Wer eine Kündigung erhält, in der ihm falsche Spesen oder überhöhte Reisekosten vorgeworfen werden, fragt sich häufig: Kann das Ernst sein, bei einem Betrag von vielleicht nur wenigen Euro? Die ernüchternde Antwort lautet: Ja. Eine vorsätzlich falsche Spesenabrechnung kann auch dann eine Kündigung – bis hin zur fristlosen Kündigung – rechtfertigen, wenn es sich um einen einmaligen Vorfall und einen geringen Betrag handelt. Der Betrag allein entscheidet aber nicht über die Wirksamkeit der Kündigung. Maßgeblich ist eine Gesamtwürdigung des Einzelfalls, bei der mehrere Faktoren für Sie sprechen können. Dieser Artikel erklärt, worauf es rechtlich wirklich ankommt, welche Fristen laufen und womit Sie sich verteidigen können.
Kurz zusammengefasst
Eine vorsätzlich falsche Spesenabrechnung ist eine erhebliche Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten und kann grundsätzlich eine ordentliche oder außerordentliche (fristlose) Kündigung rechtfertigen. Auch geringe Beträge und ein einmaliger Vorfall schließen eine wirksame Kündigung nicht aus. Entscheidend ist nicht in erster Linie die Höhe des Betrags, sondern das Maß der Täuschung und der Vertrauensverlust beim Arbeitgeber. Bei nur fahrlässig falschen Angaben ist eine Abmahnung vor der Kündigung in der Regel erforderlich; ein bloßes Versehen rechtfertigt eine Kündigung meist nicht. Wichtigste Frist für Sie: Gegen die Kündigung muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erhoben werden. Ihrem Arbeitgeber selbst gibt § 626 Abs. 2 BGB zwei Wochen Zeit, eine fristlose Kündigung auszusprechen, nachdem er von den maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erlangt hat.
Ab wann eine falsche Spesenabrechnung den Arbeitsplatz gefährdet
Nicht jede fehlerhafte Spesenabrechnung rechtfertigt eine Kündigung. Den Anfang jeder rechtlichen Prüfung bildet die Frage, ob überhaupt eine Pflichtverletzung vorliegt und ob Sie vorsätzlich oder nur fahrlässig gehandelt haben.
Wer Spesen abrechnet, macht seinem Arbeitgeber gegenüber Angaben, auf deren Richtigkeit der Arbeitgeber angewiesen ist. Die Abrechnung von Übernachtungskosten, die nie entstanden sind, das Ausweisen nicht angetretener Reisen, überhöhte Kilometerangaben oder das Liquidieren fiktiver Reisekosten verletzen die Pflicht zur Rücksichtnahme aus § 241 Abs. 2 BGB und können rechtlich sogar einen Betrug nach § 263 StGB darstellen. Für die kündigungsrechtliche Bewertung kommt es dabei nicht auf die strafrechtliche Einordnung an, sondern auf den Vertrauensbruch im Arbeitsverhältnis.
Zentral ist die Abgrenzung zwischen Vorsatz und Versehen. Wer eine Zahl versehentlich falsch überträgt, eine Quittung verliert und schätzt oder die Firmenrichtlinie falsch versteht, handelt in aller Regel nur fahrlässig. Vorsätzlich handelt bereits, wer die Unrichtigkeit der Angaben für möglich hält und billigend in Kauf nimmt. Das ist besonders relevant bei Abrechnungen, die aus dem Gedächtnis heraus erstellt werden: Wer auf Aufforderung des Arbeitgebers Spesen aus der Erinnerung abrechnet und den Arbeitgeber nicht auf eigene Zweifel an der Richtigkeit hinweist, riskiert den Vorwurf vorsätzlichen Handelns – auch wenn er die falschen Angaben nicht bewusst „konstruiert“ hat. Diese feine, aber entscheidende Grenze wird in der Praxis häufig übersehen und ist einer der wichtigsten Angriffspunkte für die Verteidigung.
Geringer Betrag, fristlose Kündigung – warum das rechtlich möglich ist
Viele Arbeitnehmer glauben, dass eine Kündigung wegen ein paar Euro überhöhter Spesen unverhältnismäßig und deshalb unwirksam sein müsse. Das ist ein verbreitetes Missverständnis. Für eine fristlose Kündigung nach § 626 Abs. 1 BGB gibt es keine feste Euro-Grenze, ab der eine Kündigung erst zulässig wäre.
Der Grund liegt in der Natur des Vorwurfs: Die Abrechnung von Spesen und Reisekosten gehört zu dem Bereich, in dem der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern typischerweise besonderes Vertrauen entgegenbringt, weil er die Angaben praktisch kaum umfassend kontrollieren kann. Genau dieses Vertrauen wird durch eine bewusst falsche Abrechnung verletzt. Deshalb kann ein einmaliger Spesenbetrug auch bei einem geringen Betrag ausreichen, um eine außerordentliche Kündigung zu begründen, wenn ein hinreichender Verstoß gegen die Pflichten des Arbeitsverhältnisses feststeht. Eine vorherige Abmahnung ist in solchen Fällen regelmäßig nicht erforderlich, weil kein Arbeitnehmer ernsthaft damit rechnen kann, dass sein Arbeitgeber eine vorsätzlich falsche Abrechnung billigt.
Zwei Punkte sind dabei zu unterscheiden, die in der Öffentlichkeit oft vermischt werden. Zum einen die Frage, ob ein wichtiger Grund „an sich“ vorliegt – das kann auch bei geringen Beträgen zu bejahen sein. Zum anderen die Frage, ob die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitgeber unter Abwägung aller Umstände des Einzelfalls noch zumutbar ist. Erst auf dieser zweiten Stufe können der geringe Betrag und weitere Umstände zugunsten des Arbeitnehmers ins Gewicht fallen. Wer beide Ebenen auseinanderhält, versteht, warum kleine Beträge nicht automatisch schützen, aber auch nicht automatisch kündigungsrelevant sind.
Wann der Betrag doch noch eine Rolle spielt
Der Betrag ist also kein Automatismus in die eine oder andere Richtung – weder als Freibrief für den Arbeitgeber noch als Schutzschild für den Arbeitnehmer. In der Interessenabwägung, die für jede fristlose Kündigung zwingend durchzuführen ist, fließen neben der Höhe des Schadens vor allem diese Faktoren ein: das Maß der aufgewendeten kriminellen Energie, die Intensität der Täuschung, ob es sich um einen einmaligen Vorfall oder ein systematisches Muster handelt, die Dauer der bisherigen unbeanstandeten Betriebszugehörigkeit, das Verhalten nach dem Vorfall sowie die bisherige Handhabung der Spesenpraxis im Betrieb.
Das lässt sich an typischen Konstellationen verdeutlichen. Ein langjährig beanstandungsfrei beschäftigter Arbeitnehmer, der einen einmaligen Verstoß einräumt, den geringen Betrag zurückzahlt und aus seinem Gesamtverhalten erkennbar wird, dass sich der Vorfall nicht wiederholen wird, kann sich mit Erfolg gegen eine Kündigung wehren – auch wenn der Vertrauensbruch zunächst bejaht wurde. Umgekehrt kann die Kündigung selbst bei vergleichsweise kleinen Summen Bestand haben, wenn die Täuschung gezielt vorbereitet wurde oder über längere Zeit fortgesetzt wurde. Je kleiner der Schaden, desto genauer schauen die Gerichte auf die übrigen Umstände. Ein Bagatellbetrag allein schützt also nicht, schwächt die Position des Arbeitgebers in der Abwägung aber häufig erheblich – oft ist das der Punkt, an dem Kündigungen scheitern.
Ein Nebenaspekt: Darauf, wie der Arbeitgeber die Unregelmäßigkeit entdeckt hat, kommt es grundsätzlich nicht an. Auch wenn Spesenabrechnungen gezielt und mit erheblichem Aufwand überprüft werden, um einen Kündigungsgrund zu finden, wird die Kündigung allein deshalb nicht unwirksam. Durch den Verzicht auf laufende Kontrollen erteilt der Arbeitgeber kein stillschweigendes Einverständnis zu falschen Abrechnungen.
Abmahnung: Wann sie entbehrlich ist und wann nicht
Eine Abmahnung vor der Kündigung ist bei einem klar nachgewiesenen, vorsätzlichen Spesenbetrug in der Regel nicht erforderlich. Anders sieht es aus, wenn nur eine fahrlässige Pflichtverletzung vorliegt – dann ist eine Abmahnung grundsätzlich erforderlich, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden darf.
Darüber hinaus gibt es eine Fallgruppe, die für Betroffene praktisch besonders wichtig ist: die unklare oder großzügige Abrechnungspraxis im Betrieb. Wenn im Unternehmen bisher nie centgenau gerechnet wurde, nachträgliche Ergänzungen von Abrechnungen üblich waren oder die Reisekostenrichtlinie Lücken und Widersprüche enthält, darf der Arbeitgeber nicht von einem Moment auf den anderen mit einer Kündigung reagieren. In solchen Fällen kann das Verhalten des Arbeitgebers widersprüchlich sein, und die Kündigung kann gegen das Verhältnismäßigkeitsprinzip verstoßen. Ob eine solche Duldungspraxis vorliegt, lässt sich anhand von Richtlinien, früheren Abrechnungen, E-Mails und dem Verhalten von Vorgesetzten belegen – Unterlagen, die Sie im Streitfall brauchen.
Diese Fristen bestimmen den Fall
Für zwei verschiedene Fristen ist hier genau hinzuschauen, denn sie betreffen unterschiedliche Personen und Handlungen.
Wichtig für Sie als Arbeitnehmer: Wenn Sie eine Kündigung – gleich ob ordentlich oder fristlos – erhalten haben, müssen Sie innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Kündigungsschutzklage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG). Diese Frist gilt auch dann, wenn Sie die Kündigung für offensichtlich unwirksam halten. Wird die Frist versäumt, gilt die Kündigung nach § 7 KSchG grundsätzlich als von Anfang an rechtswirksam – mit allen Folgen für Bestandsschutz, Abfindung und Arbeitslosengeld. Die Klagefrist beginnt mit dem Zugang der Kündigung, also in der Regel mit dem Tag, an dem das Kündigungsschreiben in Ihren Machtbereich gelangt. Verhandlungen mit dem Arbeitgeber oder Gespräche über eine Abfindung verlängern die Frist nicht.
Die zweite Frist betrifft Ihren Arbeitgeber: Eine fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ausgesprochen werden, nachdem der Arbeitgeber von den für die Kündigung maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erlangt hat (§ 626 Abs. 2 BGB). Verstreicht diese Erklärungsfrist, kann eine fristlose Kündigung allein wegen ihrer Verspätung unwirksam sein. Ergänzend gilt: Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis im selben Betrieb länger als sechs Monate bestanden hat (§ 1 Abs. 1 KSchG). Eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund ist davon unabhängig jederzeit möglich – sie unterliegt aber den strengen Anforderungen des § 626 BGB. Deshalb lohnt die Prüfung beider Schienen.
Was wir bei der Prüfung eines solchen Falls besonders beachten
Aus anwaltlicher Sicht entscheidet bei Kündigungen wegen falscher Spesenabrechnungen selten der Betrag, sondern meist die Nachweisbarkeit des Vorsatzes. Der Arbeitgeber muss die Pflichtverletzung und das Vertretenmüssen darlegen und beweisen. Fehlt der Nachweis bewusster Unrichtigkeit, bleibt nur der Vorwurf fahrlässigen Handelns – und dafür ist regelmäßig eine vorherige Abmahnung nötig. Bei der Erstprüfung eines Falls achten wir deshalb zuerst auf die Frage, was dem Vorwurf konkret zugrunde liegt: Belege, Zeitabläufe, Zeugenaussagen oder bloße Vermutungen.
Zwei Punkte sind für Betroffene taktisch entscheidend. Erstens: Ein wahrheitswidriges Abstreiten der Tat im Kündigungsschutzprozess, das Schieben der Schuld auf Kollegen oder wechselnde Einlassungen können in der Interessenabwägung und bei der gerichtlichen Überzeugungsbildung erheblich belasten. Ein frühzeitiges, nachvollziehbares Einordnen der Geschehnisse ist meist die stärkere Strategie als improvisierte Schutzbehauptungen. Zweitens: Das Verhalten nach dem Vorfall – etwa die Rückzahlung des Betrags, die Einsicht in das Versehen und ein beanstandungsfreies Restarbeitsverhältnis über Jahre – kann die Abwägung zu Ihren Gunsten kippen. Diese Punkte sollten Sie daher nicht dem Zufall überlassen, sondern strukturiert in den Prozess einbringen.
Was Sie jetzt konkret tun können
Sichern Sie das Kündigungsschreiben samt Umschlag und notieren Sie das Zugangsdatum. Fristen Sie die Drei-Wochen-Frist ab dem Zugangstag im Kalender vor. Sammeln Sie alle Unterlagen, die Ihre Seite stützen können: frühere eigene Spesenabrechnungen, die Reisekostenrichtlinie, E-Mails zu Genehmigungen oder Rückerstattungen, Belege und Bewirtungsquittungen. Geben Sie gegenüber dem Arbeitgeber keine vorschnellen Erklärungen zum Vorwurf ab – und zwar weder ein schriftliches Geständnis noch eine Schutzbehauptung, die Sie später widerlegen müssen. Wägen Sie nicht ab, ob eine Reaktion des Arbeitgebers abgewartet werden kann: Solange keine Klage erhoben ist, läuft die Frist weiter, auch wenn freundliche Gespräche über eine Abfindung oder Rückkehr laufen.
Der Betrag allein entscheidet nicht – die Prüfung schon
Eine falsche Spesenabrechnung ist auch bei geringen Beträgen ein ernsthafter Kündigungsgrund, weil sie das Vertrauen in einem besonders sensiblen Bereich berührt. Ob die Kündigung im konkreten Fall Bestand hat, hängt aber vom Zusammenspiel aus Vorsatz, Nachweisbarkeit, Betriebszugehörigkeit und Abrechnungspraxis ab – Punkte, die sich nur einzelfallbezogen beurteilen lassen, und regelmäßig nur mit anwaltlicher Unterstützung. Wenn Sie eine Kündigung wegen vermeintlich falscher Spesen oder Reisekosten erhalten haben, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob der Kündigungsvorwurf trägt, welche Verteidigungsansätze in Ihrer Situation bestehen und welche Fristen Sie beachten müssen. Eine frühzeitige Prüfung entscheidet in diesen Verfahren häufig über Erfolg oder Misserfolg.
