Wer nach der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses das Arbeitszeugnis öffnet und dort Tippfehler, grammatikalische Schnitzer oder eine schlampige Form findet, fragt sich zu Recht, ob ein solches Dokument wirklich die Grundlage künftiger Bewerbungen sein soll. Die kurze Antwort lautet: Der Arbeitgeber schuldet ein Zeugnis, das klar und verständlich formuliert ist und den formellen Anforderungen genügt. Nach § 109 Abs. 2 Satz 1 GewO muss das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein; es darf außerdem keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen sollen (§ 109 Abs. 2 Satz 2 GewO). Bleibt das erteilte Zeugnis hinter diesen Anforderungen zurück, haben Sie als Arbeitnehmer grundsätzlich einen Berichtigungsanspruch und können ein fehlerfreies neues Zeugnis verlangen. Ob dieser Anspruch im Einzelfall besteht und wie Sie ihn durchsetzen, erläutert dieser Beitrag.
Das sollten Sie zunächst wissen
- Rechtsgrundlage des Zeugnisanspruchs ist § 109 GewO; das Zeugnis muss klar und verständig formuliert und formell einwandfrei sein.
- Schreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler sind grundsätzlich zu berichtigen; in der Regel haben Sie Anspruch auf ein neues, fehlerfreies Zeugnis.
- Ausnahmen gelten bei völlig unbedeutenden Einzelheiten, etwa wenn sich die Frage stellt, ob hinter einem Fehler ein verbotenes „Geheimzeichen“ steckt.
- Auch bei Form- und Formatmängeln (falscher Name, fehlende Unterschrift, unzulässige Hervorhebungen, Knitterfalten, die die Kopierfähigkeit beeinträchtigen) können Sie eine neue Ausfertigung verlangen.
- Für die Berichtigung des Inhalts gilt eine Regelverjährung von drei Jahren ab Jahresende; besser fordern Sie die Korrektur aber zeitnah und schriftlich an.
- Bei der Durchsetzung müssen Sie den beanstandeten Fehler und den korrekten Zustand konkret benennen können; hilfreich ist eine Ausfertigung mit eindeutiger Formulierung.
Welche Ansprüche bestehen überhaupt: Erteilung, Berichtigung, Neuerteilung
Für die rechtliche Einordnung ist die Unterscheidung dreier Ansprüche hilfreich. Der Anspruch auf Zeugniserteilung aus § 109 Abs. 1 GewO richtet sich auf ein schriftliches Zeugnis, das mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthält; auf Verlangen auch auf Leistung und Verhalten (qualifiziertes Zeugnis). Ist das Zeugnis erteilt worden, aber fehlerhaft, geht es um den Berichtigungsanspruch: Sie verlangen dann, dass der Arbeitgeber das bestehende Zeugnis in der beanstandeten Hinsicht korrigiert. Praktisch läuft diese Korrektur regelmäßig auf die Erstellung eines neuen, ordnungsgemäßen Zeugnisblatts hinaus, weil ein Arbeitszeugnis nicht durch Überkleben, Durchstreichen oder handschriftliche Ergänzungen nachgebessert werden darf. Der Berichtigungsanspruch folgt aus dem Zeugnisanspruch selbst: Das Zeugnis ist eine Wohlverhaltenspflicht des Arbeitgebers und muss einwandfrei sein.
Wichtig für die Praxis: Bei einer Berichtigung bleibt das ursprüngliche Ausstellungsdatum erhalten. Sie erhalten kein „frischeres“ Zeugnis, sondern dasselbe Zeugnis in korrigierter Gestalt – mit dem Datum der ursprünglichen Erteilung. Wer hofft, über die Korrektur eines Flügelschlags das Ausstellungsdatum zu aktualisieren, wird daher enttäuscht.
Wann müssen Rechtschreibfehler und sprachliche Mängel beseitigt werden?
Grundsätzlich gilt: Ein Arbeitszeugnis darf keine Schreibfehler in Rechtschreibung, Grammatik oder Zeichensetzung enthalten. Solche Mängel sind in der Regel zu berichtigen, und Sie können ein neues, fehlerloses Zeugnis verlangen. Das ergibt sich schon aus dem Gebot der klaren und verständlichen Formulierung in § 109 Abs. 2 Satz 1 GewO.
Allerdings gibt es eine praktisch bedeutsame Abgrenzung. Nicht jeder noch so kleine Schnitzer begründet automatisch einen einklagbaren Berichtigungsanspruch. Bei völlig unbedeutenden Einzelfehlern, die ein objektiver Leser schlicht als Tippfehler versteht, ist umstritten, ob der Arbeitnehmer die Korrektur verlangen kann, solange die Bewerbungschancen nicht spürbar beeinträchtigt sind. Die Grenze verläuft im Einzelfall, und die Gerichte haben Fehler von „gebrauchten Geheimcodes“ unterschieden: Verboten und stets zu beseitigen sind nach § 109 Abs. 2 Satz 2 GewO Formulierungen oder Zeichen, die aus Sicht eines verständigen Lesers eine versteckte negative Botschaft übertragen. Ein einzelner Tippfehler in einem ansonsten sauberen Text ist dagegen regelmäßig kein verdecktes Signal. Bei einer Häufung von Fehlern, einem falsch geschriebenen Namen des Arbeitnehmers oder Fehlern an sensibler Textstelle kann die Sache anders aussehen, denn ein solches Zeugnis wirkt fahrlässig oder gar abschätzig und kann Ihre Bewerbungschancen tatsächlich beschädigen.
Ein Punkt, der in der Beratungspraxis häufig unterschätzt wird: Für die Frage, ob ein Zeichen ein verbotenes Geheimzeichen ist, kommt es nicht auf die Absicht des Arbeitgebers an, sondern darauf, wie ein verständiger Zeugnisleser das Dokument versteht. Der Aussteller kann sich also nicht damit verteidigen, er habe „nur einen Tippfehler“ gemacht, wenn der Gesamteindruck beim Leser einen negativen Unterton erzeugt. Umgekehrt sollten Sie als Arbeitnehmer nicht jeden Kommafehler als versteckte Herabsetzung deuten – hier hilft eine nüchterne Gesamtschau des Dokuments.
Formatmängel: Wann die Form selbst beanstandet werden kann
Neben der Sprache gibt es formale Anforderungen, deren Verletzung ebenfalls einen Anspruch auf eine neue Ausfertigung auslösen kann. Das Zeugnis muss auf dem betriebsüblichen Geschäftspapier erteilt werden, maschinell geschrieben und mit einer Originalunterschrift versehen sein. Der Unterschrift soll Name und Funktion des Unterzeichnenden beizufügen sein, und das Zeugnis soll ein Ausstellungsdatum tragen. Fehlt die Unterschrift ganz, ist das Dokument nicht ordnungsgemäß erteilt; eine Übermittlung per Fax oder E-Mail genügt deshalb nicht, weil keine Originalunterschrift vorliegt.
Auch unzulässige Hervorhebungen wie Unterstreichungen, Fettdruck oder farbige Markierungen außerhalb der Überschrift können beanstandet werden, ebenso Anführungszeichen oder Frage- und Ausrufezeichen, die Aufmerksamkeit auf eine Unstimmigkeit lenken könnten. Beschädigungen, Flecken oder Risse rechtfertigen eine neue Ausfertigung. Selbst beim Falten gibt es eine Grenze: Der Arbeitgeber darf das Zeugnis zum Versand zwar falten, es muss aber kopierfähig bleiben; zeichnen sich die Knicke als Schwärzungen oder Streifen auf der Kopie ab, können Sie eine neue Ausfertigung verlangen. Schließlich darf die Unterschrift nicht Zweifel an der Ernsthaftigkeit des Zeugnisses wecken – eine auffällig quer über den Text verlaufende oder erkennbar verhöhnte Unterschrift macht das Zeugnis unbrauchbar.
Ein in der Praxis leicht übersehener Fehler betrifft die Personalauswahl des Ausstellers: Unterschreiben darf nur, wer dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war. Kopierte Textbausteine bergen die Gefahr, dass im übernommenen Satz der Name eines anderen Mitarbeiters steht – ein Mangel, der stets zu korrigieren ist.
Wer muss was beweisen?
Für die Durchsetzung ist die Beweislastverteilung entscheidend. Zunächst müssen Sie als Antragsteller darlegen und im Streitfall beweisen, dass Sie ein Zeugnis erhalten haben und welchen konkreten Mangel es aufweist. Da der Berichtigungsanspruch gegen den Arbeitgeber auf ein fehlerfreies Zeugnis gerichtet ist, obliegt es danach dem Arbeitgeber, die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm abgegebenen Erklärungen zu belegen, soweit er sich gegen das Korrekturverlangen verteidigt. Sprich: Habe ich als Arbeitnehmer den Fehler benannt, muss der Arbeitgeber im Zweifel substantiiert erwidern, warum das Zeugnis in der vorliegenden Form in Ordnung gehen soll. Reine Schutzbehauptungen genügen dafür nicht.
Praktisch heißt das für Sie: Sichern Sie das Original, machen Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen und markieren Sie die Fehler konkret. Ein pauschales „das Zeugnis ist voller Fehler“ trägt nicht; Sie sollten jede beanstandete Stelle benennen und – soweit es sich um Schreibfehler handelt – die korrekte Schreibweise angeben.
So setzen Sie die Korrektur praktisch durch
Der erste Schritt ist ein schriftliches, freundliches und präzises Korrekturverlangen. Nennen Sie die konkreten Fehler und setzen Sie dem Arbeitgeber eine angemessene Frist zur Neuausstellung, etwa zwei Wochen. Um Missverständnissen vorzubeugen, können Sie eine gewünschte Formulierung vorschlagen; verpflichtet ist der Arbeitgeber zur Übernahme Ihres Textes bei sprachlichen Mängeln allerdings nicht – auf der Ebene der Wortwahl hat er einen gewissen Beurteilungsspielraum, solange das Ergebnis klar, verständig und wohlwollend bleibt. Dasselbe gilt für die Beurteilung selbst: Sie haben Anspruch auf ein zumindest zutreffendes, also nicht schlechteres als verdientes Zeugnis; die Ausgestaltung der Note innerhalb dieses Rahmens bleibt dem Arbeitgeber überlassen und ist nicht Gegenstand dieses Beitrags.
Gut zu wissen: Eine allgemeine Ausgleichsklausel in einem Aufhebungsvertrag oder Abwicklungsvertrag, die auf „alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis“ verzichtet, erfasst den Zeugnisanspruch nur dann, wenn der Verzicht sich ausdrücklich oder nach den Begleitumständen eindeutig darauf bezieht. Ein stiller Verzicht auf die Zeugnisberichtigung wird also selten angenommen – ein Punkt, mit dem Arbeitgeber in der Praxis gerne abwehren wollen.
Ein Beispiel aus der Beratungspraxis: Ein Arbeitnehmer erhält sein Endzeugnis und stellt fest, dass sein Nachname durchgängig falsch geschrieben ist, sein Eintrittsdatum um ein Jahr abweicht und die Dankes- und Bedauernsformel am Ende fehlt. Alle drei Punkte sind klar benennbare Mängel. Er fordert den Arbeitgeber per E-Mail mit Fristsetzung zur Berichtigung auf und bietet an, die korrekten Daten selbst beizufügen. Der Arbeitgeber korrigiert das Zeugnis und stellt es mit unverändertem ursprünglichen Ausstellungsdatum neu aus. Genau so läuft die Durchsetzung im Regelfall ab – gerichtlich wird es meist erst, wenn der Arbeitgeber nicht reagiert oder einzelne Mängel bestreitet.
Wichtig: Für den Zeugnisanspruch selbst und den Berichtigungsanspruch gelten die allgemeinen Verjährungsregeln; die Regelverjährung beträgt drei Jahre ab dem Jahresende, in dem der Anspruch entstanden ist. Es gibt keine kurze Ausschlussfrist wie die dreiwöchige Klagefrist der Kündigungsschutzklage – mit der sollten Sie die Zeugnisfrage nicht verwechseln. Trotzdem empfehlen wir, die Korrektur zeitnah anzustoßen, solange die Fakten und Ansprechpartner auf Arbeitgeberseite noch greifbar sind. Ein unternehmensinternes Schreiben lässt sich Monate später oft nur noch schwer beschaffen.
Kommt der Arbeitgeber einer berechtigten Aufforderung nicht nach, können Sie vor dem Arbeitsgericht auf Erteilung bzw. Berichtigung klagen. Der Berichtigungsantrag muss dabei den angestrebten Zeugniswortlaut im Einzelnen wiedergeben; das Gericht kann nur über konkrete Formulierungen entscheiden, nicht über vage Korrekturwünsche. Das Verfahren fällt in die Zuständigkeit des Arbeitsgerichts, in dessen Bezirk der frühere Betrieb liegt – für Arbeitgeberbetriebe in der Landeshauptstadt regelmäßig das Arbeitsgericht München.
Zwei typische Missverständnisse
Erstens: „Ein paar Tippfehler muss man halt akzeptieren.“ Das stimmt so nicht. Zwar wird ein einzelner, offensichtlicher Flüchtigkeitsfehler in einem ansonsten einwandfreien Zeugnis von den Gerichten mitunter als unbeachtlich angesehen, wenn er die Lesbarkeit nicht stört und keine versteckte Botschaft vermuten lässt. Ein gehäuftes Auftreten von Fehlern, ein falsch geschriebener Name oder sinnentstellende Formulierungen begründen dagegen sehr wohl den Anspruch auf ein fehlerfreies Zeugnis. Zweitens: „Der Arbeitgeber darf das Datum neu setzen.“ Nein – bei der bloßen Korrektur bleibt das ursprüngliche Ausstellungsdatum unverändert. Nur wenn Sie ein ganz neues Zeugnis beanspruchen können (etwa ein Zwischenzeugnis oder ein erstmaliges Zeugnis über einen zusätzlichen Beschäftigungszeitraum), kommt ein neues Datum in Betracht.
Fehlerhaftes Zeugnis: Nicht ungeprüft einreichen
Die Auseinandersetzung mit einem mangelhaften Arbeitszeugnis lohnt sich, weil künftige Arbeitgeber das Dokument kritisch lesen – und sprachliche oder formale Mängel schnell auf Sie selbst zurückfallen, auch wenn der Fehler beim Arbeitgeber liegt. Wenn Sie unsicher sind, welche Beanstandungen in Ihrem Zeugnis berechtigt sind, wie Sie die Korrektur formulieren oder ob sich eine Klage lohnt, prüfen wir bei der SYMANN LAW Rechtsanwaltsgesellschaft mbH gerne Ihr Zeugnis und setzen die berechtigten Korrekturwünsche gegenüber Ihrem früheren Arbeitgeber für Sie durch.
