Eine Abmahnung, die schon mehrere Jahre zurückliegt, verschwindet nicht von selbst aus der Personalakte – ein automatisches „Verfallen“ nach zwei Jahren gibt es im deutschen Arbeitsrecht nicht. Arbeitnehmer haben aber unter bestimmten Voraussetzungen einen einklagbaren Anspruch auf Entfernung, etwa wenn die Warnfunktion der Abmahnung mit der Zeit entfallen ist oder dem Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib in der Akte mehr zusteht. Ob dieser Anspruch im Einzelfall durchsetzbar ist, hängt von einer Interessenabwägung ab, bei der Zeitablauf, die Schwere des gerügten Verstoßes und das spätere Verhalten des Arbeitnehmers eine Rolle spielen. Welche konkreten Möglichkeiten Arbeitnehmer haben, welche Fristen zu beachten sind und welche Fehler vermieden werden sollten, erläutern wir im Folgenden.
Kurz zusammengefasst
Es gibt keine feste gesetzliche Frist, nach der eine Abmahnung automatisch aus der Personalakte entfernt werden muss – auch die oft zitierten zwei Jahre sind keine starre Grenze. Eine Entfernung kann verlangt werden, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers am Verbleib mehr besteht, etwa weil die Warnfunktion entfallen ist, das abgemahnte Verhalten lange beanstandungsfrei geblieben ist oder der Vorgang rechtlich bedeutungslos wurde. Daneben kommt die Entfernung unberechtigter Abmahnungen in Betracht, etwa bei unrichtigen Tatsachenbehauptungen oder unzutreffender rechtlicher Bewertung. Der Anspruch verjährt regelmäßig in drei Jahren und unterliegt grundsätzlich keinen Ausschlussfristen, kann aber verwirken. Die Durchsetzung erfolgt außergerichtlich durch Antrag an den Arbeitgeber oder notfalls durch Klage beim Arbeitsgericht.
Warum eine alte Abmahnung trotzdem noch relevant sein kann
Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass eine Abmahnung nach einiger Zeit „verjährt“ und keinerlei Bedeutung mehr hat. Das ist ein weit verbreitetes Missverständnis, das im Ernstfall teuer werden kann. Zwar verliert die Abmahnung als Rüge eines konkreten Fehlverhaltens mit zunehmendem Zeitablauf regelmäßig an Gewicht, insbesondere wenn sich der Arbeitnehmer seither beanstandungsfrei verhalten hat. Doch die Abmahnung erfüllt über die Warnfunktion hinaus eine Dokumentationsfunktion: Sie belegt den Verlauf des Arbeitsverhältnisses und kann bei einer späteren Interessenabwägung – etwa im Rahmen einer Kündigung, einer Beförderungsentscheidung oder bei der Zeugniserteilung – noch herangezogen werden. Der Arbeitgeber hat deshalb grundsätzlich ein legitimes Interesse daran, während des laufenden Arbeitsverhältnisses eine möglichst lückenlose Personalakte zu führen. Dass ein abgemahntes Verhalten für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers keine Rolle mehr spielt, muss der Arbeitnehmer im Zweifel selbst darlegen und beweisen – es tritt nicht von selbst ein.
Aus anwaltlicher Sicht ist bei der Prüfung solcher Fälle besonders relevant, ob die Abmahnung jemals berechtigt war und ob sie nur als Vorstufe für eine spätere Kündigung weiterverwendet werden könnte. Es kommt praktisch häufig darauf an, ob nach dem abgemahnten Vorfall eine lange, störungsfreie Betriebszugehörigkeit folgt: Je länger diese andauert und je unbedeutender der ursprüngliche Verstoß war, desto schwächer wird das Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers. Umgekehrt kann bei schwerwiegenden Vorwürfen – etwa Vorwürfen der Unzuverlässigkeit im Umgang mit Geld oder Vertrauensbrüchen – eine Abmahnung auch nach Jahren noch als relevant eingestuft werden.
Wann besteht ein Anspruch auf Entfernung?
Grundlage des Entfernungsanspruchs ist das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers in Verbindung mit dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB). Der Anspruch besteht im Wesentlichen in zwei Fallgruppen: erstens bei einer unzulässigen Abmahnung, also wenn sie auf unrichtigen Tatsachenbehauptungen beruht, das Verhalten rechtlich unzutreffend bewertet, unverhältnismäßig formuliert ist oder ehrverletzende Inhalte enthält; und zweitens bei einer an sich berechtigten Abmahnung, wenn dem Arbeitgeber kein schutzwürdiges Interesse mehr am Verbleib in der Personalakte zusteht – etwa wegen Zeitablaufs in Verbindung mit beanstandungsfreiem Verhalten und der Bedeutungslosigkeit des Vorgangs für das Arbeitsverhältnis.
Beachten Sie eine Besonderheit, die in der Praxis häufig übersehen wird: Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe, von denen auch nur einer unzutreffend oder unzulässig ist, kann sie regelmäßig nicht teilweise aufrechterhalten werden. Sie muss dann vollständig aus der Personalakte entfernt werden. Der Arbeitgeber kann allerdings in solchen Fällen eine neue, auf die zulässigerweise gerügten Punkte beschränkte Abmahnung aussprechen.
Wichtig ist auch die Frage, was nach einer erfolgreichen Entfernung in der Akte stehen darf. Die Entfernung muss so erfolgen, dass kein Rückschluss auf die ehemals vorhandene Abmahnung mehr möglich ist. Weder darf das Abmahnungsschreiben lediglich überklebt oder geschwärzt werden, noch dürfen spätere Abmahnungen, Urteile oder sonstige Dokumente auf die entfernte Abmahnung Bezug nehmen. Andernfalls würde die Persönlichkeitsrechtsverletzung fortbestehen.
Die Gegendarstellung: die mildere Alternative zur Klage
Nicht jeder Konflikt um eine Abmahnung muss vor Gericht ausgetragen werden. Nach § 83 Abs. 2 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer – auch in Betrieben ohne Betriebsrat – das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen, die der Personalakte beigefügt werden muss. Der Arbeitgeber muss diese Erklärung aufnehmen, unabhängig davon, ob er sie für zutreffend hält. Die Gegendarstellung muss sachlich gehalten sein und sich auf die Punkte beziehen, die Gegenstand der Abmahnung sind.
Die Gegendarstellung beseitigt die Abmahnung zwar nicht, sie neutralisiert unrichtige Aussagen aber nicht vollständig, dokumentiert aber immerhin die Sichtweise des Arbeitnehmers in unmittelbarem räumlichen Zusammenhang mit der Abmahnung. In einem späteren Kündigungsschutzprozess kann das wertvoll sein, weil dort die Berechtigung einer Abmahnung als Vorfrage stets geprüft wird. Ein Punkt aus der Beratungspraxis: Viele Arbeitnehmer unterschätzen, dass sie gegen eine unberechtigte Abmahnung nicht aktiv werden müssen. Die Untätigkeit führt zu keinen Rechtsnachteilen – die Einwendungen gegen die Abmahnung können erstmals im Kündigungsschutzprozess vorgebracht werden, ohne dass der Arbeitgeber hieraus einen Vorteil ziehen könnte. Die Entscheidung zwischen Gegendarstellung, außergerichtlichem Entfernungsantrag und Klage sollte daher taktisch gut überlegt sein, denn ein verlorener Entfernungsprozess kann beweisrechtlich nachteilige Folgen haben.
Fristen: Was Arbeitnehmer wissen müssen
Anders als bei der Kündigungsschutzklage mit ihrer dreiwöchigen Klagefrist gibt es beim Entfernungsanspruch keine Sonderfrist. Der Anspruch verjährt nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Tarifliche Ausschlussfristen, die sonst häufig Geldansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erfassen, gelten für den Entfernungsanspruch nach überwiegender Auffassung nicht, weil eine unberechtigte Abmahnung das Persönlichkeitsrecht mit jedem Tag ihres Verbleibs in der Akte fortlaufend verletzt.
Vorsicht ist gleichwohl geboten: Der Anspruch kann verwirken. Wer über Jahre hinweg nichts gegen eine Abmahnung unternimmt, obwohl er sie für unberechtigt hält, und der Arbeitgeber durfte nach den gesamten Umständen davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer sie hinnehmen will, kann seinen Entfernungsanspruch verlieren. Ein bloßes Zuwarten schadet zwar nicht automatisch, ein sehr langes und durch weitere Umstände verstärktes Zögern kann den Anspruch aber ausschließen.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Gilt der Anspruch noch?
Hat das Arbeitsverhältnis bereits geendet, verschiebt sich die Interessenlage. Ein Entfernungsanspruch besteht dann nur noch, wenn dem Arbeitnehmer aus der Abmahnung in der Akte weiterhin Nachteile entstehen können – etwa wenn ein neuer Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes die Einsicht in die frühere Personalakte verlangt. Fehlt ein solches fortbestehendes Interesse, scheidet der Anspruch in der Regel aus. Ob zusätzlich ein datenschutzrechtlicher Löschungsanspruch nach Art. 17 DSGVO in Betracht kommt, ist rechtlich umstritten und sollte im Einzelfall anwaltlich geprüft werden.
Wie Sie konkret vorgehen
Wer eine alte Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen möchte, sollte zunächst sein Einsichtsrecht nach § 83 Abs. 1 BetrVG nutzen und sich den vollständigen Akteninhalt zeigen lassen, um zu prüfen, was tatsächlich abgelegt wurde. Danach empfiehlt sich ein schriftlicher Antrag an den Arbeitgeber mit Begründung, warum das schutzwürdige Interesse am Verbleib entfallen ist – unter Nennung des langen beanstandungsfreien Zeitraums und der fehlenden aktuellen Relevanz des Vorgangs. Reagiert der Arbeitgeber nicht oder ablehnend, bleibt die Klage auf Entfernung vor dem Arbeitsgericht. Da ein solches Verfahren das Arbeitsverhältnis belasten und im Fall des Unterliegens beweisrechtliche Nachteile für spätere Auseinandersetzungen schaffen kann, sollte diese Entscheidung nicht ohne rechtliche Bewertung getroffen werden. Halten Sie jedenfalls alle Unterlagen zur Abmahnung, zum Zugang und zu Ihrem Verhalten seitdem bereit – diese Fakten sind für die Interessenabwägung entscheidend.
Typische Missverständnisse rund um alte Abmahnungen
Ein häufiges Missverständnis betrifft die sogenannte Zwei-Jahres-Regel: Eine feste Frist, nach der Abmahnungen zu tilgen wären, existiert nicht. Die zwei Jahre, auf die gelegentlich verwiesen wird, sind allenfalls eine grobe praktische Orientierung für Fälle, in denen seither keine weiteren Verstöße erfolgt sind. Ein weiterer verbreiteter Irrtum ist die Annahme, eine kündigungsrechtlich „verbrauchte“ Abmahnung müsse automatisch aus der Akte verschwinden. Selbst wenn eine Abmahnung für eine spätere Kündigung keine Warnfunktion mehr entfaltet, rechtfertigt das allein noch keinen Entfernungsanspruch, solange der Vorgang für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers – etwa für Versetzungen, Beförderungen oder das Arbeitszeugnis – nicht völlig bedeutungslos geworden ist. Und schließlich: Auf eine mündliche Abmahnung kann kein Entfernungsanspruch gestützt werden, weil sie sich nicht in der Akte befindet; hier kommt allenfalls ein Widerruf in Betracht.
Lassen Sie die Entfernung einer alten Abmahnung rechtlich prüfen
Der Verbleib einer Abmahnung in der Personalakte ist keine bloße Formalie, sondern kann sich bei einer späteren Kündigung, bei Beförderungen oder im Arbeitszeugnis noch auswirken. Die Frage, ob eine Entfernung verlangt werden kann, hängt von einer einzelfallbezogenen Interessenabwägung ab, bei der Zeitablauf, die Berechtigung der Abmahnung und das weitere Verhalten im Arbeitsverhältnis zusammenwirken – und die taktische Entscheidung zwischen Gegendarstellung und Klage will gut abgewogen sein. Wenn Sie eine Abmahnung – auch eine bereits Jahre alte – aus Ihrer Personalakte entfernt haben möchten, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob ein Entfernungsanspruch besteht und welcher Weg für Ihre Situation der sinnvollste ist.
