Ein Zwischenzeugnis können Sie nicht einfach „mal so“ bekommen. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses besteht ein Anspruch nur, wenn ein berechtigter Anlass – in der Fachsprache oft „triftiger Grund“ genannt – vorliegt. Die typischen anerkannten Anlässe sind ein Wechsel des Vorgesetzten, eine Versetzung oder Tätigkeitsänderung, eine bevorstehende Elternzeit oder längere Unterbrechung, eine Bewerbung sowie tiefgreifende Umstrukturierungen im Betrieb. Liegt ein solcher Anlass vor, muss Ihr Arbeitgeber das Zeugnis grundsätzlich ausstellen – und zwar in derselben Qualität wie ein Endzeugnis.
Kurz zusammengefasst
- Ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht nur bei einem berechtigten Anlass, nicht ohne Weiteres.
- Anerkannte Anlässe sind vor allem Vorgesetztenwechsel, Versetzung oder neue Aufgaben, Elternzeit und längere Auszeiten, Bewerbungen sowie Betriebsübergänge und Umstrukturierungen.
- 109 GewO regelt nur das Endzeugnis; das Zwischenzeugnis beruht auf einer Nebenpflicht aus dem Arbeitsvertrag.
- Als qualifiziertes Zwischenzeugnis muss es sich auch auf Leistung und Verhalten erstrecken.
- Wer keine Bewerbung offenlegen möchte, kann auf andere anerkannte Anlässe stützen.
- Nach einer Kündigung geht der Anspruch auf das Endzeugnis vor; streiten die Parteien vor Gericht weiter, kann dennoch ein Zwischenzeugnis verlangt werden.
- Verweigert der Arbeitgeber das Zeugnis, ist der Anspruch einklagbar.
Warum es für ein Zwischenzeugnis eines Anlasses bedarf
Das Arbeitszeugnis auf einen Blick: § 109 GewO gibt Ihnen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen klaren Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Diese Norm gilt jedoch ausdrücklich nur für das Endzeugnis. Für das Zwischenzeugnis fehlt eine vergleichbare gesetzliche Regelung – das ist der eigentliche Grund, warum hier nicht jeder Wunsch genügt.
Dennoch sind Sie nicht schutzlos. Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und der arbeitsvertraglichen Nebenpflicht (§ 241 Abs. 2 BGB) besteht während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn Sie einen triftigen Grund dafür haben. Ein solcher Grund liegt vor, wenn Ihr Wunsch bei verständiger Betrachtung berechtigt erscheint – das Zeugnis muss also geeignet sein, einen legitimen Zweck zu fördern. Bei dieser Bewertung darf nicht kleinlich geprüft werden. Wer dagegen schlicht „so ein Gefühl“ hat oder das Zeugnis ohne jeden Anlass sammeln möchte, kann den Anspruch nicht durchsetzen. Anders kann es aussehen, wenn ein Tarifvertrag wie § 35 Abs. 2 TVöD für den öffentlichen Dienst oder eine Betriebsvereinbarung günstigere Regelungen trifft; dort genügt regelmäßig ebenfalls ein triftiger Grund, manchmal sind auch die Voraussetzungen weiter gefasst.
Aus anwaltlicher Sicht lohnt sich vor der Anfrage an den Arbeitgeber zunächst eine kurze Bestandsaufnahme: Welcher konkrete Anlass trägt meinen Wunsch? Denn genau diese Frage entscheidet über Anspruch oder Ablehnung – und im Streitfall vor dem Arbeitsgericht über den Ausgang.
Die anerkannten Anlässe im Einzelnen
Wechsel des Vorgesetzten
Scheidet die Person, der Sie über längere Zeit unmittelbar unterstellt waren, aus oder übernimmt eine neue Führungskraft Ihren Bereich, haben Sie in der Regel Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Der Grund liegt auf der Hand: Der neue Vorgesetzte kann Ihre bisherigen Leistungen und Ihr Verhalten gar nicht aus eigener Kenntnis beurteilen. Ohne Zwischenzeugnis bestünde die Gefahr, dass gerade die zurückliegenden, oft prägenden Jahre Ihres Arbeitsverhältnisses später im Endzeugnis unzureichend oder gar nicht gewürdigt werden. Umgekehrt gilt: Je länger und enger die Zusammenarbeit mit dem ausscheidenden Vorgesetzten war, desto eher tragen Sie Ihren Anspruch durch. Ein kurzes, vorübergehendes Interims-Arrangement genügt dagegen selten.
Versetzung, Aufgabenwechsel und Umstrukturierung
Auch im eigenen Betrieb kann ein Anlass liegen. Wer versetzt wird oder wesentlich neue Aufgaben übernimmt, kann für die bis dahin ausgeübte Tätigkeit ein Zwischenzeugnis verlangen. Dasselbe gilt bei tiefgreifenden Änderungen im Betrieb, etwa einem Betriebsübergang, einer Umfirmierung oder einer Insolvenz. Der gemeinsame Kern dieser Fälle: Das Arbeitsverhältnis erfährt einen erkennbaren Einschnitt, und eine spätere Gesamtwürdigung durch „den“ alten Arbeitgeber wäre nur noch eingeschränkt möglich. Ein relevanter Prüfungspunkt in der Praxis ist dabei, ob die Änderung tatsächlich ein echtes Gewicht hat – die Routineumorganisation der Abteilung genügt regelmäßig nicht, die Zusammenlegung ganzer Standorte dagegen meist schon.
Elternzeit und längere Unterbrechungen
Bevor Sie Elternzeit nehmen, sich für ein Sabbatical, eine längere Weiterbildung, die Pflege eines Angehörigen oder ein politisches Mandat freistellen lassen, besteht ebenfalls ein berechtigter Anlass. Hintergrund: Bei längerem Ruhens des Arbeitsverhältnisses veraltet die Bewertung des Arbeitgebers; wer sich nach einer mehrjährigen Pause neu orientieren muss, braucht eine verlässliche Dokumentation der Zeit davor. In der Praxis werden längere Unterbrechungen – häufig ab etwa einem Jahr – als ausreichend angesehen. Wer nur wenige Wochen oder Monate pausiert, hat es dagegen deutlich schwerer. Gerade beim Übergang in die Elternzeit ist das Zwischenzeugnis auch deshalb wertvoll, weil dort Ihre Leistungen noch aus der unmittelbaren Erinnerung des Arbeitgebers beschrieben werden.
Bewerbung – der häufigste und heikelste Anlass
Auch wer sich aktiv um eine neue Stelle bewirbt, hat einen anerkannten Anlass für ein Zwischenzeugnis. Das Problem aus Arbeitnehmersicht liegt auf der Hand: Wer seinem Arbeitgeber offenbart, dass er sich bewirbt, riskiert Verstimmungen im laufenden Arbeitsverhältnis. Die Rechtslage ist hier für Sie positiver, als viele denken. Zwar fordern manche Arbeitgeber die Offenlegung des Anlasses, und wer einen Anspruch geltend machen muss, muss ihn notfalls vor Gericht darlegen. Für den praktischen Umgang empfiehlt sich aus unserer anwaltlicher Praxis aber der folgende Weg: Prüfen Sie zunächst, ob einer der „neutralen“ Anlässe greift – ein anstehender Vorgesetztenwechsel, eine geplante Elternzeit, eine Versetzung, eine anstehende betriebliche Umstrukturierung. Über diese Anlässe können Sie ein Zwischenzeugnis oft unauffällig und konfliktfrei erhalten, ohne Ihre Bewerbungsabsicht offenlegen zu müssen. Eine aktive Bewerbung müssen Sie dem Arbeitgeber daher nur dann mitteilen, wenn sich der Anspruch nicht anders begründen lässt.
Sonstige anerkannte Anlässe
Daneben kennt die Praxis weitere Situationen: die Vorlage des Zeugnisses bei Behörden, Gerichten oder einer Bank für einen Kreditantrag, der Besuch eines Fortbildungslehrgangs oder einer Fach- bzw. Hochschule sowie die Inaussichtstellung einer Kündigung durch den Arbeitgeber. Auch in den Umfeldern einer drohenden Beendigung – etwa bei einer Änderungskündigung oder einem laufenden Kündigungs- bzw. Befristungsstreit vor Gericht – kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden; hier besteht sogar ein Wahlrecht zwischen Zwischen- und Endzeugnis. Kein berechtigter Anlass ist es dagegen, ein Zwischenzeugnis allein deshalb zu nutzen, um in einem Rechtsstreit um die eigene Eingruppierung oder Vergütung ein günstiges Beweismittel zu schaffen. Wer das Zeugnis als Argumentationshilfe für eine bessere Stelle einsetzen will, geht regelmäßig leer aus.
Welches Zwischenzeugnis steht Ihnen zu?
Wenn ein Anlass vorliegt, gilt für Form und Inhalt dasselbe wie beim Endzeugnis. Sie können also wählen zwischen einem einfachen Zwischenzeugnis mit Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit und einem qualifizierten Zwischenzeugnis, das sich zusätzlich auf Ihre Leistung und Ihr Verhalten erstreckt. Für Bewerbungen ist in der Praxis fast immer das qualifizierte Zwischenzeugnis die richtige Wahl, weil Personalverantwortliche eine fehlende Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erfahrungsgemäß nachfragen. Das Zeugnis muss wahr, wohlwollend und klar formuliert sein und darf keine versteckten Abwertungen enthalten; die elektronische Übermittlung ist ausgeschlossen, es gehört also ausgedruckt und unterschrieben in Ihre Hände.
Ein Punkt, der leicht übersehen wird: Das Zwischenzeugnis entfaltet Bindungswirkung. Der Arbeitgeber kann im späteren Endzeugnis von den Bewertungen des Zwischenzeugnisses in der Regel nur dann nach unten abweichen, wenn sich Ihre Leistungen oder Ihr Verhalten danach tatsächlich erheblich verändert haben. Umgekehrt haben Sie aber keinen Anspruch darauf, dass das Endzeugnis die Formulierungen des Zwischenzeugnisses Wort für Wort übernimmt. Wer also eine bestimmte Passage im Endzeugnis wünscht, sollte sie im Zwischenzeugnis nicht unkommentiert stehen lassen – nachträgliche Änderungswünsche sind meist mühsamer als eine frühe Klärung.
Aus anwaltlicher Sicht kommt hier ein weiterer Punkt hinzu, der praktisch häufig entscheidend ist: Die Tätigkeitsbeschreibung im Zwischenzeugnis kann später auch als Indiz dafür dienen, welche Aufgaben Sie tatsächlich ausgeübt haben – etwa in Verfahren über betriebsbedingte Kündigungen. Eine schlampige, nichtssagende Aufgabenbeschreibung kostet Sie daher nicht nur Bewerbungswert, sondern womöglich auch prozessuale Argumente. Eine sorgfältige Prüfung des Entwurfs vor der Entgegennahme lohnt sich also doppelt.
Was gilt, wenn das Arbeitsverhältnis schon gekündigt ist?
Hier ist die Zuordnung wichtig, die in der Praxis häufig verwechselt wird: Nach einer ausgesprochenen Kündigung endet der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis grundsätzlich mit Ablauf der Kündigungsfrist, weil dann ohnehin das Endzeugnis verlangt werden kann. Das Zwischenzeugnis ist gegenüber dem Endzeugnis subsidiär – es soll nur dann ausgestellt werden, wenn kein Endzeugnis beansprucht werden kann. Ein Sonderfall besteht jedoch, wenn die Parteien vor dem Arbeitsgericht über die Wirksamkeit der Kündigung streiten: Für die Dauer des laufenden Verfahrens kann ein Zwischenzeugnis verlangt und eingeklagt werden, etwa um sich in der Zwischenzeit bewerben zu können, ohne dass das Zeugnis erkennen lässt, dass das Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde. Diese Konstellation sollte vor allem von Beschäftigten bedacht werden, die trotz laufendem Kündigungsschutzverfahren weiter auf Stellensuche gehen.
Wichtig, um Missverständnissen vorzubeugen: Für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage gilt eine eigene Drei-Wochen-Frist ab Zugang der Kündigung – sie hat mit dem Zeugnisanspruch selbst nichts zu tun, kann aber zeitlich zusammenfallen, wenn Sie sich gleichzeitig gegen die Kündigung wehren und ein Zeugnis benötigen.
So gehen Sie richtig vor
Zunächst sollten Sie den tragenden Anlass für sich festlegen: Vorgesetztenwechsel, geplante Elternzeit, Versetzung oder etwas anderes. Fordern Sie das Zwischenzeugnis dann schriftlich – per E-Mail oder Brief – an, damit Zeitpunkt und Inhalt Ihres Verlangens dokumentiert sind. Hat der Arbeitgeber einen Personalsachbearbeiter, hilft es, die Anfrage dorthin zu richten. Legen Sie auf Wunsch den Anlass in allgemeiner Form dar, ohne mehr preiszugeben als nötig. Fordern Sie ausdrücklich ein qualifiziertes Zwischenzeugnis, damit Leistung und Verhalten beurteilt werden. Prüfen Sie den Entwurf vor der Annahme sorgfältig – insbesondere die Vollständigkeit der Tätigkeitsbeschreibung. Reagiert der Arbeitgeber trotz fälligen Anlasses nicht oder verweigert die Ausstellung, können Sie den Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen; ein Zwischenzeugnis kann auch im Wege der einstweiligen Verfügung durchgesetzt werden, wenn es für eine konkrete Bewerbung dringend benötigt wird.
Wenn der Arbeitgeber ablehnt: Ihre nächste Beweisfrage
Aus unserer praktischen Erfahrung scheitern Zwischenzeugnisforderungen weniger am Anspruch als an der Kommunikation. Arbeitgeber reagieren mitunter mit Schuldzuweisungen oder Gegenforderungen, um Zeit zu gewinnen. Ein Fehler, den Beschäftigte dann häufig machen: Sie diskutieren Formulierungen und Anlässe mündlich weiter, ohne die Vorgänge zu dokumentieren. Sinnvoller ist es, jede Absprache schriftlich festzuhalten und sich das Verlangen mit Datum zu bestätigen. Das schafft nicht nur Druck, sondern ist auch die Basis für ein späteres gerichtliches Verfahren, falls es darauf ankommt.
Zeugnisanspruch rechtssicher durchsetzen
Ob Ihr Anlass trägt und wie Sie ihn gegenüber dem Arbeitgeber plausibel formulieren, hängt vom Einzelfall ab – gerade die Abgrenzung zwischen tragfähigem Anlass und bloßem Wunsch ist oft näher an der Durchsetzbarkeit, als Arbeitnehmer vermuten. Wenn Sie ein Zwischenzeugnis verlangen und auf Widerstand stoßen oder unsicher sind, welcher Anlass in Ihrer Situation greift, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne Ihre rechtlichen Möglichkeiten und begleiten die Durchsetzung Ihres Anspruchs – auch vor dem Arbeitsgericht, sollte dies erforderlich werden.
