem die finanzielle Dimension: Bei verspäteter Vorlage der ärztlichen Bescheinigung kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG für die Verzugszeit verweigern. Das Leistungsverweigerungsrecht endet aber, sobald die Bescheinigung vorliegt – ein dauerhafter Lohnabzug ist damit nicht möglich. Dauert die Arbeitsunfähigkeit kürzer als vier Tage, kann die Bescheinigung wegen fehlender Vorlagepflicht ohnehin nicht gefordert werden, es sei denn, der Arbeitgeber hat sie zuvor ab dem ersten Tag angefordert.
Was bedeutet eine Abmahnung für Ihr Arbeitsverhältnis?
Die Abmahnung hat im deutschen Arbeitsrecht die Funktion von Warnung und Rüge: Sie dokumentiert eine Pflichtverletzung und kündigt für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur verhaltensbedingten Kündigung an. Ein einmaliger, leichter Verstoß gegen die Meldepflicht rechtfertigt in der Regel noch keine Kündigung; die Abmahnung ist insoweit die angemessene erste Reaktion des Arbeitgebers. Entscheidend für Sie ist, dass eine berechtigte Abmahnung im Personalakt verbleibt und eine spätere Kündigung wegen wiederholter Verstöße stützen kann. Ob eine Abmahnung zu Recht ergangen ist, lässt sich deshalb nicht erst bei einer Kündigung klären, sondern sollte unmittelbar nach Zugang geprüft werden.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer teilt dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit erst am Mittag des ersten Krankheitstags mit, weil er sich vorab beim Arzt vorstellen wollte. Der Arbeitgeber mahnt wegen verspäteter Anzeige ab. Nach der gesetzlichen Regelung muss die Meldung grundsätzlich zu Beginn der Arbeitszeit erfolgen; der Arztbesuch entbindet nicht von der vorherigen Information. Die Abmahnung ist hier im Ausgangspunkt zulässig – anders läge es, wenn der Arbeitnehmer wegen der akuten Erkrankung telefonisch schlicht nicht erreichbar und eine frühere Meldung ihm nicht zuzumuten war.
Wie sollten Sie auf die Abmahnung reagieren?
Nicht jede Abmahnung muss hingenommen werden, aber jede sollte ernst genommen werden. Praktisch bewährt hat sich folgendes Vorgehen: Sichern Sie zunächst die Abmahnung samt Umschlag und Zugangsdatum. Ergänzen Sie Ihre eigene Dokumentation zu den Krankmeldungen – Telefonlisten, E-Mails, Zeugen, die ärztliche Bescheinigung mit Ausstellungsdatum. Richten Sie keinen impulsiven Widerspruch, sondern eine sachliche Gegendarstellung an den Arbeitgeber, wenn die Abmahnung nach Ihrer Einschätzung unzutreffend ist; eine Gegendarstellung kann auch verlangt werden, wenn der Arbeitgeber Abmahnungen zum Personalakt nimmt. Äußern Sie sich nicht unüberlegt schriftlich zu Vorwürfen, bevor der Sachverhalt geklärt ist. Und achten Sie künftig streng auf die Meldepflichten – nach einer einschlägigen Abmahnung genügt bei einem Wiederholungsfall deutlich weniger, um eine Kündigung zu rechtfertigen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, eine erhaltene Abmahnung schlicht zu ignorieren, weil man sie für unberechtigt hält. Die rechtliche Folge kann sein, dass sich die Abmahnung unkommentiert im Personalakt verfestigt und bei einem späteren Kündigungsschutzverfahren als „erledigte“ Rüge verwertet wird. Wer sich dagegen wehren will, muss dies aktiv tun – entweder durch Gegendarstellung und Entfernungsverlangen oder notfalls durch Klage auf Entfernung aus dem Personalakt. Umgekehrt riskiert, wer nach einer berechtigten Abmahnung erneut gegen die Meldepflichten verstößt, dass schon der nächste Verstoß eine verhaltensbedingte Kündigung trägt.
Wann lohnt sich anwaltliche Unterstützung?
Aus unserer anwaltlichen Praxis wissen wir, dass sich bei Abmahnungen wegen verspäteter Krankmeldungen die Fallgestaltungen stark unterscheiden: von der bloßen Unkenntnis der gesetzlichen Fristen über unklare Zuständigkeiten im Betrieb bis hin zu Gesundheitssituationen, die eine rechtzeitige Meldung schlicht unmöglich machten. Die Prüfung lohnt sich besonders, wenn die Abmahnung auf einer falschen oder unklaren Frist beruht, wenn die Krankmeldung nachweislich rechtzeitig erfolgt sein soll, wenn bereits mehrere Abmahnungen vorliegen oder wenn der Arbeitgeber im Anschluss arbeitsrechtliche Schritte androht. Auch die Frage, ob eine Vertragsstrafen- oder Meldeklausel im Arbeitsvertrag überhaupt wirksam ist, lässt sich nur anhand der konkreten Vertragsunterlagen beurteilen.
Nehmen Sie eine Abmahnung wegen verspäteter Krankmeldung nicht als bloßes „Verwaltungsschreiben“ hin: Sie kann zum Belastungsfaktor für Ihr Arbeitsverhältnis werden. Wenn Sie prüfen lassen möchten, ob die Abmahnung berechtigt war, welche Gegendarstellung sinnvoll ist und welche Rechte Sie haben, beraten wir Sie bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne – einzelfallbezogen, verständlich und mit Blick auf die konkreten nächsten Schritte.
