Wer kurz vor der Unterschrift eines Aufhebungsvertrags steht und noch offene Reisekosten, Spesen oder andere Auslagen beim Arbeitgeber hat, sollte genau hinschauen: Eine weit gefasste Ausgleichsklausel kann dafür sorgen, dass diese Ansprüche mit der Unterschrift erlöschen – auch wenn sie dem Arbeitnehmer noch gar nicht ausgezahlt wurden. Das gilt grundsätzlich für bekannte wie für unbekannte Ansprüche, denn Ausgleichsklauseln in Aufhebungsverträgen werden von den Gerichten regelmäßig weit ausgelegt. Wer will, dass bereits entstandene Erstattungsansprüche weitergezahlt werden, muss sie im Aufhebungsvertrag ausdrücklich ausnehmen und als fortbestehend bezeichnen.
Das sollten Arbeitnehmer wissen
Ein Anspruch auf Ersatz von Reisekosten und anderen dienstlich veranlassten Auslagen folgt bereits aus dem Gesetz: Sinngemäß greift § 670 BGB. Bereits entstandene Erstattungsansprüche erlöschen durch eine Ausgleichsklausel im Aufhebungsvertrag, wenn sie nicht ausdrücklich ausgenommen werden. Entscheidend ist, wann die Klausel greift: Formulierungen wie „mit Unterzeichnung“ lassen Ansprüche sofort untergehen, „mit Erfüllung“ erst später. Nicht genannte Ansprüche werden von einer weiten Erledigungsklausel nach dem Willen der Vertragsparteien grundsätzlich miterledigt. Der Nachweis der Aufwendungen liegt beim Arbeitnehmer – ohne Belege ist die Durchsetzung später kaum möglich. Ein Abfindungsbetrag kann mit offenen Spesen verrechnet werden, wenn dies vereinbart ist; eine stillschweigende Verrechnung ist dagegen kein Selbstläufer.
Warum gerade Spesen in der Ausgleichsklausel untergehen
Wer eine Dienstreise unternimmt, mit dem eigenen Pkw dienstlich fährt oder beruflich veranlasste Bewirtungskosten, Hotelkosten oder Fachliteratur verauslagt, hat einen gesetzlichen Aufwendungsersatzanspruch. Dessen Rechtsgrundlage ist im Arbeitsverhältnis § 670 BGB, der entsprechend anwendbar ist: Der Arbeitgeber muss Aufwendungen ersetzen, die der Arbeitnehmer den Umständen nach für erforderlich halten durfte und die nicht bereits durch das Gehalt abgegolten sind. Solche Ansprüche entstehen mit der Aufwendung selbst – also mit dem Moment, in dem der Arbeitnehmer eigenes Geld einsetzt. Sie sind keine Vergütung, sondern Ersatz für eingesetztes Eigenvermögen.
Genau hier liegt die Gefahr bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In Aufhebungsverträgen wird regelmäßig eine Ausgleichs- oder Erledigungsklausel verwendet, die etwa lautet: „Mit Erfüllung dieser Vereinbarung sind sämtliche wechselseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und seiner Beendigung sowie sämtliche Ansprüche im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, seien sie bekannt oder unbekannt, abschließend ausgeglichen und erledigt.“ Solche Klauseln verfolgen einen legitimen Zweck: Beide Seiten wollen einen Schlussstrich ziehen und Klarheit darüber schaffen, dass nach der Beendigung nichts mehr offen ist. Für den Arbeitgeber ist das attraktiv, für den Arbeitnehmer mit offenen Spesen kann es teuer werden.
Rechtsprechung und Vertragspraxis folgen dabei einer klaren Linie: Während Vereinbarungen, die sich an eine Kündigung anschließen, eher eng auszulegen sind, werden Ausgleichsklauseln in Aufhebungsverträgen und Vergleichen im Interesse klarer Verhältnisse grundsätzlich weit ausgelegt. Der Grund: Mit dem Aufhebungsvertrag wollen die Parteien das Arbeitsverhältnis typischerweise abschließend bereinigen – gleichgültig, ob sie an jede einzelne Position gedacht haben. Der in dem Moment noch nicht eingereichte Spesenbericht über die letzte Dienstreise ist dabei schnell ein Anspruch, an den niemand mehr gedacht hat. Nur Ansprüche, die unmissverständlich als weiterbestehend bezeichnet werden, bleiben von der Abgeltung ausgenommen.
Der Teufel steckt im zeitlichen Detail: „mit Unterzeichnung“ oder „mit Erfüllung“?
Zwei Klauselvarianten haben sehr unterschiedliche Folgen. Läuft die Ausgleichsklausel darauf hinaus, dass alle Ansprüche bereits mit Unterzeichnung des Aufhebungsvertrags erlöschen, ist die Unterschrift selbst der entscheidende Stichtag: Was bis dahin nicht ausgenommen wurde, ist weg – auch die Reisekosten der zurückliegenden Monate. Formulierungen wie „mit Erfüllung aller Ansprüche aus diesem Vertrag“ oder „nach vertragsgemäßer Abrechnung“ verschieben den Zeitpunkt dagegen auf die tatsächliche Erfüllung. Das kann für Arbeitnehmer günstiger sein, birgt aber das umgekehrte Risiko, dass eine Seite das Erlöschen durch Verzögerung der Erfüllung hinauszögert.
Für die Praxis ergibt sich daraus ein einfacher Prüfauftrag: Lesen Sie nicht nur, welche Ansprüche von der Klausel erfasst werden, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt sie erlöschen sollen. Und achten Sie darauf, dass die im Aufhebungsvertrag genannten Zahlungen nicht selbst wieder als „Erfüllung“ missverstanden werden können, während Ihre Spesen daneben untergehen.
Welche Positionen betroffen sind – und welche meist nicht
Typischerweise von einer weiten Ausgleichsklausel erfasst werden offene Spesen, Reisekosten, Übernachtungs- und Bewirtungskosten, Erstattungsansprüche für dienstlich genutzte private Fahrzeuge, Fachliteratur, Arbeitsmittel und ähnliche verauslagte Auslagen. Ebenso können anteilige Gratifikationen oder sonstige Vergütungsbestandteile hineinfallen, wenn die Klausel weit genug formuliert ist – für diese Themen gibt es eigene Regelungen, die hier nur am Rand eine Rolle spielen.
Einige Ansprüche sind dagegen schon kraft Gesetzes unverzichtbar und können durch die Klausel nicht beseitigt werden, etwa der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis oder auf schon entstandene, nicht abdingbare Mindestansprüche. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht: Denn ob eine vorformulierte, zu weit geratene Klausel als Ganzes unwirksam ist oder nur auf das zulässige Maß zurückgeschnitten wird, ist im Einzelfall umstritten und keineswegs sicher. Wer die Wirksamkeit einer Ausgleichsklausel zum Retter der eigenen Spesen erklärt, geht ein erhebliches Risiko ein. Sicherer ist es ausnahmslos, die Ansprüche aktiv im Vertrag zu sichern, statt später auf eine gerichtliche Korrektur zu hoffen.
Worauf wir vor der Unterschrift besonders achten
In der anwaltlichen Praxis zeigt sich bei dieser Fallgruppe immer wieder derselbe Ablauf: Der Arbeitnehmer sitzt kurz vor der Beendigung, die Spesenabrechnung der letzten Wochen oder Monate ist noch nicht eingereicht – vielleicht wartet man noch auf Belege –, und der Aufhebungsvertrag mit Abfindung liegt auf dem Tisch. Aus unserer Sicht sollten Sie in dieser Situation drei Punkte besonders prüfen.
Erstens: Bestandsaufnahme vor der Unterschrift. Listen Sie alle offenen Positionen auf – jede Dienstreise, jeder Kilometer mit dem Privatwagen, jede Bewirtung, jede sonstige Auslage – und ordnen Sie sie konkreten Zeiträumen zu. Denn die Darlegungs- und Beweislast für die Aufwendungen liegt grundsätzlich beim Arbeitnehmer. Wer erst nach der Unterschrift überlegt, welche Reisen eigentlich offen waren, wird Schwierigkeiten haben, dies noch belegen zu können.
Zweitens: Vertragliche Ausschlussfristen. Viele Arbeitsverträge und Spesenrichtlinien sehen Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen vor. Praktisch besonders relevant ist, dass diese Fristen vom Aufhebungsvertrag unberührt bleiben und weiterlaufen können. Es ist deshalb nicht nur eine Frage der Klauselauslegung, sondern auch eine Frage der Fristeinhaltung, ob der Anspruch am Ende durchsetzbar ist. Reichen Sie Belege so früh wie möglich ein oder dokumentieren Sie zumindest den Versuch.
Drittens: die Fallstricke bei Vorschüssen und Wechsel der Abrechnungslogik. Erhielten Sie einen Reisekosten- oder Spesenvorschuss, kann der Arbeitgeber versuchen, offene Erstattungsansprüche damit zu verrechnen. Ob eine solche Verrechnung zulässig ist, hängt vom Vertragstext und den Umständen ab. Aus unserer Erfahrung gehört dies zu den Punkten, die bei der Prüfung eines Aufhebungsvertrags leicht übersehen werden, weil sich alle Beteiligten auf die Abfindung konzentrieren.
Beispiel: Eine Außendienstmitarbeiterin erhält einen Aufhebungsvertrag mit Abfindung, unterschreibt ihn kurz vor Weihnachten und reicht ihre Spesen für das vierte Quartal erst im Januar ein. Enthält der Vertrag eine Ausgleichsklausel, wonach mit Unterzeichnung alle Ansprüche im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erledigt sind, wird der Arbeitgeber die Zahlung mit Verweis auf diese Klausel ablehnen. Hätte der Vertrag stattdessen enthalten, dass offene Reisekosten für Reisen bis zum Beendigungstag gegen Vorlage der Belege bis zu einem festgelegten Stichtag zu erstatten sind, stünde die Position außer Streit.
So sichern Sie Ihre Ansprüche im Vertrags-text
Der sicherste Weg ist eine ausdrückliche Ausnahme von der Ausgleichsklausel. Konkret sollte der Aufhebungsvertrag festhalten, dass von der Abgeltung nicht erfasst sind: sämtliche Reisekosten und Spesen für dienstlich veranlasste Reisen bis zum Beendigungstag, die Erstattung von Fahrtkosten für dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug nach dem vereinbarten Kilometersatz sowie sonstige im Zusammenhang mit der Tätigkeit entstandene Auslagen, jeweils gegen Nachweis. Sinnvoll ist auch eine klare Frist und Form für die Einreichung der Belege – etwa bis zu einem benannten Datum nach der Unterschrift – und die Festlegung, wann und wie die Erstattung erfolgt. Noch besser ist es, den konkreten Betrag zu beziffern, wenn er schon feststeht, und in die Abrechnung mit aufzunehmen.
Wer dagegen in Verhandlungen über die Abfindung ist, sollte bedenken: Die Auslagen sind ohnehin gesetzlich geschuldet, soweit sie den Umständen nach erforderlich waren. Die Abfindung ist Verhandlungssache – die Spesen nicht. Einen Anspruch auf Ersatz bereits entstandener Aufwendungen gegen die Abfindung „mitverhandeln“ zu lassen, wäre aus unserer Sicht ein unnötiges Zugeständnis.
Und wenn schon unterschrieben wurde?
Ist der Aufhebungsvertrag bereits unterzeichnet und wurden die Reisekosten nicht ausgenommen, kommt es sehr auf den konkreten Wortlaut der Klausel und die tatsächlichen Umstände an. Eine eng gefasste Klausel, die nur Ansprüche „aus dem Arbeitsverhältnis“ erfasst, kann enger verstanden werden als eine Formulierung, die ausdrücklich auch Ansprüche „im Zusammenhang mit“ dem Arbeitsverhältnis einbezieht. Auch kann eine unwirksame Formulierung im Einzelfall dazu führen, dass der gesetzliche Aufwendungsersatzanspruch aus § 670 BGB an die Stelle tritt. Verlass darauf sollten Sie nicht nehmen. Zu beachten ist außerdem die Verjährung: Erstattungsansprüche verjähren regelmäßig innerhalb von drei Jahren, wobei für Arbeitnehmer die Ausschlussfristen aus Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag praktisch meist früher und strenger greifen können. Wer nach der Unterschrift feststellt, dass offene Spesen nicht mehr gezahlt werden, sollte deshalb zeitnah – und zwar vor Ablauf etwaiger Ausschluss- und Verjährungsfristen – prüfen lassen, ob noch Ansprüche durchsetzbar sind.
Bevor Sie unterschreiben: Rechte sichern statt riskieren
Offene Reisekosten sind kein zusätzliches Verhandlungsrisiko, sondern ein Anspruch, der bereits entstanden und nur noch ausstehend ist. Genau diese Ansprüche gehen bei einer weiten Ausgleichsklausel am leichtesten verloren, weil sie im Streitfall kaum noch zurückzuholen sind. Wenn Ihnen ein Aufhebungsvertrag vorliegt und Sie offene Spesen oder Auslagen haben, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne, ob die Ausgleichsklausel Ihre Erstattungsansprüche tatsächlich erfasst – und wie Sie diese vor der Unterschrift wasserdicht im Vertrag verankern. Auch wenn Sie bereits unterschrieben haben, klären wir mit Ihnen, ob und wie Sie Ihre Ansprüche noch geltend machen können.
